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Werte aus einem Access-Nachschlagefeld in Word Serienbrief
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Access Nachschlagfeld
Gast


Verfasst am:
30. Jan 2004, 23:59
Rufname:

Werte aus einem Access-Nachschlagefeld in Word Serienbrief - Werte aus einem Access-Nachschlagefeld in Word Serienbrief

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Hallo!

Ich benutze Word sowie Access XP und habe eine Tabelle in der ich ein Nachschlagefeld benutze, um Bezeichungen nicht immer per Hand eingeben zu müssen. Nun habe ich versucht, diese Bezeichungen in ein Word- Serienbrieffeld zu übergeben, aber in Word wird mir immer nur die Indexnummer des entsprechenden Nachschlageelements angezeigt. Wie bekomme ich auch in den Serienbrief die dazu passende Beschreibung?

Vielen Dank schon mal... ich hoffe ihr könnt mir weiterhelfen!

Gruß
Jan von dem Berge
Desiree
Gast


Verfasst am:
07. Jun 2004, 11:16
Rufname:


AW: Werte aus einem Access-Nachschlagefeld in Word Serienbri - AW: Werte aus einem Access-Nachschlagefeld in Word Serienbri

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Die Frage ist ja schon ein Weilchen her, aber da doch so einige Zugriffe erfolgen:

Da eine „Indexnummer“ gezeigt wird, vermute ich, dass sich das Nachschlagfeld nicht auf eine Werteliste sondern auf eine andere Tabelle bezieht, deren Primärschlüssel eventuell hier als Fremdschlüssel eingefügt ist. In einem solchen Fall ist für den Serienbrief statt der Originaltabelle eine Abfrage zu benutzen, die beide Tabellen über ihr gemeinsames Schlüsselfeld verknüpft. Statt des Nachschlagfeldes der Adressentabelle benutzt die Abfrage dann das Feld mit den „richtigen“ Texten aus dieser anderen Tabelle.

Beispiel: Tabelle „Kunden“ hat ein Nachschlagefeld für „Anrede“, worin nur Schlüsselwerte (z. B. 1 oder 2) gespeichert sind, aber die Nachschlagwerte (z.B. „Herr“ oder „Frau“) angezeigt werden. Es existiert eine Tabelle „Anreden“ mit einer Autowertspalte „AnredeNr“ und einer Textspalte „Anrede“. Hierauf wird beim Nachschlagen zugegriffen. Es ist in Access eine neue Auswahlabfrage zu erstellen (am sichersten in der Entwurfsansicht), die beide Tabellen einbezieht, wobei das Feld „Anrede“ aus der Tabelle „Kunden“ mit dem Feld „AnredeNr“ aus Tabelle „Anreden“ zu verknüpfen ist (Verknüpfung ist eventuell schon vorhanden, sonst das Anrede-Schlüsselfeld der einen Tabelle mit der Maus auf das Anrede-Schlüsselfeld der anderen Tabelle ziehen). Falls einige Kundesätze keine Anrede besitzen (also das Schlüsselfeld gelegentlich leer ist), muss aus der Verknüpfung noch ein „Outer-Join“ gemacht werden, der dafür sorgt, dass auch Kunden ohne Anrede in der Auswahlabfrage erscheinen: Doppelklick auf die Verknüpfungslinie im Abfrageentwurf Option „Beinhaltet ALLE Datensätze aus Kunden...“. Gewünschte Felder für den Seriendruck am einfachsten mit Doppelklick in die Feldauswahl stellen und dabei darauf achten, dass die Anrede nicht aus der Kundentabelle sondern aus der Anreden-Tabelle genommen wird.
Nun den Serienbrief mit der Abfrage als Datenquelle einrichten.

Gruß
Desiree
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