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Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage
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Michelle1
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Verfasst am:
25. Jan 2010, 15:41
Rufname:

AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage - AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage

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       Version: Office 2003

Hallo,

danke für deine antwort, ja, das war echt sehr simpel, ich habe das dann auch gleich verstanden.
Ich habe jetzt mal am Wochenende ziemlich heftig versucht das alles hinzubasteln, aber das hat vorne und hinten nicht geklappt. Nun habe ich beschlossen Euch doch meine Datenbank zu zeigen, denn alleine schaffe ich das wirklich nicht.
www.robirob.com/Version_Forum.mdb

Wenn ihr die Datenbank öffnet und in dem Formular seid, dann sind das alle Daten, die in die Wordvorlage reingeschrieben werden sollen. Das Problem besteht für mich immer noch darin, dass ich das mit der Variabilität nicht hinbekomme.

Jede Prüfung hat mehrere Mängel und jeder Mangel hat mehrere Epfehlungen. Jetzt ist die Warengruppe der Mangel und die Produkte die Empfehlungen.

Das bedeutet:
Prüfung1

Mangel1
Empfehlung1
Empfehlung2
Mangel2
Empfehlung3
Mangel3
Empfehlung4
Empfehlung5
Empfehlung6


Mein zweites Problem ist, dass im Hauptformuar auch noch auf zwei weitere Formulare (Abfragen) zugegriffen wird: auf die HABT und die Prüfer. Wie ich die verbinden kann, weiß ich auch nicht.
Hier habe ich Euch auch die Vorlage, worin es reingeschrieben werden soll. Die Textmarken habe ich schon in die Wordvorlage reingearbeitet.

Ich hoffe ihr versteht auch jetzt noch mein Problem. Es tut mir leid, das ich Euch erst eine Beispielversion geschickt habe. Ich dachte ich könnte es damit erklären und Euch etwas erleichtern, aber ich glaube das war wohl nichts.
Ich brauche wirklich Eure Hilfe, da das Programm ganz bald benutzt werden muss und ich leider VBA noch gar nicht kann und das einfach alleine nicht hinbekomme.


Vielen Dank für Eure Hilfe
Gruß
Michelle



Follow-up1.zip
 Beschreibung:

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 Dateiname:  Follow-up1.zip
 Dateigröße:  28.76 KB
 Heruntergeladen:  26 mal

Marmeladenglas
komme zurecht


Verfasst am:
26. Jan 2010, 09:28
Rufname:


AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage - AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage

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       Version: Office 2003

Hi,
sorry, dass ich das so sage, aber das Tabellenmodell ist alles andere als durchdacht (ohne komplett zu verstehen, was in dieser DB abgewickelt wird).
Wie so oft würde ich vorstschlagen, das DB-Modell zu überarbeiten (wenn du willst hier gemeinsam). Aber aktuell ist da einiges im Argen.
Beispiel: Die Initialen eines Prüfers als Primärschlüssel ?
Die Mangel_NR enthält Information, die zusätzlich nochmal im Feld PP wiederholt wird und dann nochmal Mangel_NR-halb die anscheinend die andere Hälfte der GesamtmangelNr ergibt - wozu? In der Kurzbeschreibung wird dann nochmal diese Versions_nr (?) .. 3.1, 3.2 wiederholt ? Kein durchgängiges Schema von Objektbezeichnungen, Umlaute, Sonderzeichen in Objektnamen.
und einiges mehr...
Außerdem frage ich mich was das mit den Warengruppen sollte, wenn es hier um was ganz anderes ging, das ist doch nur doppelte Arbeit, sich jetzt in das tatsächliche Thema reinzudenken. Wo soll hier die Erleichterung sein ?
Michelle1
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Verfasst am:
26. Jan 2010, 10:14
Rufname:

AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage - AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage

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       Version: Office 2003

Hi,

es tut mir wirklich richtig leid. Ich wollte Nicht die komplizierte Datenbank hier reinstellen, sondern versuchen mit einer leichten Struktur das hinzubekommen. Tut mir wirklich richtig leid, doppelte Arbeit wollte ich sicher nicht machen. Crying or Very sad

Um es Euch zu erleichtern habe ich diese Daten so in die Kurzbeschreibung eingetragen. Später kommen da sprechende Beschreibungen rein, wo keine Nr. mehr drinsteht.
Die MangelNr. halb habe ich vergessen hersauszunehmen. Dieses Feld wird nicht mehr genutzt. Es war ein Versuch, der leider nicht geklappt hat. Sad

Die Prüfer haben alle festgelegte Kürzel, die wunderbar als Primärschlüssel dienen können, da niemals zwei Prüfer ein gleiches Kürzel haben. Das dachte ich zur verminderung der Datenredundanz.

Es ist wirklich sehr sehr schwer das alles zu erklären ich versuche es wirklich so gut ich kann, aber ich habe leider noch keine Erfahrung damit.

Die Datenbankstruktur ist dafür da, Prüfungsvorgänge einzugeben. Es wird ein Vorgang geprüft und dann immer wieder geschaut ob die Mängel behoben wurden. Wenn nicht, kommt nochmals ein Meldedatum (ein neuer Termin bis es abgearbeitet sein muss) rein. Daher auch die verschiedenen Versionen.
Ich arbeite noch heftig an der Datenbank, daher ist sie ganz sicher noch nicht fertig.

Vielen vielen Dank für deine Unterstützung.

Gruß
Michelle
Marmeladenglas
komme zurecht


Verfasst am:
26. Jan 2010, 10:34
Rufname:

AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage - AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage

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       Version: Office 2003

Hi,
verwende grundsätzlich Autowerte als Primärschlüssel (zumindest ich mach das so) und Long als Fremdschlüssel (keine Textfelder). Dann bist auf der sicheren Seite. Irgendwann gibt es dann doch mal einen Prüfer der zufällig die gleichen Initialen hat. Soll ja nicht heißen, dass du deine Kürzel nicht einsetzen sollst, sondern nur das intern hierfür der Primärschlüssel über Autowert verwendet wird. Wie gesagt, wenn du bereit bist das umzubauen, können wir da durch gehen. Aber ich will das nicht überarbeiten und hinterher nimmst eh dein altes Konzept Wink
ehm dein verantwortlicher Bereich in der Mangel-Tabelle ist doch wiederum die Hauptabteilung .. warum hier keine Beziehung.
Ich habe jetzt wenig Zeit. Wenn du willst heut abend ?

Mit der Vereinfachung: das passiert hier oft, das Fragesteller was zu vereinfachen glauben, indem sie tatsächliche Gegebenheiten auf andere Strukturen übertragen - oft geht das aber schief.. Wink
Es gab mal einen Fall hier, da war von Eiern und Hühner die Rede, zum Schluß waren es Aktien- und Renditewerte etc. Laughing
Michelle1
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Verfasst am:
26. Jan 2010, 11:04
Rufname:


AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage - AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage

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       Version: Office 2003

Hi,

ich gebe dir eigentlich recht mit Autowert als Primärschlüssel. Diesmal glaube ich aber wäre es so besser. Ich erkläre Dir warum.

Also zum einen ist es so, wenn man hier als Prüfer arbeitet bekommt man bei der Einstellung ein Kürzel zugestellt. Dieses Kürzel kann sicher nicht mit einem anderen gleich sein! Daher verwende ich schon gegebene Voraussetzungen. Wink

Ich benutze Textfelder und nicht Long als Fremdschlüssel, da es nicht nur Zahlen sind. Auch hier gibt es eine Jahrelang durchgeführte Vorgehensweise. Jede Prüfung beginnt mit der jeweiligen Jahreszahl und dann einer zugeordneten Nummer nach einem Unterstrich. D.h. z.b. 2010_01, 2010_02... Auch hier habe ich einfach das Zählsystem genutzt, welches schon benutzt wird.

Wäre es arg schlimm für dich, wenn wir es so lassen, da ich garantieren kann, dass es funktioniert. Ich habe es schon im Vorherigen System mit dieser Nummerierung durchgeführt. Ich weiß, dass es nicht ganz galant ist. Smile

Ich versteh deinen Einwand bezüglich den verantwortlichen Bereichen in der Mangeltabelle nicht so ganz. Ich versuche es mal zu erklären...Ich habe dort keine Beziehung, da ich dort nicht das Ressort benötige, da es sich ja eh um die schon genannten Bereiche handelt. Es kann allerdings sein, dass für drei Mängel der BereichA1 zuständig ist und nur für einen anderen A2. Es ist nicht so, dass die Verantwortlichkeiten gleich verteilt werden.

Habe ich das ungefähr gut erklärt??
Nochmals ganz großes Entschuldigung für die Beispieldatei. Ich habe nun wieder was neues gelernt und werde diesen Fehler bestimmt nicht nochmal machen Razz


Gruß
Michelle
Marmeladenglas
komme zurecht


Verfasst am:
26. Jan 2010, 11:19
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AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage - AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage

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       Version: Office 2003

HI,
verstehe doch bitte, dass Primär- bzw. Fremdschlüssel für das Zusammenspiel zwischen den Tabellen verantwortlich sind, was intern in Acces wie in Beziehung steht.
Ich sage doch nicht, du sollst dein Zählsystem nicht verwenden oder deine Prüferkürzel. Nur für die Bildung der Beziehungen plädiere ich für Autowert - Long. Diese Schlüssel werden später ausgeblendet und dienen rein im Hintergrund für den Ablauf der DB.
Es bleibt dir ja unbenommen deine eigene Zählnummern zu verwenden.
Aber wie gesagt, ich kann mir das erst heut abend anschauen.
Michelle1
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Verfasst am:
26. Jan 2010, 11:28
Rufname:

AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage - AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage

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       Version: Office 2003

O.k. dann bin ich damit einverstanden. Razz ...
Die zählweise sollte halt so bleiben:) ...
Marmeladenglas
komme zurecht


Verfasst am:
26. Jan 2010, 11:57
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AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage - AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage

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       Version: Office 2003

Hi,
bzw. der Verantwortlichkeit kann ich nur beurteilen was ich sehe, da mir der Ablauf der DB noch sehr verborgen ist.
Im Feld Verantwortlichkeit sind Werte eingetragen wie A1 A2 A3 etc.
Das spiegelt sich doch exakt in der Tabelle HAbt wieder, somit kannst du doch diese Tabelle als Hilfstabelle nutzen und hier eine Beziehung hierüber machen.
Das gleiche gilt für den Prüfer, der anscheinend auch einer Abteilung zugeordnet wird. Ist der Prüfer für eine Abteilung immer der gleiche oder kann das wechseln ?
Kann der Prüfer irgendwann für eine andere Abteilung verantwortlich sein ?
Wie kommt es zu so einer Nummer:
2010_01/3.1?
-> Ok, der erste Teil ist Jahr und vermutlich Monat (oder nur eine fortlaufende Nummerierung), aber was ist 3.1 ? Ist das willkürlich 3.1 ?
Ist die DB bzgl. der Tabellen vollständig oder gibt es da noch mehr ?

Also: versuche mal bitte die Abläufe in der DB zu erklären.
Bitte nicht wie Access funktionieren soll, sondern wie die Abläufe in eurer Firma gehandhabt werden.
Was hat es mit dieser Follow-UP Grundtabelle auf sich ?
Gast



Verfasst am:
26. Jan 2010, 14:56
Rufname:

AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage - AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage

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       Version: Office 2003

Hi,

so jetzt erklär ich Dir das System von Grundauf. Razz
Also: Bei uns gibt es Leute die prüfen bestimmte Prozesse. Diese Personen werden Prüfer genannt und haben ein bestimmtes Kürzel, hinter dem sich ein Name verbirgt. Der Prozess wird von einem bestimmten Bereich z.B. A1 durchgeführt. Hinter diesen Kürzeln verbirgt sich zwar ein Name, wird aber in unserem Tool nicht benötigt, daher ist nur das Kürzel wichtig. Also dieser Bereich ist somit der verantwortliche Bereich für einen bestimmten Prozess.
Wenn die Prüfung vom Prüfer abgeschlossen ist und Mängel aufgetaucht sind, werden die Daten in diesem Tool eingetragen. Also der Name der Prüfung 2010_01 (Jahr_fortlaufende festvordefinierte Nr eines Plans) und die Mängel...MangelNr. 2010_01/3.1 (Jahr_fortlaufende festvordefinierte Nr/Nr des Mangels, festgelegt in Abhängigkeit zum Bericht). Zu diesen Mängeln gibt es dann oft noch Empfehlungen, wie der Mangel behoben werden könnte.

Die Datenbank ist eine Auflistung aller Mängel. Es gibt dann noch die sogenannte Eskalationsstufe, die je nachdem ob der Mangel im genannten Zeitrahmen behoben wurde auf grün springt. Wenn nicht, dann springt sie auf gelb und wenn der Mangel auch beim nächsten termin nicht behoben wurde, dann kommt rot (etwas komplizierter, aber sehr nah dran).

Der Prüfer ist der Prüfung zugeordnet, daher ist das Kürzel auch in der Follow-up Grundtabelle genannt.
Die Follow-up Grundtabelle ist sozusagen die Haupttabelle. Sie gibt an um welche Prüfung es sich handelt, welcher Prüfer diese durchführt und welche Bereiche betroffen sind.
Daran anschließend sind dann die Mängel und Empfehlungen pro Prüfung zu erkennen.

Die DB bezgl. der Tabellen ist vollständig.

Ich hoffe ich konnte dir etwas helfen Klarheit reinzubringen.

Gruß
Michelle
Marmeladenglas
komme zurecht


Verfasst am:
26. Jan 2010, 16:37
Rufname:

AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage - AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage

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       Version: Office 2003

Hi,
sind das sich wiederholende Prozesse die geprüft werden ?
Existiert eine Liste von Prozessen, die wiederholend pro Abteilung (?) geprüft werden ?
Ist der Prüfer immer nur für seine Abteilung zuständig oder kann ein Prüfer aus Abteilung A einen Prozess von Abteilung B prüfen ?
Gast



Verfasst am:
26. Jan 2010, 16:51
Rufname:

AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage - AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage

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       Version: Office 2003

Nein, die Prozesse wiederholen sich nicht.
Es existiert eine List, die ändert sich aber jedes Jahr grundlegend, so das nichts doppelt geprüft wird. Die Prüfer kommen von einer ganz anderen Abteilung und Prüfen die Prozesse in verschiedenen anderen Bereichen. D.h. Prüfer und Bereich hat keine eigene Verbindung. Es ist ganz variabel wo die einzelenen Prüfer eingesetzt werden.
Michelle1
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Verfasst am:
28. Jan 2010, 10:54
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AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage - AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage

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       Version: Office 2003

Hi,

kannst du mir helfen?? Crying or Very sad

Kann ich Dir noch irgendwelche Sachen erklären, die bisher noch unklar sind in der Datenbank??

Ich brauch wirklich ganz dringend hilfe.

Viele Grüße

michelle
Marmeladenglas
komme zurecht


Verfasst am:
28. Jan 2010, 12:10
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AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage - AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage

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       Version: Office 2003

Hi,
ich tu mich da noch ein bißchen schwer:
- zum einen fehlt mir die Zeit mich da drauf zu konzentrieren
- sind mir die Zusammenhänge noch nicht so ganz klar.
Vielleicht solltest du mal @Astern privat ansprechen, ob er sich hier mit in den Thread mit einklinkt - Datenmodelle sind wohl sein Steckenpferd - meins nicht unbedingt.

Was besagt z.b. diese Tabelle tab_Vers_Mangel ?
So wie ich es verstehe:
in der Follow_UP werden die zu prüfenden Prozesse erfasst (PP). Die Prozesse werden von Abteilungen initiert bzw. sind dafür verantwortlich. Die Prüfung des Prozesses kann von einem x-beliebigen Prüfer (der keiner Abteilung zugeordnet ist - obwohl, dass eigentlich in deinem DB-Modell so dargestellt ist) geprüft werden. Der Prozess kann von mehreren Prüfern geprüft werden. Der Prüfer stellt u. Umständen Mängel fest, deren Beseitigung über Empfehlungen dokumentiert werden.
Michelle1
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Verfasst am:
28. Jan 2010, 12:34
Rufname:

AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage - AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage

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       Version: Office 2003

Hi,

ja, du hast das schon sehr gut verstanden. Die Prüfer sind schon einer Abteilung zugeordnet, diese Abteilung hat aber keine eigenen Prozesse und wird somit nicht geprüft, somit sind die Prüfer nicht den zu prüfenden Abteilungen zugeordnet.

Nochmal speziell meine Frage. Unsere Datenbank funktioniert schon sehr gut und wir könnten sie auch so lassen. Es geht mir wirklich nur darum, die Daten in eine Wordvorlage zu exportieren, wie ich das in der Anlage gezeigt habe. Kannst du mir ganz konkret bei diesem Problem hefen??

Bitte, das wäre echt so toll, denn langsam wird es bei mir sehr knapp mit der Zeit. Crying or Very sad

Gruß

Michelle
Marmeladenglas
komme zurecht


Verfasst am:
28. Jan 2010, 13:55
Rufname:


AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage - AW: Daten von mehreren Formularen in Wordvorlage

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       Version: Office 2003

HI,
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