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feldfunktionen ausblenden bzw. andere lösung parat?
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ciezki
Einsteiger


Verfasst am:
29. Apr 2008, 13:39
Rufname:


feldfunktionen ausblenden bzw. andere lösung parat? - feldfunktionen ausblenden bzw. andere lösung parat?

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       Version: Office 2003

hallo,

habe schon öfters hier gelesen und mir tipps abgeholt, nun aber brauche ich eure aktive hilfe – nachdem ich bereits mehrere tage mit mäßigem erfolg an der lösung meiner aufgabe gearbeitet habe (und word mir immer wieder irgendwelche steine in den weg legt), komme ich echt nicht weiter ;-(
eingesetzt wird office 2003

ausgangslage:

word serienbrief mit excel als datenquelle
serienbrief hat 6 seiten – 3 vorder und 3 rückseiten, auf den vorderseiten ist jeweils 1 seriendruckfeld: „NAME“
auf den rückseiten befindet sich jeweils eine tabelle mit mehreren spalten und 20 zeilen – in jeder zeile ist 1 seriendruckfeld und ab der zweiten zeile ist NEXTIF vorangestellt
excelquelle sieht folgendermaßen aus (enthält mehrere hundert datensätze):

spalten:
CHECK;NAME;ANGABE1;ANGABE2;ANGABE3

das sind die überschriften in der quelle, das feld CHECK markiert den letzten namen mit einer 1 ansonsten steht dort eine 0 (also wenn ein kunde in 5 zeilen steht, dann hab ich im feld CHECK 4x die 0 stehen und beim letzten steht die 1)

1. lösungsansatz:

ich füge ab der zweiten zeile nextif ein:

{ Nextif { mergefield check } = 0 }{ mergefield „angabe1” }

Nextif habe ich mittels des eingabemaske erstellt und in die nachfolgenden zeilen kopiert,

das funktioniert aber nur bedingt: word hört zwar auf den nächsten datensatz zu verbinden nachdem es die 1 im feld CHECK bemerkt, aber der letzte datensatz aus dieser zeile wird sooft wiederholt wie viele seriendruckfelder noch folgen… diese müssen aber ausgeblendet werden!

es sollen ja NUR die angaben EINES kunden (kann nur in einer zeile vorkommen, kann aber auch 15x hintereinander vorkommen) auf der tabelle erscheinen, der nächste soll dann halt in eine neues (6 seitiges) dokument geschoben werden - und da gehen die probleme weiter:
ganz böse ist die tatsache, dass auch NUR auf der ersten rückseite richtig verbunden wird (wohlbemerkt-die drei rückseiten enthalten absolut identische seriendruckfelder), folgendes passiert:
der letzte datensatz wird auch dort wiederholt: ich habe also auf der ersten rückseite die 5 korrekten datensätze + 15x den letzten, der wiederholt wird UND auf den beiden restlichen rückseiten erscheint jeweils 20x dieser 5te datensatz!

aber auf allen rückseiten ist in der ersten zeile einfach nur das seriendruckfeld Angabe1 und die nextif’s fangen erst ab der zweiten zeile an
und das verstehe ich irgendwie nicht – „denkt“ word die rückseite wäre die fortführung der ersten rückseite??
was richtig strange ist – markiere ich den gesamten serienbrief mit ctrl+a und drücke dann F9 zum aktualisieren, werden mir alle nextif’s ignoriert und ich habe überall nur noch die werte aus zeile 1…

hat jemand eine lösung?

ist es möglich die wiederholung des letzten datensatzes elegant zu unterbinden? Und es sollen ja auch die daten von der ersten rückseite auf die beiden restlichen rückseiten wiederholt werden und nicht nur der letzte der dann durchwiederholt wird bis die serdiendruckfelder aufhören… gibt’s da so ne art spiegelung wie in excel wenn ich den zellinhalt auch woanders gespiegelt haben will? Weil dann würde ich das einsetzen und die seriendruckfelder löschen.

da ich ein echter n00b bin was feldfunktionen in word angeht, habe ich einen workaround mir ausgedacht:
2. lösungsansatz

Ich fügte nach jedem kunden eine leerzeile hinzu (nur ein paar zum testen, da mehrere hundert datensätze drin) und änderte die werte in der spalte CHECK – wenn word keinen wert in spalte NAME sieht wird eine 1 ausgegeben sonst eine 0
dann klappts (fast) 1a – aber wieder nur auf der ersten rückseite – die beiden restlichen rückseiten, weisen scheinbar keine seriendruckfelder auf – erst beim reinklicken in die einzelnen felder und mit „FELD AKTUALISIEREN“ bekomme ich die richtigen werte angezeigt – aber auch nur in der vorschau
ienn ich die datensätze des serienbriefs in eine neues dokument einbinde sind alle felder „NAME“ leer … es ist echt zum mäusemelken
wie gesagt – dieses ausblenden passiert nur wenn ich in der quelle die leerzeilen habe – aber die brauche ich ja (bei dem gewählten lösungsansatz)

habe also in jeder der eingefügten leerzeilen noch den namen des kunden runterkopiert um zu testen: dann geht’s – allerdings verstehe ich echt nicht warum es sonst nicht angezeigt wird. Ich verbinde datensatz nr. 1 (und im datensatz1 steht der name ja drin) und das seriendruckfeld wird sofort ausgeblendet
ich denke es hat etwas mit den leerzeilen und nextif zu tun, allerdings komme ich nicht dahinter was es denn genau ist – vor allem da das seriendruckfeld NAME auf der ersten seite des dokumentes als allererstes steht und die nextif’s kommen erst auf der 2 seite ( also der rückseite)
schlimmstenfalls muss ich wohl aus dem 6seitigen dokument drei 2seitige machen, aber elegant ist es nicht und bedeutet zusätzliche (wohl auch vermeidbare) arbeit
ich kann leider auch nicht jeweils 3x die vorder- und rückseite drucken, da auch text enthalten ist der pro vorder- und rückseite anderes lautet (und zwar gründlich – es ist ein in word nachgebildetes pdf dokument, das für rückforderung der französischen steuer benötigt wird)

hoffe das problem gut beschrieben zu haben, sorry wenns viel text ist

ich danke euch schon mal im voraus

gruß

ciezki
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