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Datenbank für Serienbrief aus Datenquelle erstellen
zurück: Expertenfrage bzgl. Serienbriefe; Version: 2000 weiter: Umstieg von Work 4.5 auf Word, Access und Excel (alles XP) Unbeantwortete Beiträge anzeigen
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ladrOn`
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Verfasst am:
16. Feb 2005, 11:38
Rufname:

Datenbank für Serienbrief aus Datenquelle erstellen - Datenbank für Serienbrief aus Datenquelle erstellen

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Hallo,
ich habe eine schwerwiegende Frage zum oben genannten Thema.
Ich nutze Word2000.

Ich habe eine Liste verschiedener Adressen bekommen, die in folgendem Format notiert sind:



Nun möchte ich eine Datenbank zur Nutzung in Serienbriefen erstellen, die nach folgendem Tabellenschema aufgebaut ist:

Anrede // Vorname // Name // Position // Firma // Anschrift1 // Anschrift2 // PLZ // Stadt // Land

Wie lässt sich das am einfachsten und möglichst OHNE copy/paste anstellen?

Für jedwede Hilfe bin ich äußerst dankbar!!
Mit freundlichen Grüßen,
ladrOn`
Amethyst
Mag PowerPoint, liebt Excel und benutzt Word


Verfasst am:
16. Feb 2005, 12:35
Rufname:
Wohnort: Bad Zwischenahn


AW: Datenbank für Serienbrief aus Datenquelle erstellen - AW: Datenbank für Serienbrief aus Datenquelle erstellen

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Hallo Ladr0n,
ich geh mal davon aus, dass die Liste in Word vorliegt. Hast Du die Möglichkeit mit Excel zu arbeiten?
Was steht noch in der Liste, ich seh da mehr als 2 Spalten? Oder ist die dritte Spalte nicht da?

Das Umformatieren ist kein Problem, wenn ich die Antworten auf meine Fragen habe ;-))

Gruß Amethyst

_________________
Nur wer fragt, bringt sich und andere weiter ;-)) aber die, die antworten, haben sich auch ein Feedback verdient. ;-))
ladrOn`
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Verfasst am:
16. Feb 2005, 13:03
Rufname:

AW: Datenbank für Serienbrief aus Datenquelle erstellen - AW: Datenbank für Serienbrief aus Datenquelle erstellen

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Hallo Amethyst! Smile
Danke für Deine Hilfe.
In der Tat habe ich die Datei als Worddokument vorliegen und ich bin auch in der Lage mit Excel zu arbeiten.
Die dritte Spalte ist nur eine für Infos zur Gedankenstütze. Ansonsten wird die nicht benötigt. Die ersten beiden Spalten sind ausschlaggebend. Das Dokument umfasst etwa 200 Zeilen.


Danke für Deine Hilfe!
Grüße,
ladrOn`
Amethyst
Mag PowerPoint, liebt Excel und benutzt Word


Verfasst am:
16. Feb 2005, 16:34
Rufname:
Wohnort: Bad Zwischenahn

Tabelle in Word in mehrere Spalten aufteilen - Tabelle in Word in mehrere Spalten aufteilen

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Hi LadrOn,
na dann wollen wir mal ;-))

Ich hab mir mal eine Tabelle in Word erstellt, die Deiner ähnelt, natürlich nur mit wenigen Datensätzen. Es wird eine lange Erklärung werden, der Aufwand ist aber gar nicht so groß, wie es hier erscheint. Das ganze solltest Du in 10 Minuten erledigt haben ;-))

Also fangen wir an:
  1. Tabelle komplett markieren
    Tabelle --> Umwandeln --> Tabelle in Text...
  2. Tabelle in Text umwandeln
    Tabstops auswählen --> Mit OK bestätigen. Das Ergebnis ist ein markierter Text mit mehreren Absatzmarken pro Datensatz.
  3. Text in Tabelle umwandeln
    Diesen Text markiert lassen und noch mal Tabelle --> Umwandeln --> diesmal aber Text in Tabelle.
    Die Spaltenanzahl hab ich abgezählt nach den Absatzmarken (6). Diese Anzahl eintragen und dann auf OK klicken.
    Das Ergebnis sieht schon recht passabel aus, ist aber noch nicht ganz das, was Du willst.
  4. Tabelle noch mal in Text umwandeln
    Lass die Tabelle markiert und ruf wieder Tabelle --> Umwandeln --> Tabelle in Text ... auf.
    Diesmal lässt Du den Text durch Tabstops trennen. Das Ergebnis ist Text, der durch Tabstops getrennt ist und der möglicherweise über die Wordseite hinausragt und nicht mehr sichtbar ist. Das ist aber nicht weiter schlimm, wir sind ja noch nicht fertig.
  5. Text wieder in Tabelle umwandeln
    So jetzt hast Du eine Tabelle, mit der Du arbeiten könntest, mir gefällt sie aber noch nicht, denn Name und Vorname sind in einer Spalte und auch PLZ und Ort und das will ich auch noch ändern.
    Dafür überführe ich die Word-Tabelle mit STRG + C (kopieren) und STRG + V (einfügen) nach Excel.
  6. Weiterarbeiten in Excel
    Die Tabelle ist jetzt in einer Excel-Mappe.
    Da die Spalte A und die Spalte F getrennt werden sollen, müssen vorher neue Spalten eingefügt werden. Markiere die Spalte B und die Spalte G (Spalte B markieren, STRG-Taste gedrückt halten und dann Spalte G markieren) und für über Einfügen --> Spalten 2 neue Spalten ein.
  7. Text einer Spalte in Excel trennen
    Spalte A markieren, Daten --> Text in Spalten... aufrufen
    Jetzt erscheint der Textkonvertierungsassistent von Excel. Im 1. Schritt klickst Du gleich auf Weiter.
    Im nächsten Schritt gibst Du bei Trennzeichen das Komma an und sofort siehst Du in der Vorschau 2 Spalten. Klick jetzt auf Fertigstellen und Du erhältst folgenden Warnhinweis von Excel, den Du aber getrost mit OK bestätigen kannst, denn der Zielbereich ist ja Dank der eingefügten Spalte leer. Das Ergebnis siehst Du im nachfolgenden Screenshot.
    Jetzt markierst Du die Spalte, mit PLZ und Ort. Hier gibt es einen Unterschied zur ersten Spalte, denn hier ist nur ein Leerzeichen zwischen PLZ und Ort. Das ist aber auch kein Problem, wie Du im nächsten Screenshot siehst:
    Klick auf Andere und setz den Cursor in das nachfolgende Feld und betätige einmal die Leertaste. Dann fertigstellen und voila Deine Tabelle ist so, wie Du es möchtest.

Jetzt kannst Du die Tabelle, wenn Du es willst, nach Word zurück kopieren, ich persönlich würde sie aber in Excel lassen, eine Überschriftszeile einfügen und als Excel-Tabelle speichern, auf die Du mit Word jederzeit beim Seriendruck zugreifen kannst.

Lieber Gruß
Amethyst

_________________
Nur wer fragt, bringt sich und andere weiter ;-)) aber die, die antworten, haben sich auch ein Feedback verdient. ;-))


Zuletzt bearbeitet von Amethyst am 17. Feb 2005, 01:39, insgesamt 2-mal bearbeitet
ladrOn`
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Verfasst am:
16. Feb 2005, 16:37
Rufname:


AW: Datenbank für Serienbrief aus Datenquelle erstellen - AW: Datenbank für Serienbrief aus Datenquelle erstellen

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Shock

Das ist ja der Hammer, wie Du Dir damit Mühe gegeben hast, mir zu helfen! Unglaublich! Ich danke Dir viele viele Male! ;)
Werd's morgen dann mal bei der Arbeit ausprobieren und meine Abteilungsleiterin in verzücktes Erstaunen versetzen. *ehehe* Very Happy

Vielen Dank - damit hatte ich wirklich nicht gerechnet!!!
ladrOn`
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Verfasst am:
17. Feb 2005, 11:59
Rufname:

AW: Datenbank für Serienbrief aus Datenquelle erstellen - AW: Datenbank für Serienbrief aus Datenquelle erstellen

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Soweit, sogut.
Nun habe ich das gemäß Deiner Anleitung ausgeführt und habe nun eine weitere, äußerst hinderliche Schwierigkeit festgestellt.

Die Datensätze in der 2. Spalte sind unterschiedlich.
Das heißt, es steht nicht immer "Position, Firma, Anschrift1, Anschrift2, PLZ & Ort, Land" da, sondern manchmal auch nur "Position, Anschrift1, PLZ & Ort".
Dies stellt natürlich ein Problem dar, da er ja die Tabstopps hintereinander weg setzt. Und nicht in der neuen Tabelle bspw. hinter dem Ort keinen Umbruch macht, weil kein Land mehr kommt.

Geht das also, dass man bei der Umwandlung von Text in Tabelle die Positionen im einzelnen Datensatz als "Anschrift1", "PLZ" usw. "markiert", um das Programm im Endeffekt anzuweisen, diese Daten bestimmten Spalten zuzuweisen?

Bzw. kann man einen "Grund-Datensatz" erschaffen und dann das Programm eine Routine durchlaufen lassen, in der er kontrolliert, ob bestimmte Datenfelder im Datenblock gefüllt sind, oder nicht.

Ich habe das Gefühl, hier kämen wir letztendlich an das Ende der Möglichkeiten, oder? ;)

Danke nochmal für Deine Hilfe!
ladrOn`
Amethyst
Mag PowerPoint, liebt Excel und benutzt Word


Verfasst am:
17. Feb 2005, 12:23
Rufname:
Wohnort: Bad Zwischenahn

AW: Datenbank für Serienbrief aus Datenquelle erstellen - AW: Datenbank für Serienbrief aus Datenquelle erstellen

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Hi LadrOn,
das ist tatsächlich eine größere Schwierigkeit und da geht nur ein teilweiser Automatismus.

Ersetz die Absatzmarken in der 2. Spalte durch ein Semikolon und übernimm dann die Tabelle nach Excel.

Hier trennst Du die Spalte wie oben schon beschrieben und musst dann aber da wo Land oder die 2. Adresse fehlt per Hand die Zellen verschieben, das geht allerdings in Excel besser als in Word, da es da wesentlich übersichtlicher ist.

Es ist mehr Arbeit, aber mir fällt keine Möglichkeit ein, es anders zu machen, da ja jeder Eintrag unterschiedlich ist und der PC nicht erkennen kann, was zu welcher Spalte gehört.

Gruß Amethyst

_________________
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ladrOn`
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Verfasst am:
17. Feb 2005, 12:26
Rufname:

AW: Datenbank für Serienbrief aus Datenquelle erstellen - AW: Datenbank für Serienbrief aus Datenquelle erstellen

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Ok, Prima.
Das werde ich jetzt mal probieren. Klingt immerhin leichter, als das alles mit copy/paste zu übertragen! Very Happy

Danke nochmals!
ladrOn`
Amethyst
Mag PowerPoint, liebt Excel und benutzt Word


Verfasst am:
17. Feb 2005, 12:58
Rufname:
Wohnort: Bad Zwischenahn


AW: Datenbank für Serienbrief aus Datenquelle erstellen - AW: Datenbank für Serienbrief aus Datenquelle erstellen

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Lass noch mal von Dir hören, wenn es geklappt hat, das würde mich schon auch interessieren ;-))

Gruß Amethyst

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