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Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abrechnung
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websnake75
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Verfasst am:
25. März 2010, 20:24
Rufname:
Wohnort: Greifswald

Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abrechnung - Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abrechnung

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       Version: Office 2003

Hallo,

ich möchte über Access die Abrechnung von Betreuungsgeldern für eine Kindertagesstätte realisieren. Ich habe bereits etwas damit begonnen, stoße aber jetzt an meine Grenzen. Nun suche ich jemanden, der (gegen ein kleines Entgelt) mir weiterhelfen würde und mir beratend zur Seite steht. Eventuell sind Programmierungskenntnisse erforderlich, da am Ende Datensätze in eine Datei (ASCII-Zeichensatz) geschrieben werden sollen, die ich in meine Buchhaltung einlesen kann. Hier jetzt mal mein kurzer Ansatz, wie die Abrechnung erfasst werden soll:

1. Kind aufrufen
2. jedes Kind hat mehrere Kostenpfl. (Eltern, Land, Jugendamt, Wohnsitzgem. etc)
3. es gibt verschiedene Betreuungsarten (Krippe, Kita, Hort) mit unterschiedlichen Preisen

Bei den Rechnungen nun noch folgende Besonderheit. Es gibt Einzelrechnungen, z.B. die Eltern bekommen pro Monat für Ihr Kind eine Rechnung und es gibt Sammelrechnungen z.B. das Land bekommt eine Rechnung im Monat auf der alle Kinder erfasst sind. Da stelle ich mir vor, dass man dies bei den Kostenpflichtigen hinterlegt.

Mehr Details würde ich dann gern bei Interesse besprechen wollen.

Gruß Ronald
astern
Datenmodell-Missionar


Verfasst am:
25. März 2010, 22:10
Rufname: Andreas
Wohnort: Rastede


AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abrechn - AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abrechn

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       Version: Office 2003

Hallo!
Das könnte so aussehen (s.u.):
Ein Kind nimmt von ... bis ... eine bestimmte Betreuungsart in Anspruch (bet_von / bet_bis)
Eine "Betreuung" ist dann z.B.: "Vom 1.3.2009 bis zum 30.10.2009 im Hort".
Die Betreuungsart hat einen (zeitabhängigen: pre_von ... pre_bis) Preis.
Für ein Kind sind mehrere Kostenpflichtige zuständig (zeitabhängig: kinkos_von ... kinkos_bis).
Eine Einzelrechnung gehört zu einer Betreuung und geht an einen Kostenpflichtigen.
Eine Sammelrechnung fasst mehrere Einzelrechnungen zusammen und geht an einen Kostenpflichtigen.

Kommt das so hin?

MfG
A*

PS: Hallo Greifswald! Ich bin dort geboren und habe die ersten 18 Jahre meines Lebens dort gewohnt!

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websnake75
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Verfasst am:
26. März 2010, 11:02
Rufname:
Wohnort: Greifswald

AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abrechn - AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abrechn

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       Version: Office 2003

Hallo Andreas,

das sieht super aus und ist erstmal auch schlüssig für mich. Gerade das Problem mit Einzel- und Sammelrechnung hat mir Sorge bereitet.

Ich werde heute abend mal ein paar Eingaben machen um zu sehen ob alles notwendige berücksichtig ist.

Ich habe mal eine Tabelle erfasst, welche die notwendigen Felder für die Finanzbuchhaltung enthält. Die zeige ich heute abend auch mal auf.

Aber erstmal vielen, vielen Dank aus HGW.

Gruß Ronald
astern
Datenmodell-Missionar


Verfasst am:
26. März 2010, 12:13
Rufname: Andreas
Wohnort: Rastede

AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abrechn - AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abrechn

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       Version: Office 2003

Hallo!
Die genaue Anbindung der Sammelrechnung müsste man sich nochmal überlegen. Die Frage ist, ob das möglich ist!
Das geht nämlich nur, wenn die Abrechnungszeiträume übereinstimmen. Du sagtest, dass die Sammelrechnungen monatlich erstellt werden. Wenn die Einzelrechnungen auch monatlich erstellt werden (wovon ich mal ausgehe), dann könnte man mehrere Einzelrechnungen eines Monats zu einer Sammelrechnung (für diesen Monat) zusammenfassen. Dann gäbe es kein Problem.
Wenn die Einzelrechnungen aber über eine Monatsgrenze hinweggehen (weil ein Kind zum Beispiel erst ab Mitte des Monats im Hort war und dann eine Rechnung für den Zeitraum vom 15.4. bis 31.5. erstellt wird), dann kann man das nicht mehr zu einer monatlichen Sammelrechnung zusammenfassen.
In dem Fall müsstest Ihr ja aber sowieso eine Lösung dieses Problems haben: Wie wird der Betrag einer Einzelrechnung über den Zeitraum 15.4.-31.5. in der Sammelrechnung berücksichtigt? Ich denke mal, dass dann auf der Einzelrechnung zwei Beträge für die Zeiträume 15.4.-30.4. und 1.5.-31.5. stehen.
Also das müsstest Du nochmal klären.

Noch etwas: Wie ist das mit der Aufteilung der Kosten auf die Kostenpflichtigen? Ist das nicht so, dass z.B. die Eltern für die Krippenbetreuung 40% der Kosten tragen und die Stadt 60%? (oder 30%/70% - keine Ahnung ...) Müsste man nicht den prozentualen Kostenanteil auch festhalten?

MfG
A*

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websnake75
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Verfasst am:
27. März 2010, 13:44
Rufname:
Wohnort: Greifswald


AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abrechn - AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abrechn

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       Version: Office 2003

websnake75 am 26. März 2010 um 15:34 hat folgendes geschrieben:
Hallo Andreas,

ja, die Abrechnungszeiträume der Einzel- und Sammelrechnung stimmen überein. Ich dachte mir das so, dass ich bevor ich in das Formular für die Betreuungsarterfassung für jedes Kind komme, den Abrechnungsmonat eingebe (z.B. 03.2010). Es kann sein, dass ein Kind nur ab dem 15. des Monats da war, dann zahlen die Kostenpflichtigen nur den halben Satz. Das wollte ich mit einer extra Leistung mit halbem Preis realisieren.

Wie das mit den anderen Preisen ist, dafür habe ich ein Schema zu Hause, das kann ich Dir mal zeigen.

ein Beispiel bei Betreuung Krippe Ganztag
Eltern 270,03
Land 168,92
Jugendamt 48,65
Wohnsitzgemeinde 276,60 (zahlt die weniger muss die Differenz auf die Eltern)

Jugendamt bei Ermäßigung Eltern - wenn ich hier 10,00 erfasse, zahlen die Eltern 10,00 weniger
Jugendamt Geschwistererm. - wenn ich hier 10,00 erfasse, zahlen die Eltern 10,00 weniger
Landesamt Vorschule - wenn ich hier 10,00 erfasse, zahlen die Eltern 10,00 weniger

Ich habe da zwei Wege der Erfassung im Kopf.
1. Wie bei einer Rechnung, müssen alle Zeilen einmal per Hand erfasst werden und mir wird schon die Erfassung des Vormonats vorgeschlagen.

oder

2. Ich gebe die Leistung z.B. Krippe Ganztag ein (vielleicht über eine Kennziffer) und dann erscheint gleich die Standart Kostenverteilung, wie:

Eltern 270,03
Land 168,92
Jugendamt 48,65
Wohnsitzgemeinde 276,60

Ich weiß jetzt nicht, welcher Ansatz für die Datenbank schlauer ist.

Gruß Ronald

Hallo,

als Anlage der Entwurf mit ein paar Eingaben und der Tabelle zur Beschreibung der Fibu-Schnittstelle.

Gruß Ronald



kita-v0101.zip
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astern
Datenmodell-Missionar


Verfasst am:
29. März 2010, 10:30
Rufname: Andreas
Wohnort: Rastede

AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abrechn - AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abrechn

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       Version: Office 2003

Hallo!
Erfassungsarten:
Das hängt davon ab, ob es einen Standard (übrigens hinten mit "d") gibt. Wenn ich die krummen Summen sehe, kann ich mir das eigentlich nicht vorstellen. Wenn also viele Kinder ein und dieselbe Verteilung der Kosten auf die Kostenpflichtigen haben, macht es Sinn, Deine Variante 2) zu wählen; wenn aber fast alle unterschiedlich sind, dann eher Variante 1).

FiBu-Schnittstelle:
Da müsstest Du mal kontrollieren, ob sich alle Spalten der Tabelle tblFibu_Schnittselle aus den übrigen Tabellen ermitteln lassen. Wenn nicht, müsste das Datenmodell um entsprechende Spalten bzw. Tabellen ergänzt werden.

Versionen:
In der Software-Entwicklung ist eine saubere Versionsverwaltung "lebenswichtig", sonst kommt alles durcheinander. Wenn ich Dir also eine Version 1 schicke und Du änderst etwas daran, dann ist es Version 2!

MfG
A*

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websnake75
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Verfasst am:
29. März 2010, 12:24
Rufname:
Wohnort: Greifswald

AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abrechn - AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abrechn

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       Version: Office 2003

Hi,

ok, mit den Versionsnummern ist klar.

Mit den Feldern der Fibu-Schnittstelle hatte ich das auch schon so bedacht. Ich sollte also jede Spalte mit Daten aus irgendeiner Tabelle füllen können. Dabei ist es egal ob sich die Daten ändern oder nicht. Beispiel: In der Spalte Buchungsart wird immer "01" stehen. Richtig?

Gruß Ronald
astern
Datenmodell-Missionar


Verfasst am:
29. März 2010, 12:32
Rufname: Andreas
Wohnort: Rastede

Re: AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abr - Re: AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abr

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       Version: Office 2003

Hallo!
Zitat:
Dabei ist es egal ob sich die Daten ändern oder nicht. Beispiel: In der Spalte Buchungsart wird immer "01" stehen. Richtig?
Najaa - was heißt "egal" ...
Du musst ja nachher die Tabelle tblFibu_Schnittstelle mit Daten füllen. Diese Daten musst Du entweder
(1) direkt aus einer anderen Tabelle entnehmen oder
(2) aus einem oder mehreren Werten aus einer oder mehreren anderen Tabellen berechnen oder
(3) fest vorgeben.
Das kannst Du per VBA machen oder mit einer Aktualisierungs- bzw. Anfüge-Abfrage.

MfG
A*

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websnake75
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Verfasst am:
29. März 2010, 15:09
Rufname:
Wohnort: Greifswald

AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abrechn - AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abrechn

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       Version: Office 2003

Ich habe am Wochenende z. B. die Normalisierung 1-3 angeschaut. Bei meinem Beispiel Buchungsart wüsste ich jetzt nicht in welche Tabelle ich das Feld aufnehmen sollte.

Bei Kind - nein
Kostenpflichtiger - auch nicht

das ist ja eher ein globales Feld, in dem immer die 03 steht. In welche Tabelle kommt so ein Feld?

Je mehr ich rumprobiere, um so mehr verstehe ich die Wichtigkeit des Datenmodells.

Gruß Ronald
astern
Datenmodell-Missionar


Verfasst am:
29. März 2010, 19:20
Rufname: Andreas
Wohnort: Rastede

Re: AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abr - Re: AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abr

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       Version: Office 2003

Hallo!
Zitat:
Ich habe am Wochenende z. B. die Normalisierung 1-3 angeschaut.
Verstehe ich nicht. Was meinst Du damit??

Zitat:
das ist ja eher ein globales Feld, in dem immer die 03 steht. In welche Tabelle kommt so ein Feld?
Wenn es wirklich IMMER "03" ist, kannst Du es "hardcodieren", d.h. in den Programmcode zum Füllen der Tabelle tblFibu_Schnittstelle reinschreiben.
Wenn es evtl. doch mal eine "04" sein könnte, dann kannst Du z.B. eine extra Tabelle für solche Parameter anlegen.

Zitat:
Je mehr ich rumprobiere, um so mehr verstehe ich die Wichtigkeit des Datenmodells.
Das freut mich! Wieder ein "Bekehrter" ;-)

MfG
A*

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websnake75
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Verfasst am:
02. Mai 2010, 19:02
Rufname:
Wohnort: Greifswald

AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abrechn - AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abrechn

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       Version: Office 2003

websnake75 am 29. März 2010 um 21:09 hat folgendes geschrieben:
astern - 29. März 2010, 19:20 hat folgendes geschrieben:
Verstehe ich nicht. Was meinst Du damit?
Na das man z.B. Tabellen in die 1 Normalform bringt indem man die Daten atomarisiert. Also nicht Straße, Hausnummer, PLZ und Otr in einer Spalte Adresse hat, sonder daraus 4 Spalten macht.

2 Normalform = die Daten einer Tabelle sollten sich auf das "Subjekt" direkt beziehen. Also direkt mit dem Primärschlüssel zu tun haben.
usw.

Das mit dem hardcodieren oder einer Extra-Tabelle hab ich erstmal im Hinterkopf.

Ich versuche jetzt erstmal auf der Grundlage meiner Fibu-Schnittstelle auch ein Datenmodell zu entwickeln.

Gruß und vielen Dank

Ronald

Hallo Andreas,

ich habe nun dein Buch durchgelesen bzw. durchgearbeitet. Jetzt bin ich voller Tatendrang um mein Projekt mit der Abrechnung von Betreuungsgeldern in Kindertagesstätten anzugehen. Ich arbeite momentan am Datenmodell und habe da eine Frage zur Übergabe der Buchungen an die Finanzbuchhaltung.

Benötige ich nun eine Tabelle in der alle für einen Buchungssatz erforderlichen Daten enthalten sind, und aus der ich dann eine Textdatei für die Finanzbuchh. erstellen kann? Das sind z. B.:

1. Buchungsart - das wird immer 01 sein
2. Buchungsdatum - ist immer der letzte Tag des Betreuungsmonats (aus Entität Betreuung)
3. Belegnummer - ist die Rechnungsnummer aus der Entität Rechnung
usw.

oder erzeuge ich die Textdatei direkt aus den einzelnen Tabellen?
astern
Datenmodell-Missionar


Verfasst am:
03. Mai 2010, 08:27
Rufname: Andreas
Wohnort: Rastede

Re: AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abr - Re: AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abr

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       Version: Office 2003

Hallo!
Zitat:
... oder erzeuge ich die Textdatei direkt aus den einzelnen Tabellen?
Also es gibt da wie immer bestimmt mehrere Möglichkeiten. Ich würde das so machen:
- eine Tabelle anlegen, in deren Spalten alles hineinpasst, was Du exportieren willst (Das ist eine einmalige Aktion - die Tabelle kann dann immer wieder für den Export benutzt werden.)
- die Tabelle mithilfe einer Abfrage füllen (direkt als Abfrage oder eingebaut in VBA-Code. Das ist eine Aktion, die vor jedem Export erfolgen muss.)
- den Tabelleninhalt exportieren (von Hand oder per VBA-Befehl)

Dann musst Du Dir überlegen, ob Du das, was Du exportiert hast, in der Exporttabelle aufheben willst. Eine Möglichkeit wäre, diese Tabelle laufend fortzuschreiben, also immer einen weiteren zu exportierenden Datensatz hinzuzufügen. Dann müsstest Du in der Exporttabelle eine Spalte zur Speicherung des Exportdatums vorsehen. So könntest Du jederzeit nachsehen, wann Du was exportiert hast.

Wenn Dich das nicht interessiert (denn Du hast ja außerdem noch die exportierten Dateien), müsstest Du die Exporttabelle vor der "Füllung" immer erst einmal leeren; d.h. die Exporttabelle enthält immer genau eine einzige Zeile - nämlich die, die Du exportieren willst.

MfG
A*

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websnake75
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Verfasst am:
03. Mai 2010, 12:28
Rufname:
Wohnort: Greifswald

AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abrechn - AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abrechn

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       Version: Office 2003

Hallo Andreas,

ich denke, dass ich die Buchungssätze in der Exporttabelle nicht stehen lassen werde. Das hat zwei Grüne:
1. Wenn die Exporttabelle noch eine Spalte mehr (für das Exportdatum) hätte, kann ich daraus nicht eins zu eins die Textdatei für die Finanzbuchhaltung machen. Denn die Schnittstellenbeschreibung sieht ja die zusätzl. Datumsspalte nicht vor.
2. Ich wollte, um zu sehen was exportiert wurde, die Tabelle Rechnungen nutzen. Dort soll eine Spalte Exportdatum rein.

Noch eine Frage hat sich für mich ergeben. Ich brauche ja für die Finanzbuchhaltung das Feld Buchungsart, welches immer 01 ist. Jetzt habe ich überlegt, dieses in der Tabelle Rechnungen unterzubringen und als Standardwert 01 einzugeben. Das Feld taucht dann gar nicht mehr auf, außer zum Schluss in der Exporttabelle. Wäre das der richtige Weg oder benutzt man dafür andere Techniken? Ich frage, weil ich noch mehrere Felder dieser Art habe und meine Rechnungstabelle dann sehr viele Felder bekommen würde.
astern
Datenmodell-Missionar


Verfasst am:
03. Mai 2010, 22:27
Rufname: Andreas
Wohnort: Rastede

AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abrechn - AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abrechn

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       Version: Office 2003

Hallo!
Wenn das Feld wirklich immer ein und denselben Wert hat und sonst nirgendwo auftaucht, dann würde ich es nicht in einer Tabelle speichern, sondern mithilfe der Abfrage, die die Exporttabelle füllt, direkt in die Exporttabelle schreiben.
Also einfach in das SELECT nicht den Namen einer Tabellenspalte, sondern einen festen Wert reinschreiben.
Etwa so:
Code:
SELECT abc_id, abc_nummer, abc_name, "01" AS buch_nummer, abc_bemerkung
INTO   tblExport
FROM   tblAbc;

MfG
A*

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Verfasst am:
06. Mai 2010, 21:17
Rufname:
Wohnort: Greifswald


AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abrechn - AW: Suche Hilfe bei der Erstellung einer Access Kita-Abrechn

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       Version: Office 2007

Ich habe jetzt ein Problem mit dem Format des Datums. Ich habe in der Tabelle Rechnung ein Rechnungsdatum im Format Datum/kurz, als Beispiel 02.05.2010. In meiner Tabelle für die Finanzbuchhaltung muss das Datum dann in folgendes Format gewandelt werden 020510.

Wie bekommt man so etwas hin?

Gruß Ronald
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