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Serienbrief: Problem mehrerer Datensätze für einen Empfänger
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MagicMichel
Neuling


Verfasst am:
13. Apr 2005, 16:49
Rufname:
Wohnort: Hannover

Serienbrief: Problem mehrerer Datensätze für einen Empfänger - Serienbrief: Problem mehrerer Datensätze für einen Empfänger

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Hallo,

ich möchte z.B. Rechnungen schreiben an Kunden, wobei für diese mehrere Datensätze existieren, die alle auf eine Rechnung kommen sollen.

Kunde 01 - Rechnungsdatum - Betrag
Kunde 01 - Rechnungsdatum - Betrag
Kunde 01 - Rechnungsdatum - Betrag
Kunde 02 - Rechnungsdatum - Betrag
Kunde 02 - Rechnungsdatum - Betrag
Kunde 03 - Rechnungsdatum - Betrag
Kunde 03 - Rechnungsdatum - Betrag

In diesem Beispiel möchte ich also drei Rechnungen an drei Kunden schreiben mit jeweils mehreren Datensätzen. Word erstellt mir leider sieben Rechnungen.

Wie kann man das lösen?

(Arbeite mit Word2002 und Excel2002)

Vielen Dank.
Betty2004
Im Profil kannst Du frei den Rang ändern


Verfasst am:
13. Apr 2005, 20:09
Rufname:


AW: Serienbrief: Problem mehrerer Datensätze für einen Empfä - AW: Serienbrief: Problem mehrerer Datensätze für einen Empfä

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Seriendruck mit zwei Datenquellen, welche eine 1:n Beziehung abbilden (inkl. Tool zur Einrichtung eines komplexen Seriendrucks)
http://mypage.bluewin.ch/reprobst/WordFAQ/MM1toN.htm

_________________
Liebe Grüße Betty
Gast



Verfasst am:
05. Jun 2005, 21:15
Rufname:

AW: Serienbrief: Problem mehrerer Datensätze für einen Empfä - AW: Serienbrief: Problem mehrerer Datensätze für einen Empfä

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Viel zu kompliziert
Word Serienbriefe mit multiplen Datensätzen

Diese Anleitung beschäftigt sich damit wie man am einfachsten Serienmails oder Briefe mit multiplen Datensätzen erstellt.

Dazu sollte man die Word Serienbrieffunktion kennen und ein wenig Access beherrschen bzw. Abfragen erstellen können.




1
Wir benötigen als erstes Adressdatensätze wie bei jedem anderen Serienbrief auch.
Firmenname, Name, Vorname, Straße, PLZ, ORT.
Wenn vorhanden eine Kundennummer oder eben etwas was den Empfänger eindeutig identifizierbar macht in einer Datenbank.
Diese sollten in einer separaten Excel xls oder Access mdb vorliegen.

2.
Als nächstes erstellen wir eine Abfrage in Access entweder auf einen Datenbankserver oder in einer mdb. Wenn nur ein Excel Liste vorhanden ist bitte die in eine Access mdb importieren.
Wir erstellen nun die Abfrage mit den benötigten werten (benötigt werden unbedingt auch Datensätze die sich mit den Adressdatensätzen gleichen wie z.b. die Kundennummer)und exportieren die Werte aus der Abfrage in eine neue Tabelle in die mdb Datei.

3.
Nun öffnen wir ein neues Dokument oder das Dokument das für den Seriendruck verwand werden soll. Dazu stellen wir die Serienbriefoption ein und geben als Datenquelle für die Adressen unsere bei Punk 1 erstellten Datei xls oder mdb an.

4.
Nun wie gewohnt einfach Name Straße Ort … Felder einfügen.
Dann an der stelle wo die zugehörigen Datensätze erscheinen sollen ein DATABASE Feld einfügen.
Einfügen à FELD à ALLE àDATABASE (Feldfunktion anklicken à OK und wieder Abbrechen klicken)
Jetzt sollte das Feld im Word Dokument erscheinen.

5.
Rechtsklick auf das DATABASE Feld  oder ALT +F9 und folgenden Code zwischen die zwei geschweiften Klammern einfügen.
DATABASE \d "C:\\Accessdatenbank.mdb" \s "SELECT * FROM Accessdatenbank WHERE Kundennummer = {MERGEFIELD "Kundennummer"} " \h \ \l "3"\b "128"

Zur Erklärung:
C:\\Accessdatenbank.mdb ß ist der Pfad zu der mdb die in Punkt 2 erstellt wurde.

Accessdatenbank ß ist der Name der Tabelle in die wir die Daten der Abfrage aus Punkt 3 geschrieben haben

Kundennummer = ‚{MERGEFIELD "Kundennummer"}’ ß Ist der eindeutige Name der zum Vergleich der Datensätze benutzt wird. Kann auch z.b. auch Firmenname sein. Aber muss unbedingt in beiden Datenquellen gleich sein Punkt 1 und Punk 2



6.
Und siehe da wenn wir jetzt alles richtig gemacht haben und auf Seriendruck in Datei gehen wird in einer schönen Tabelle alles untereinander gelistet was den Adressaten betrifft J



Zusatzinfos für das DATABASE Feld
Feldfunktionen: Database-Feld
{ DATABASE [Schalter ] }
Fügt die Ergebnisse einer Datenbankabfrage in eine Microsoft Word-Tabelle ein. Wenn die Anzahl der Spalten mindestens 62 beträgt, fügt das DATABASE-Feld die Ergebnisse einer Abfrage in durch Tabstopps getrennte Spalten ein. Das DATABASE-Feld enthält alle Informationen, die zum Herstellen einer Verbindung mit einer Datenbank und zum Durchführen einer SQL-Abfrage (SQL = Structured Query Language) erforderlich sind. Um eine Datenbankabfrage erneut durchzuführen, aktualisieren Sie das Feld.
Ein DATABASE-Feld wird mithilfe der Schaltfläche Datenbank einfügen auf der Datenbank-Symbolleiste eingefügt.
Sicherheit  Stellen Sie beim Herstellen einer Verbindung mit einer Datenquelle sicher, dass Ihr Kennwort nicht für andere lesbar ist. Speichern Sie es z. B. nicht an Stellen, an denen es unverschlüsselt lesbar ist, wie in einem Makro. Senden Sie es ausschließlich mit dem SSL-Protokoll (Secure Sockets Layer), bei dem Daten verschlüsselt werden, über das Internet. Eine Webadresse, bei der SSL verwendet wird, erkennen Sie daran, dass sie mit https statt mit http beginnt.
Schalter
\b "Summe"
Legt fest, welche der mit dem Schalter \l gesetzten Formatattribute auf die Tabelle angewendet werden sollen. Wenn der Schalter \l nicht angegeben wird, muss der Wert des Schalters \b 16 betragen (optimale Breite). Verwenden Sie die Summe einer beliebigen Kombination der folgenden Werte, um den Wert für den Schalter festzulegen.
Die Schalter \l "3" \b "11" wenden z. B. nur die Rahmen-, Schattierungs- und Farbattribute des Tabellenformats an, das durch den Schalter \l festgelegt ist.
Wert
Bedeutung
0
Keine
1
Rahmen
2
Schattierung
4
Schriftart
8
Farbe
16
Optimale Breite
32
Überschriftenzeilen
64
Letzte Zeile
128
Erste Spalte
256
Letzte Spalte
\c "Verbindungsinfo"
Legt eine Verbindung mit den Daten fest. Beispielsweise kann eine Abfrage in einer Microsoft Access-Datenbank die Verbindungsanweisungen \c "DSN=MS Access Datenbanken; DBQ=C:\\Daten\\Umsatz93.mdb; FIL=RedISAM;" enthalten.
\d "Pfad"
Der Pfad und der Dateiname der Datenbank. Der Schalter wird für alle Datenbankabfragen außer Abfragen in einer SQL-Datenbanktabelle mit ODBC verwendet. Verwenden Sie zur Angabe des Pfades doppelte umgekehrte Schrägstriche; Beispiel: "C:\\Daten\\Umsatz94.mdb".
\f "Startnummer"
Legt die Nummer des ersten einzufügenden Datensatzes fest, z. B. \f "2445".
\h
Fügt Feldnamen aus der Datenbank als Spaltenüberschriften in die erstellte Tabelle ein.
\l "Formatnummer"
Wendet auf das Ergebnis der Datenbankabfrage ein Format aus dem Dialogfeld Tabelle AutoFormat (Menü Tabelle) an. Die Zahl "Formatnummer" wird durch das im Dialogfeld ausgewählte Tabellenformat festgelegt. Wenn dieser Schalter verwendet wird, der Schalter \b jedoch keine Tabellenattribute festlegt, fügt Word eine unformatierte Tabelle ein.
\o
Fügt zu Beginn des Seriendruckes Daten ein.
\s "SQL"
SQL-Anweisungen. Fügen Sie vor jedem Anführungszeichen in den Anweisungen einen umgekehrten Schrägstrich (\) ein. Anweisungen für eine Microsoft Access-Datenbank könnten z. B. wie folgt lauten:
"select * from \s \"Kundenliste\"".
\t "Endnummer"
Legt die Nummer des letzten einzufügenden Datensatzes fest, z. B. \t "2486".
Gast



Verfasst am:
08. Jul 2005, 08:32
Rufname:

AW: Serienbrief: Problem mehrerer Datensätze für einen Empfä - AW: Serienbrief: Problem mehrerer Datensätze für einen Empfä

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Ich habe das mit Word 97 ausprobiert, dabei ist folgendes Problem aufgetreten:
Die Funktion Menü/Seriendruck/Ausführen ist nicht verfügbar (hellgrau statt dunkelgrau hinterlegt. Was habe ich falsch gemacht?
JTR
Excel&Access&VBA-Halbwegskenner


Verfasst am:
12. Jun 2006, 13:36
Rufname:


AW: Serienbrief: Problem mehrerer Datensätze für einen Empfä - AW: Serienbrief: Problem mehrerer Datensätze für einen Empfä

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Die Version mit Datanbank einfügen geht nur, wenn die Daten an ein und der selben Stelle eingefügt werden sollen (zum beispiel in EINER tabellenzelle, es kann aber nicht über mehrere Zellen gehen).

Insofern sehe ich darin keinen Großen Vorteil, weil man alternativ auch einfach eine Variable mit eine Liste darin generieren kann. Um diese variable speichern zu können muss eine eigens fürs seriendruckdokument eingerichtete tabelle her.

Mit dieser Methode kann man alle Probleme lösen, wenn auch mit relativ viel Aufwand (unglaublich, wir sind im Jahr 2006 und MS schon in 2007 und trotzdem gibt es keine einfache Lösung für dieses Standardproblem...!!). Man muss allerdings für jede Zelle seine eigene per vbCrLf und ggf. vbTab getrennte Liste vorbereiten.

Ich find's trotzdem simpler als die elegante Lösung (die aber nur für 1:n beziehungen gilt).

_________________
- Man muß viel gelernt haben, um das, was man nicht weiß, erfragen zu können. (Jean-Jacques Rousseau) -

Wer den C64 mag, schaue in mein Profil.
Azubine
Gast


Verfasst am:
06. Jul 2006, 11:58
Rufname:

AW: Serienbrief: Problem mehrerer Datensätze für einen Empfä - AW: Serienbrief: Problem mehrerer Datensätze für einen Empfä

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Schönen guten Tag, alle miteinander,

ich benötige dringend Hilfe. Suche schon seit Tagen nach einer Lösung und hatte gehofft, dass ich sie nun in dem vorherigen Beitrag gefunden habe. Aber: ich arbeite nur mit EXCEL, nicht mit ACCESS. Meine Excel-Liste enthält im Groben

Name / Kd.-Nr. / Objekt
Meier / 1235 / Duisburg
Meier / 1234 / Köln
Meier / 1231 / Mainz
Müller / 7890 / Stuttgart
Müller / 7895 / Berlin
Schmitz / 0007 / Berlin

Und ich möchte ebenfalls, dass die Serienbriefe jeweils die entsprechenden Daten enthalten.

Wie kann ich das anstellen? Crying or Very sad

Ich habe bereits bis zum Umfallen versucht, den Tipp aus dem microsoft-forum (http://support.microsoft.com/kb/212375/en-us) meinen Serienbrief umzusetzen, aber entweder liegt es daran, dass er auf englisch ist und ich die Wenn-Dann-Funktionen nicht richtig verstehe, oder ich habe beim Abschreiben Fehler gemacht. Leider kann ich das nicht nachvollziehen. Bitte, falls mir jemand einen Hinweis geben kann - ich wäre mega happy. Muss diese Serienbriefe leider dringend fertig machen, ca. 700 Datensätze Embarassed

Vielen Dank!!!

Die Azubine
Skydiver436
Im Profil kannst Du frei den Rang ändern


Verfasst am:
10. Jul 2006, 09:39
Rufname:

AW: Serienbrief: Problem mehrerer Datensätze für einen Empfä - AW: Serienbrief: Problem mehrerer Datensätze für einen Empfä

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Hallo!

ich bin gerade dabei den Lösungsweg vom obigen Post mit einfügen des DATABASE Feldes nachzuvollziehen. Allerdings bringt er bei mir ständig die Meldung das er die Datenquelle nicht öffnen kann....

Rechtschreibfehler sind eigentlich keine drin, woran kann es liegen?

Thx,
Sky


PS: ich benutze ebenfalls Word2002, falls jemand eine Beispielsdatei hat würde mir das helfen.
JTR
Excel&Access&VBA-Halbwegskenner


Verfasst am:
10. Jul 2006, 10:46
Rufname:

AW: Serienbrief: Problem mehrerer Datensätze für einen Empfä - AW: Serienbrief: Problem mehrerer Datensätze für einen Empfä

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Der beste Lösungsansatz scheint über Textmarken zu laufen.
Ich habe diesen Tipp von rita:
http://mypage.bluewin.ch/reprobst/WordFAQ/TM.htm#TM03
Einfach in Word Textmarken einfügen und per Access ODER Excel mit
Code:
ActiveDocument.Bookmarks("Name").Range.Text="Mein text"
darauf zugreifen.

Serienbriefe muss man dann "per Hand" machen oder doch über ne Verknüpfung gehen (geht auch ohne DATABASE mit Serienbrief-Quelle), aber Verknüpfungen waren bei mir immer instabil.

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Wer den C64 mag, schaue in mein Profil.
JTR
Excel&Access&VBA-Halbwegskenner


Verfasst am:
10. Jul 2006, 13:40
Rufname:

AW: Serienbrief: Problem mehrerer Datensätze für einen Empfä - AW: Serienbrief: Problem mehrerer Datensätze für einen Empfä

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OH, da hab ich wohl zu voreilig gepostet... irgendwie klappt das bei mir nur von Word aus, nicht von Access aus. Merkwürdig.
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- Man muß viel gelernt haben, um das, was man nicht weiß, erfragen zu können. (Jean-Jacques Rousseau) -

Wer den C64 mag, schaue in mein Profil.
Gast



Verfasst am:
26. März 2009, 12:09
Rufname:

AW: Serienbrief: Problem mehrerer Datensätze für einen Empfä - AW: Serienbrief: Problem mehrerer Datensätze für einen Empfä

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Der oben genannten Lösungsweg ist übrigens 1:1 von Microsoft geklaut!

Hier der Original-Link mit Formatierungen!

http://office.microsoft.com/de-at/word/HP051862061031.aspx
A-Zwo
Office-Allrounder


Verfasst am:
18. Jan 2013, 06:04
Rufname:

AW: Serienbrief: Problem mehrerer Datensätze für einen Empfä - AW: Serienbrief: Problem mehrerer Datensätze für einen Empfä

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Moin,

das Thema kann auch mit Word und Excel allein gelöst werden. Access - falls vorhanden - funktioniert vermutlich am elegantesten.

Für die Word-Excel-Lösung brauchen wir in Excel eine Information, bei welchem Datensatz es sich um den jeweils letzten Eintrag pro Person handelt. Die Datensätze mit den Rechnungen (n) müssen pro Person (1) in Excel sortiert vorliegen.

Im Netz bitte mal zum Thema: "Seriendruck" "set duplicate" suchen. Microsoft-Link: http://support.microsoft.com/kb/105888/de

Ich habe dazu ein YouTube-Video mit Beispieldateien unter Word 2010 erstellt: http://youtu.be/w5owTBobPQM

Bei mir bleibt noch offen, wie ich leere Zeilen verhindern kann. Die Parameter P für Absatzwechsel und t für Tabstop aus dem Microsoft-Link funktionieren wohl leider nicht mehr. Oder ich nutze sie falsch.

Beste Grüße
Andreas

_________________
Andreas Thehos
Tombert
Gast


Verfasst am:
29. Jul 2013, 14:27
Rufname:


AW: Serienbrief: Problem mehrerer Datensätze für einen Empfä - AW: Serienbrief: Problem mehrerer Datensätze für einen Empfä

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Im youtube-video gehts du davon aus, das max. 5 Einträge pro Person vorhanden sind. Sorry, das ist doch völlig untauglich! Wenn ich das so nutzen will, muss ich jedesmal beten, das tatsächlich nicht mehr als 5 Datensätze für eine Person vorhanden ist. Das ist in der Praxis bei Tabellen mit mehreren hundert Einträgen nicht brauchbar.


P.s: Ausserdem liest du zuviel Perry Rhodan.... Smile

mfg
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