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Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstellen
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pkegelking
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Verfasst am:
22. Aug 2004, 16:10
Rufname:
Wohnort: Großenhain

Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstellen - Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstellen

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Ein freundliches Hallo an alle User,

habe folgendes Problen:

Habe 5 einzelne Dokumente die ich icht zusammenfügen kann, weil ein großes Dokument zum Abstürz meines Rechners führt. Möchte jetzt ein Inhaltsverzeichnis erstellen. Wenn ich das Verzeichnis in den einzelnen Dokumenten erstelle und dann in ein zentrales kopiere gehen ja die Verweise auf die Seitenzahlen verloren.
Wie kann ich das lösen?

Danke schon mal im Voraus.

Ciao Pierre!
Lisa
Moderator; Word seit Word 5.0 (für DOS)


Verfasst am:
22. Aug 2004, 16:30
Rufname:
Wohnort: Leipzig


AW: Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstell - AW: Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstell

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Hallo Pierre,

das geht am besten, wenn die Datei möglichst alle im gleichen Verzeichnis stehen.
Erstelle eine neue Datei. Füge dort für jedes Dokument ein solches Feld ein, und zwar mit komplettem Pfadnamen (also mit Strg F9 das Felderzeugen):
{RD "c:\Eigene Dateien\Dateiname"}
Das mach für alle Dokumente, die berücksichtigt werden sollen. Die Felder einfach alle unereinander. Zum Schluss eine Feldfunktion für Inhaltsverzeichnis, z. B.:
{TOC \o 1-3}
\o 1-3 nimmt die Ü-Ebenen 1-3, du kannst auch noch andere Schalter verwenden. Es ist auch möglich, das Feld über Einfügen - Feld einzugeben, da sieht man unter Optionen die Schalter besser.

Zu beachten ist vorher noch Folgendes:
1. Die Seitenzahlen, Überschriftennummern und Fußnotenzahlen der einzelnen Dateien sollten vorher gecheckt werden, daimt sie zueinander passen.
2. In den Einzeldokumenten dürfen in Extras - Optionen - Ansicht die Feldfunktionen nicht aktiviert sein und auch nicht die nicht druckbaren Sonderzeichen (also Enter, Tab, Leertaste usw.).

_________________
Sei doch so nett und gib eine Rückmeldung, ob es klappt!
Gruß, Lisa

Guter Rat ist teuer!
pkegelking
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Verfasst am:
22. Aug 2004, 18:33
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Wohnort: Großenhain

AW: Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstell - AW: Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstell

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Hallo Lisa,

habe es so gemacht, hat aber leider nicht geklappt,
habe aber einige Fragen:
- sind bei der Feldfunktion die Leerzeichen zu beachten?
- folgende Fehlermeldung wird angezeigt: Fehler! Textmarke nicht definiert.

Ciao Pierre
Lisa
Moderator; Word seit Word 5.0 (für DOS)


Verfasst am:
22. Aug 2004, 18:52
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AW: Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstell - AW: Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstell

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Hallo Pierre,

bei der Feldfunktion steht vorne {Rd }, danach in Anführungszeichen der komplette Pfadname, also so, wie in meinem Beispiel. Wenn dein Pfad länger ist, muss der ganze Pfad von den Anführungszeichen eingeschlossen sein. Also nochmal:
{RD "c:\Eigene Dateien\dateiname.doc"}
Nach RD folgt ein Leerzeichen, dann Anführungszeichen, dann der Pfad, dann Anführungszeichen.
{TOC \o 1-3}
Nach TOC folgt Leerzeichen Backslash o Leerzeichen 1-3.

Probier's nochmal!

_________________
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Gruß, Lisa

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pkegelking
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Verfasst am:
22. Aug 2004, 19:14
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AW: Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstell - AW: Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstell

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Hallo Lisa,

es klappt leider nicht, immer noch die Meldung Fehler! Textmarke nicht definiert. Eigentlich sind doch die Feldfunktionen grau hinterlegt, bei der Angabe der Pfadnamen ist es nicht mehr so.

Mache für heute aber erst mal Schluß und werde es dann morgen nochmal probieren.

Ciao Pierre!
Lisa
Moderator; Word seit Word 5.0 (für DOS)


Verfasst am:
22. Aug 2004, 20:37
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AW: Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstell - AW: Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstell

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Hallo Pierre,

eigentlich funktioniert das bei mir immer gut. Wichtig ist tatsächlich, die Dateien alle im selben Verzeichnis zu haben.
Am besten gibst du auch die Feldfunktion über den Dialog ein: Einfügen - Feld - Kategorie: Index und Verzeichnisse.
Die Dateinamen müssen mit komplettem Pfad in Anführungszeichen stehen.
Schlaf erst mal drüber, morgen klappt's bestimmt.

_________________
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Gruß, Lisa

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pkegelking
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Verfasst am:
23. Aug 2004, 08:54
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AW: Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstell - AW: Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstell

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Hallo Lisa,

habe es gerade nochmal probiert, ist nichts zu machen. Habe aber leider vergessen zu erwähnen, dass ich noch mit WORD 97 arbeite, vielleicht liegt es ja daran.

Ciao Pierre!
Lisa
Moderator; Word seit Word 5.0 (für DOS)


Verfasst am:
23. Aug 2004, 13:26
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Wohnort: Leipzig

AW: Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstell - AW: Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstell

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Hallo Pierre,

JA! Das ist entscheidend! In Word 97 sind die Feldfunktionen nämlich noch Deutsch. (Ab Word 2000 ist das komplette Modul nicht mehr übersetzt und englisch.) Deswegen heißt die Syntax in Word 97 so:
{RD C:\Eigene Dateien\kap1.doc}
{RD C:\Eigene Dateien\kap2.doc}
...
{VERZEICHNIS \o 1-3}

Also "Verzeichnis" statt "TOC". In Word 97 können die Anführungsstriche vor und nach dem Pfadnamen auch noch wegbleiben. Alles andere ist gleich.
Wenn's jetzt immer noch nicht klappt, stell ich schon mal den Besen bereit.

_________________
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Gruß, Lisa

Guter Rat ist teuer!
pkegelking
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Verfasst am:
24. Aug 2004, 10:20
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AW: Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstell - AW: Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstell

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Hallo Lisa,

es funktioniert zwar immer noch nicht aber es kommt jetzt zumindest eine andere Meldung:
Fehler! Word kann die Datei nicht öffnen. Der entsprechende Verweis befindet sich auf Seite 1.

Ciao Pierre!
Lisa
Moderator; Word seit Word 5.0 (für DOS)


Verfasst am:
24. Aug 2004, 12:59
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Wohnort: Leipzig

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Hallo Pierre,

ich habe das jetzt gerade nochmal in Word 97 nachvollzogen und konnte die gleiche Fehlermeldung "Seite 1" erzeugen. (Bisher hat die Funktion bei mir immer wunderbar funktioniert.)
Zur Behebung funktioniert Folgendes:
1. In dem Pfad dürfen offenbar keine Verzeichnisnamen sein, die länger als 8 Zeichen sind (wahrscheinlich ein DOS-Erbstück). Wenn die Dateien alle im gleichen Verzeichnis sind, reicht auch tatsächlich der Dateiname, der aber auch nicht länger als 8 Zeichen sein darf und weder Umlaute noch Leertasten enthalten darf. - Also legst du am besten irgendein neues Verzeichnis mit passendem Namen an, in das du die Dateien hineinkopierst.
2. Ich musste auch den Schalter \o 1-3 entfernen, wenn keine explizite Gliederungsnummerierung verwendet war, d. h. wenn die Überschriften lediglich mit der Formatvorlage Überschrift belegt sind.
3. In den Einzeldokumenten dürfen in Extras - Optionen - Ansicht weder die nicht druckbaren Sonderzeichen aktiviert sein, noch die Feldfunktionen.
4. In der Datei mit dem Inhaltsverzeichnis, wenn du alle Felder ordentlich drin hast, die Anzeige der Feldfunktionen und Sonderzeichen ausschalten. Dann mit Strg a das ganze Dokument markieren und mit F9 aktualisieren.
So hat es bei mir jetzt gerade funktioniert.
Die Dateiverweise können ruhig hintereinander ohne Enter-Schaltung stehen, damit du hinterher keine unschönen Abstände hast.
Also erstmal viel Spaß!

_________________
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Gruß, Lisa

Guter Rat ist teuer!
pkegelking
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Verfasst am:
25. Aug 2004, 09:38
Rufname:
Wohnort: Großenhain

AW: Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstell - AW: Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstell

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Hallo Lisa,

mit den letzten Anweisungen hat es jetzt prima funktioniert.

Nochmal meinen herzlichen Dank und bis zum nächsten Problem.

Ciao Pierre!

PS: Das nächte Mal gebe ich auch bestimmt gleich meine Word-Version mit an.
0815Max
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Verfasst am:
14. Sep 2006, 01:28
Rufname:

AW: Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstell - AW: Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstell

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       Version: Office 2003

Hi,

ich habe das eben mal in der Feldfunktionen-Ansicht getestet.

{R "c:\\Dokumente und Einstellungen\\Gast\Eigene Dateien\\Studienarbeit\\Übungen\\Gliederung\\Gliederungsübung wissenschaftliche Arbeiten.doc"}

Sobald ich jetzt noch das "D" eingebe, welches bei {RD "c:\\Dokumente und Einstellungen\\Gast\Eigene Dateien\\Studienarbeit\\Übungen\\Gliederung\\Gliederungsübung wissenschaftliche Arbeiten.doc"} noch gefehlt hat, verschwindet die komplette Funktion, also alles ist weg.

-
Wenn ich versuche das Feld über Einfügen - Feld - Kategorie: Index und Verzeichnisse zu erzeugen, erscheint es erst gar nicht, also gleiches Ergebnis wie oben.

Woran könnte das liegen?
Die Word-Version ist 2003.

Danke, Max

----
P.S.: Noch eine ganz blöde Frage: Was bedeutet eigentlich "relativ", z.B. bei einem Pfad?
Lisa
Moderator; Word seit Word 5.0 (für DOS)


Verfasst am:
14. Sep 2006, 10:16
Rufname:
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AW: Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstell - AW: Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstell

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Hallo Max,

die RD-Felder wird von Word standardmäßig versteckt/ausgeblendet. Schalte mal in Extras - Optionen - Ansicht die Option "Ausgeblendeter Text" ein, dann siehst Du das Feld. Gegebenenfalls mit Alt F9 in die Feldcode-Ansicht schalten.
In Extras - Optionen - Drucken darf "Ausgeblendeter Text" nicht aktiviert sein, damit solcherart formatierte Objekte nicht mitgedruckt werden.

Man sollte den ausgeblendeten Text sichtbar haben, solange man die RD-Felder einfügt oder editiert. Beim Erstellen des Inhaltsverzeichnisses dann unbedingt ausblenden, sonst stimmt die Seitenzählung nicht.

Das Problem mit den Pfaden hatte ich bisher nicht. Ich hatte immer alle Kapitel in einem gemeinsamen Verzeichnis auf der Festplatte. Das ist ja sowieso sinnvoll. Falls man eine weitere Version in einem Unterverzeichnis ablegt, müssen die Pfade dieser RD-Felder natürlich angepasst werden, ist ja klar.

_________________
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Gruß, Lisa

Guter Rat ist teuer!
0815Max
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Verfasst am:
14. Sep 2006, 12:29
Rufname:

AW: Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstell - AW: Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstell

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Hallo Lisa,

hier meine Rückmeldung:

Vielen Dank für deine Angaben! So hat es funktioniert.
Hier ein Screenshot mit eingeblendetem Text:



Hier der Link zum vergrößerten Bild: http://img174.imageshack.us/img174/7418/inhaltsverzeichnisei2.jpg

Lisa - 14. Sep 2006, 10:16 hat folgendes geschrieben:

Man sollte den ausgeblendeten Text sichtbar haben, solange man die RD-Felder einfügt oder editiert. Beim Erstellen des Inhaltsverzeichnisses dann unbedingt ausblenden, sonst stimmt die Seitenzählung nicht.


Bei mir macht es bei der Zählung der Seitenzahlen keinen Unterschied, ob die Felder ein- oder ausgeblendet sind.
Bei Kapitel 7 habe ich die Startseite 12 manuell eingegeben.

Lisa - 14. Sep 2006, 10:16 hat folgendes geschrieben:

Das Problem mit den Pfaden hatte ich bisher nicht. Ich hatte immer alle Kapitel in einem gemeinsamen Verzeichnis auf der Festplatte. Das ist ja sowieso sinnvoll. Falls man eine weitere Version in einem Unterverzeichnis ablegt, müssen die Pfade dieser RD-Felder natürlich angepasst werden, ist ja klar.


Bei mir liegen die Kapitel 1-5 im gleichen Verzeichnis wie das Inhaltsverzeichnis. Ich habe oben mal drei verschiedene Möglichkeiten angegeben, wie man bei so einer Situation auf ein Kapitel verweisen kann.
Das Einfügen von Kapiteln die ganz woanders liegen ist auch möglich, siehe Kapitel 7. Das liegt auf einer anderen Festplatte.

Kannst du mir vielleicht noch dagen, was eigentlich "Pfad ist relativ zum aktuellen Dokument" bei der RD-Funktion bedeutet?

---
Unten habe ich noch ein Tabellen- und eine Abbildungsverzeichnis eingefügt. Auch hier muss man die Nummern manipulieren, damit die Nummern im Verzeichnis stimmen. Wenn man das nicht tut, tauchen die Abbildungen doppelt auf, z.B. zwei mal "Abbildung 1".

Grüße,
Max
Lisa
Moderator; Word seit Word 5.0 (für DOS)


Verfasst am:
14. Sep 2006, 14:25
Rufname:
Wohnort: Leipzig


AW: Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstell - AW: Inhaltsverzeichnis aus mehreren Einzeldokumenten erstell

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Hallo Max,

zur Empfehlung, ausgeblendeten Text auszublenden, wenn das Verzeichnis erstellt wird: Das ist besonders dann wichtig, wenn im Text viele nicht sichtbare Elemente sind, also: Querverweise, Textmarken mit Inhalt, Feldfunktionen mit langem Code, Zählfelder (seq-Felder), Felder mit Indexeinträgen usw. Wenn deren Code eingeblendet ist, werden Zeilen länger. Es passen dann bspw. 2 Zeilen weniger auf die Seite. An der Stelle, an der Du genau noch eine Tabelle unten auf dem Blatt stehen hast und auf dem nächsten das neue Kapitel mit Abschnittsumbruch beginnt, kommen oben die 2 Zeilen überschießenden Zeilen hinzu. Die Tabelle verschiebt sich aufs nächste Blatt, das nächste Kapitel ... Damit stimmen die Seitenzahlen nicht mehr; nun Du kennst ja Murphy's Law.

Die drei Arten der Pfade sind nur deshalb möglich, weil Du "ordentlich" (in historischer Tradition) Dateinamen und Verzeichnisnamen gewählt hast, die maximal 8 Stellen lang sind und keine Leerzeichen enthalten. Sobald das nicht mehr zutrifft (man denke nur an den Default-Ordner "Eigene Dateien"), sind die Anführungszeichen um den Pfad zwingend.

"Pfad ist relativ zum Dokument" erzeugt offenbar den Schalter \f und soll dafür sorgen, daß man nur die Dateinamen braucht ohne den ganzen Pfad jedesmal anzugeben - macht eigentlich nur Sinn beim Wechsel zwischen Netzwerk und Homecomputer, wo dann der Pfad nicht mehr stimmen würde, weil der Laufwerksbuchstabe gar nicht gefunden würde.
Das ist aus meiner Sicht mit Vorsicht zu genießen. Gerade wenn man mit mehreren Versionen arbeiten will, lieber die vollen Pfade angeben. So schlimm ist das ja nicht. Bei Änderungen kann man diese Pfade auch mit Suchen/Ersetzen bearbeiten, wenn es recht viele Kapitel sind.

Tabellen- und Abb.-Verzeichnis: Ja, das ist so. Die Startnummer in den Dokumenten muss angepasst werden. Wenn z.B. die Überschriften-Nr. Bestandteil der Abb.-Unterschriften ist, also etwa im Kapitel 2 die Abbildungen 2.1, 2.2 usw. heißen, muss man nichts machen, als die Startnummer der Überschrift anpassen. Sollen die Abb. natürlich durchnummeriert werden, muss man den Beginnschalter manuell anpassen.

Gruß, Lisa
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