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Filialdokumente mit Zentraldok. verknüpfen ohne Masterdok.
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0815Max
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Verfasst am:
13. Sep 2006, 19:16
Rufname:

Filialdokumente mit Zentraldok. verknüpfen ohne Masterdok. - Filialdokumente mit Zentraldok. verknüpfen ohne Masterdok.

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       Version: Office 2003

Vollständige Überschrift wäre: Filialdokumente mit einem Zentraldokument verknüpfen ohne Masterdokumentfunktion


Hallo zusammen,

meine letzte Arbeit habe ich ohne Masterdokument in eine Datei geschrieben. Jetzt wollte ich aber alles etwas übersichtlicher und professionelle organisieren und in meinem Addison Wesley Buch vom Jahr 2002 wird es dringend empfohlen mit dem Masterdokument zu arbeiten, welches dann die Filialdokumente automatisch erzeugt.

Ich finde die Arbeit mit einem Masterdokument (Word 2003), welches die Filialdokumente automatisch generiert, allerdings etwas unübersichtlich.

Daher habe ich überlegt, einfach einzelne Kapitel ohne Zusammenhang zu einem Masterdokument mit der gleichen Dokumentvorlage zu schreiben und diese dann später manuell zu einem Zentraldokument (Word 2003: Masterdokument) zusammenzufügen.

Gründe für die Erstellung der Kapitel in einzelnen Dateien sind für mich:

a) Die Sicherheit wird erhöht, da max. ein Kapitel zerstört werden könnte
b) die Übersichtlichkeit nimmt zu, da man beispielsweise ein Kapitel und das Literaturverzeichnis nebeneinander öffnen kann
c) man kann die Kapitel sehr einfach umsortieren
d) die Speicherzeit und die Dateigröße nehmen ab
e) in meinem Buch wird es dringend empfohlen, mit einem Masterdokument zu arbeiten

Jetzt bin ich aber darauf aufmerksam gemacht worden, dass heutzutage von den Word-Experten das Arbeiten mit einem Masterdokument (Zentraldokument) nicht mehr empfohlen wird:

Amethyst - 12. Sep 2006, 22:49 hat folgendes geschrieben:

Im übrigen raten alle MVPs (Microsoft Most Valuable Professional) davon ab, mit dem Zentraldokument zu arbeiten. Ich selber tue es auch nur bedingt, gespeichert wird bei mir sowas dann immer in Word 2000, weil das die letzte Version ist, in der die Links noch relativ sind und sich damit das Zentraldokument auch auf eine CD brennen lässt und sich an jedem xbeliebigen Rechner wieder entpacken lässt, ohne dass Pfade gesucht werden, die nicht mehr vorhanden sind.


Vielen Dank noch mal für den Hinweis!

In dem zuvor in einem anderen Thread geposteten Link: http://mypage.bluewin.ch/reprobst/WordFAQ/LangDok.htm
zu einer Anleitung von Rene Probst finde ich auch keine Anleitung zum Umgang mit einem Master- oder Zentraldokument.

Kann mir jemand sagen, warum es jetzt nicht mehr empfohlen wird mit einem Master- oder Zentraldokument zu arbeiten?
(Einen Hinweis bzgl. der nicht mehr vorhandenen relativen Links habe ich schon gelesen)

Soll ich die Diplomarbeit jetzt also in einer einzigen Datei anfertigen?
Wie geht ihr hier vor?

Es gäbe ja noch die Möglichkeit, einfach jedes Kapitel mir gleicher Dokumentvorlage in einer separaten Datei zu erstellen und dann später über EINFÜGEN -> DATEI in einem leeren Dokument zur vollständigen Arbeit zusammenzuführen, aber welche Vor- oder Nachteile würden sich durch so eine Vorgehensweise ergeben?

Ein großer Nachteil wäre für mich, dass die dann vollständige Arbeit nur noch in dem zusammengeführten Dokument geändert werden könnte, da ja über die Funktion EINFÜGEN -> DATEI kein Bezug zu einem eingefügten Dokument hergestellt wird.

Eine Änderung in einer Datei eines Einzelkapitels würde also nicht in das Dokument übernommen werden, welches die vollständige Arbeit enthält.

Ich würde mich sehr über ein paar Anregungen oder Erfahrungen freuen.
Welche Vorgehensweise wird momentan angewandt und auch empfohlen?

Viele Grüße und schönen Dank,
Max
Lisa
Moderator; Word seit Word 5.0 (für DOS)


Verfasst am:
13. Sep 2006, 23:13
Rufname:
Wohnort: Leipzig


Umgang mit großen Dokumenten in Word - Umgang mit großen Dokumenten in Word

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       Version: Office XP (2002)

Hallo Max,

den Grund für die Empfehlungen der MVP kenne ich natürlich nicht (vermute aber ebenso [leidvolle] persönliche Erfahrungen). Eindeutig war aber zu beobachten, dass bis Word 97 das Zentraldokument sehr propagiert wurde. Ab Word 2000 habe ich kaum noch jemanden gehört, der es noch empfohlen hätte.

Da Du nach persönlichen Erfahrungen fragst, gebe ich gern zu, dass ich das auch immer ohne Zentraldokument mache. Ich gehe (seit Jahren) so vor:
  • Ich erstelle eine Dokumentvorlage, in der alle notwendigen Formatvorlagen usw. erzeugt werden.
  • Ich erstelle die Kapitel vollkommen separat jedes in einer Datei. Das Literaturverzeichnis erhält auch eine eigene Datei.
  • In einer eigenen Datei stehen das Deckblatt, das Inhaltsverzeichnis sowie sonstige Verzeichnisse, Abbildungsverzeichnis usw. Wie man ein Inhaltsverzeichnis über mehrere Dokumente erstellt, habe ich im Forum mehrfach beschrieben, etwa hier:
    Inhaltsverzeichnis über mehrere Dokumente
  • Natürlich darf der Haken an der Verfahrensweise nicht fehlen: Die Anschlüsse bei Seitenzahlen, Gliederung und Fußnoten müssen manuell gemacht werden, also jeweils mit Beginn-Schalter. Das wirkt jetzt erstmal wie eine Zumutung, muss aber letztlich nur einmal, und zwar wirklich am Schluss gemacht werden. Innerhalb eines Kapitels können alle automatischen Nummerierungen ganz normal benutzt werden.
    Dieser Arbeitsgang ist ja sowieso erforderlich: Am Schluss ganze Arbeit ausdrucken und einzeln durchblättern und kontrollieren.
  • Bei mir werden danach aus allen Einzeldateien einzelne PDF-Files erstellt, die ich im Acrobat (Vollversion) bequem zusammensetze. Es gibt also vorher keinen "durchgehenden" Wordfile, sondern nur einen kompletten PDF-File.
  • Nur "zur Not" werden die Dateien am Schluss zusammenkopiert. Falls das erforderlich sein sollte, müssen natürlich die RD-Verweise für das Inhaltsverzeichnis entfernt werden. Außerdem ist für die "große Vereinigung" in jedem Fall die Option "Platzhalter für Grafiken" (Extras - Optionen - Ansicht) zu aktivieren. Das verringert das Risiko beim Zusammenfügen. Ich kann es aber gar nicht oft genug wiederholen: Erst zusammenführen, wenn nicht mehr editiert wird.
  • Falls der Betreuer nach endgültigem Vorliegen der Abgabefassung noch weitere Geistesblitze hat und die 387. Änderung "vorschlägt", würde ich immer im Einzeldokument ändern und das Zusammenführen erneut machen. Auch hier spielt die PDF-Version ihre Vorteile aus. Hier können nämlich leicht einzelne Seiten ausgetauscht werden - eine schlicht anmutende Handlung, die in Word zu mitunter unerwarteten Ergebnissen führen kann.

Noch einige weitere Hinweise:
  • Die Hinweise zur Größe von Word-Dokumenten beachten:
    Dokumentgröße in Word erträglich halten
    Natürlich brauchst Du den letzten Schritt nicht, den braucht man ja nur, wenn die Sache aus dem Ruder gelaufen (aufgebläht) ist. Da Du das von Anfang an beherzigst, ist der nicht notwendig. Es geht um die Einstellungen. Diese am besten in der Dokumentvorlage schon festlegen.
  • In Extras - Optionen - Speichern die Option "Sicherheitskopie immer erstellen" aktivieren. Im Fall der Beschädigung einer Datei gibt es dann noch eine Datei "Sicherungskopie von Kapitel1.wbk" im gleichen Verzeichnis, die die vorherige Version enthält. Am besten auch in der Dokumentvorlage einschalten.
  • Sehr gute Performance-Verbesserung erhält man, wenn man während der Arbeit am Text entweder die Grafiken/Bilder und andere eingebettete Objekte noch nicht einfügt, also erst am Schluss. Falls dies nicht möglich ist, sollte während der reinen Textarbeit in Extras - Optionen - Ansicht die Option "Platzhalter für Grafiken" aktiviert werden. Es lässt sich einfach viel flüssiger arbeiten.
  • Trotz häufigen Speicherns während der Arbeit, spätestens alle 2 bis 3 Stunden die gerade bearbeitete Datei einmal komplett schließen. Nur dabei werden die Word-Tmp-Dateien gelöscht. Wenn man eine Datei zu lange geöffnet lässt (selbst wenn sie noch nicht groß ist), werden immer weitere Tmps angelegt, die irgendwann einen Speicherüberlauf verursachen. Man sieht dann etwa eine Fehlermeldung "Nicht genug Speicher, um den Vorgang zu beenden".

So, falls Du noch nicht eingeschlafen bist, wünsche ich Dir gutes Gelingen! Wie Du ja inzwischen festgestellt hast, können einige Stunden der Überlegung bei der Vorbereitung später ganz leicht wieder "aufgeholt" werden.

Gruß, Lisa
0815Max
Im Profil kannst Du frei den Rang ändern


Verfasst am:
14. Sep 2006, 16:32
Rufname:

AW: Filialdokumente mit Zentraldok. verknüpfen ohne Masterdo - AW: Filialdokumente mit Zentraldok. verknüpfen ohne Masterdo

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       Version: Office 2003

Hallo Lisa,

danke für deine Ausführungen zu meiner Fragestellung.
Wie in einem anderen Thread schon gepostet, habe ich deine Vorgehensweise ausprobiert und es hat nach anfänglichen Schwierigkeiten auch alles gut geklappt.

Ich überlege jetzt, die Arbeit so zu erstellen, also jedes Kapitel separat.
Natürlich ist damit ein gewisser Mehraufwand verbunden, aber da muss man abwägen.
Bei Zwischenbesprechungen über den Stand der Arbeit müsste ich jedesmal alles zusammensetzen, da die Betreuer das für den PC in Word ganz sicher so vorliegen haben wollen.

Ich würde mich freuen, wenn noch jemand seine Erfahrungen und Vorgehensweise bei Diplomarbeiten und Dissertationen in einem Umfang von 60-150 Seiten posten würde.

Grüße und Danke,
Max
Lisa
Moderator; Word seit Word 5.0 (für DOS)


Verfasst am:
14. Sep 2006, 16:51
Rufname:
Wohnort: Leipzig


AW: Filialdokumente mit Zentraldok. verknüpfen ohne Masterdo - AW: Filialdokumente mit Zentraldok. verknüpfen ohne Masterdo

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       Version: Office 2003

Hallo Max,

diesmal versuch ich es kurz: Bei 150 Seiten könnte man auch durchaus in einer einzigen Datei arbeiten. Siehe dazu auch die

Beschränkungen von Word

Solange die Datei unter 10 MB groß bleibt, kann man das gut handhaben. Ist es hauptsächlich Text mit einigen Bildern, geht eine einzige Datei.
Sind reichlich eingebundene Objekte (Shapes, Formeln mit Formeleditor, verknüpfte Excel-Tabellen/Diagramme) drin, lieber einzelne Dateien.

_________________
Sei doch so nett und gib eine Rückmeldung, ob es klappt!
Gruß, Lisa

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