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Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access
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AndreaRiemeier
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Verfasst am:
29. Jul 2010, 12:21
Rufname:

Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access - Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access

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       Version: Office 2k (2000)

Hallo ich habe folgenden Wunsch.

Ich möchte mit Access automatisch Tabellen erstellen lassen, die einen Abteilungsnamen tragen.

Ich bekomme monatlich unterschiedliche Daten aus einem Programm als Excel-Datei. Es sind wesentlich umfangreichere Daten als hier in meinem Beispiel angegeben. Für Excel ist die Datenmenge zu groß, sonst hätte ich es damit probiert.

Folgende Feldnamen sind z. B. vorhanden:
Code:
Januar – Daten
Abteilung,   St.-Nr.   Name,    Vorname,    Beginn Urlaub
ABC1   1   MName1   MVorname1   01.01.2010
ABC1   2   MName1a   MVorname1a   07.01.2010
ABC2   3   MName2   MVorname2   05.01.2010
ABC2   4   MName2a   MVorname2a   05.01.2010
ABC3   5   MName3   MVorname3   07.01.2010

Februar – Daten
Abteilung,   St.-Nr,   Name,    Vorname,    Beginn Urlaub
ABC1   1   MName1   MVorname1   01.02.2010
ABC1   2   MName1a   MVorname1a   07.02.2010
XYZ2   3   MName2   MVorname2   05.02.2010
XYZ2   4   MName2a   MVorname2a   05.02.2010
ABC3   5   MName3   MVorname3   07.02.2010
Die Abteilungsnamen sind immer variabel und ich möchte gerne automatisch Tabellen erstellen lassen, die den Abteilungsnamen tragen.

gewünschte (automatisch erstellte) Tabellen im Januar
Code:
Tabellenname: ABC1
Abteilung,   St.-Nr.   Name,    Vorname,    Beginn Urlaub
ABC1   1   MName1   MVorname1   01.01.2010
ABC1   2   MName1a   MVorname1a   07.01.2010

Tabellenname: ABC2
Abteilung,   St.-Nr,   Name,    Vorname,    Beginn Urlaub
ABC2   3   MName2   MVorname2   05.01.2010
ABC2   4   MName2a   MVorname2a   05.01.2010

Tabellenname: ABC3
Abteilung,   St.-Nr.   Name,    Vorname,    Beginn Urlaub
ABC3   5   MName3   MVorname3   07.01.2010
gewünschte (automatisch erstellte) Tabellen im Februar
Code:
Tabellenname: ABC1
Abteilung,   St.-Nr,   Name,    Vorname,    Beginn Urlaub
ABC1   1   MName1   MVorname1   01.02.2010
ABC1   2   MName1a   MVorname1a   07.02.2010

Tabellenname: XYZ2
Abteilung,   St.-Nr,   Name,    Vorname,    Beginn Urlaub
XYZ2   3   MName2   MVorname2   05.02.2010
XYZ2   4   MName2a   MVorname2a   05.02.2010

Tabellenname: ABC3
Abteilung,   St.-Nr,   Name,    Vorname,    Beginn Urlaub
ABC3   5   MName3   MVorname3   07.02.2010
Dann möchte ich die Tabellen auch noch automatisch versenden. Aber das dann im nächsten Schritt.

Kann mir hier bitte jemand helfen? Ich bin noch „Neuling“ in Access.
Gast



Verfasst am:
29. Jul 2010, 12:30
Rufname:


AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access - AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access

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       Version: Office 2k (2000)

Hallo,
Zitat:
Ich möchte mit Access automatisch Tabellen erstellen lassen, die einen Abteilungsnamen tragen.
Darauf gibt es nur eine Antwort. Warum?

Dies entspricht nicht der Arbeitsweise mit einer relationalen Datenbank.

Zum Versenden kannst eine entsprechende Abfrage nutzen.

Dringender Rat, beschäftige dich erst mal mit Datenbankgrundlagen, ehe du in Access einsteigst. Excel und Access haben weniger gemeinsam als Excel und Word.

Gruß Mike
AndreaRiemeier
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Verfasst am:
29. Jul 2010, 12:34
Rufname:

AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access - AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access

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       Version: Office 2k (2000)

Hallo, danke für die schnelle Antwort und die Frage nach dem Warum? Ich benötige diese Vereinfachung, weil ich ca. 120 Abteilungen habe, die monatlich eine Tabelle wünschen. Die Abteilungsnamen ändern sich aber sehr häufig, daher ist es einfacher, die Tabellen jeden Monat automatisch erstellen zu lassen. Herzliche Grüße Andrea Riemeier
Gast



Verfasst am:
29. Jul 2010, 13:06
Rufname:

AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access - AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access

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       Version: Office 2k (2000)

Hallo,
nein, das ist der falsche Ansatz. In einer Datenbank werden keine Daten doppelt gehalten.
Wenn du eine bestimmte Abteilung nach Excel exportieren willst, dann geht das über eine gefilterte Abfrage.
Der Prozess 120 Exceltabellen (Nicht Accesstabellen!!!) zu generieren, sollte dabei natürlich automatisiert werden.

Tue dir einen Gefallen, beschäftige dich zunächst mit relationalen Datenbanken ganz allgemein!

Gruß Mike
Gast



Verfasst am:
29. Jul 2010, 13:12
Rufname:


AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access - AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access

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       Version: Office 2k (2000)

Hallo Mike, danke für die Antwort. Ich gehe mal davon aus, dass es in Access gar keine Möglichkeit gibt, automatisch irgendwelche Abfragen erstellen zu lassen, oder? In Excel kenne ich die Möglichkeit auch noch nicht, aber vielleicht kannst du mir ja da noch einen Rat geben, wo ich eine Anleitung finde. Meine Daten aus Excel kommend sind sehr viel komplexer, als ich sie in dem Beispiel dargestellt habe, daher bin ich auch in Access angefangen. Danke für eine Antwort. Herzliche Grüße Andrea Riemeier
Gast



Verfasst am:
29. Jul 2010, 13:40
Rufname:

AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access - AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access

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       Version: Office 2k (2000)

Hallo,
Zitat:
Ich gehe mal davon aus, dass es in Access gar keine Möglichkeit gibt, automatisch irgendwelche Abfragen erstellen zu lassen, oder?
Aber sicher doch Wink.
Bringe deine Daten in Access zunächst in eine saubere Datenbankstruktur. Alle gleichartige strukturierten Daten gehören in eine gemeinsame Tabelle.
So gehören z.B. Januar und Februardaten in eine gemeinsame Tabelle.

Aus dieser Tabelle werden dann über eine Abfrage die für den jeweiligen Export die entsprechenden Daten gefiltert.

Gruß Mike
AndreaRiemeier
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Verfasst am:
31. Jul 2010, 12:48
Rufname:

AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access - AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access

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       Version: Office 2k (2000)

Hallo Mike,

danke für die Antwort. Damit wären wir aber wieder bei meiner Frage. Ich möchte die Abfrage nicht per Exportfilter manuell erstellen, sondern meine Frage ist, ob Access das für mich erledigen kann und zwar automatisch. Über eine Anleitung würde ich mich sehr freuen.

Herzliche Grüße
Andrea
Gast



Verfasst am:
31. Jul 2010, 13:10
Rufname:

AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access - AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access

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       Version: Office 2k (2000)

Hallo,
Mike hat folgendes geschrieben:
Der Prozess 120 Exceltabellen (Nicht Accesstabellen!!!) zu generieren, sollte dabei natürlich automatisiert werden.
Logisch, dass du das nicht von Hand machen musst. Der Code ist das gerinste Problem.

Mike hat folgendes geschrieben:
Bringe deine Daten in Access zunächst in eine saubere Datenbankstruktur.
Bevor die (neue) Struktur nicht bekannt ist, macht es keinen Sinn zu programmieren.

Btw:
Wie viele Seiten über relationale Datenbanken hast du mittlerweile studiert Wink

Gruß Mike
AS55
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Verfasst am:
31. Jul 2010, 13:10
Rufname:

AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access - AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access

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       Version: Office 2k (2000)

1. Deine DB-Struktur sollte eine Tabelle für die Abteilungen beinhalten. Wenn, wie du schreibst, die Abteilungsnamen sich ändern, werden die dort geändert und kommen dann via Abfrage automatisch dorthin, wo sie hin sollen.

2. Die Abfragen haben grundsätzlich die Struktur
Code:
SELECT Abteilung, StNr, ...
FROM   tbl_Urlaub
       INNER JOIN tbl_Abteilung
       ON tbl_Urlaub.AbteilungID = tbl_Abteilung.AbteilungID
WHERE  tbl_Urlaub.AbteilungID = 1;
Der WHERE-Clause ist dabei variabel und wird in einer Schleife eingesetzt, in der nacheinander die ID der Abteilungen eingesetzt werden.

Dem schließt sich die Ausführung einer Funktion an, die den Export nach Excel besorgt.

_________________
Gruß

AS
Gast



Verfasst am:
31. Jul 2010, 13:18
Rufname:

AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access - AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access

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       Version: Office 2k (2000)

@AS:
wenn die Tabellen (immer wieder) aus Excel kommen und auch nur nach Excel exportiert werden sollen, ist es vermutlich nicht notwendig, die Tabellenstruktur zu ändern.

Meine Exportidee wäre:
-> Abteilungen (über Recordset) gruppieren
--> Schleife: für jede Abteilung (und entsprechenden Monat)
---> Recordset oder Abfrage aufbauen und exportieren

Ja und der Import (so wie die Struktur im Moment scheint) einfach alles 1:1 in eine Tabelle übernehmen.

Soll mit den Daten in Access (effektiv) gearbeitet werden, müsste man die Struktur komplett überdenken.

Gruß Mike
AS55
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Verfasst am:
31. Jul 2010, 21:20
Rufname:

Re: AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access - Re: AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access

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       Version: Office 2k (2000)

Anonymous - 31. Jul 2010, 13:18 hat folgendes geschrieben:
wenn die Tabellen (immer wieder) aus Excel kommen und auch nur nach Excel exportiert werden sollen, ist es vermutlich nicht notwendig, die Tabellenstruktur zu ändern.
Da gebe ich dir ja recht, aber dann fragt es sich, warum überhaupt dieser "Umweg"...
Zitat:
Soll mit den Daten in Access (effektiv) gearbeitet werden, müsste man die Struktur komplett überdenken.
Und - s. meine obige Frage - davon gehe ich erstmal aus: daß da noch viel mehr hinter steckt und man deshalb die Daten in Access haben möchte. Dann aber eben - im eigenen Interesse! - richtig.
_________________
Gruß

AS
AndreaRiemeier
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Verfasst am:
05. Aug 2010, 08:36
Rufname:

AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access - AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access

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       Version: Office 2k (2000)

Hallo AS55,

danke für deine Antworten. Entschuldige bitte, dass ich mich jetzt erst melde, aber ich hatte ein paar Tage frei.
Ich habe diese Datenbank aufgebaut.
Code:
SELECT tbl_Urlaub.ID, tbl_Urlaub.Abteilung, tbl_Urlaub.[St-Nr],
       tbl_Urlaub.Name, tbl_Urlaub.Vorname, tbl_Urlaub.[Beginn Urlaub],
       tbl_Urlaub.Monat
FROM   tbl_Urlaub
       INNER JOIN tbl_Abteilung
       ON tbl_Urlaub.Abteilung = tbl_Abteilung.Abteilung
WHERE  tbl_Urlaub.ID=1;
Wie erzeuge ich aber automatisch die Abfragen für die einzelnen Abteilungen?

Über eine Antwort würde ich mich sehr freuen.

Vielen Dank.

Herzliche Grüße
Andrea
AS55
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Verfasst am:
05. Aug 2010, 11:02
Rufname:

AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access - AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access

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       Version: Office 2k (2000)

Wie du das automatisierst, habe ich oben schon beschrieben. Aber du kannst nicht den 2. Schritt vor dem 1. machen: Zuerst muß deine Abfrage stehen und muß, wenn du sie speicherst (z.B. so, wie du sie in deinem letzten Beitrag mit SQL-Code hier reingesetzt hast), die richtigen Ergebnisse liefern.

Hier habe ich noch Fragen: Was ist tbl_Urlaub.ID? Ich habe Zweifel, daß die als Teil der WHERE-Bedingung taugt.

Dann: Die Where-Bedingung kann auch zusammengesetzt sein, also z.B.
Code:
...
WHERE  tbl_Urlaub.Monat = 5
AND    tbl_Urlaub.AbteilungID = 3 ...

_________________
Gruß

AS
AndreaRiemeier
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Verfasst am:
06. Aug 2010, 09:44
Rufname:

AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access - AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access

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       Version: Office 2k (2000)

Hallo Ass,

ich glaube, dass ich Schritt 1 noch nicht richtig umgesetzt habe.
Dies sind meine Daten
Code:
ID   Abteilung   St-Nr   Name   Vorname   Beginn Urlaub   Monat
1   ABC1   1   MName1   MVorname1   01.01.2010   01.01.2010
2   ABC1   2   MName1a   MVorname1a   07.01.2010   01.01.2010
3   ABC2   3   MName2   MVorname2   05.01.2010   01.01.2010
4   ABC2   4   MName2a   MVorname2a   05.01.2010   01.01.2010
5   ABC3   5   MName3   MVorname3   07.01.2010   01.01.2010
6   ABC1   1   MName1   MVorname1   01.02.2010   01.02.2010
7   ABC1   2   MName1a   MVorname1a   07.02.2010   01.02.2010
8   XYZ2   3   MName2   MVorname2   05.02.2010   01.02.2010
9   XYZ2   4   MName2a   MVorname2a   05.02.2010   01.02.2010
10   ABC3   5   MName3   MVorname3   07.02.2010   01.02.2010
und ich erstelle eine Tabellenerstellungsabfrage, der die Daten in die Tabelle tbl_Abteilung schreibt, mit folgender SQL
Code:
SELECT DISTINCT [ID], [Abteilung]
INTO   tbl_Abteilung
FROM   [Daten aus SAP];
und ich erstelle eine Tabellenerstellungsabfrage, der die restlichen Daten in die Tabelle tbl_Urlaub schreibt, mit folgender SQL
Code:
SELECT   DISTINCT
         ID, Abteilung, [St-Nr], Name, Vorname, [Beginn Urlaub], Monat
INTO     tbl_Urlaub
FROM     [Daten aus SAP]
GROUP BY ID, Abteilung, [St-Nr], Name, Vorname, [Beginn Urlaub], Monat;
Dies ist nun mein Ausgangspunkt.
Ich habe zwei Tabellen erstellt, die nun folgendes ausgeben
Code:
tbl_Abteilung
ID   Abteilung
1   ABC1
2   ABC1
3   ABC2
4   ABC2
5   ABC3
6   ABC1
7   ABC1
8   XYZ2
9   XYZ2
10   ABC3

tbl_Urlaub
ID   Abteilung   St-Nr   Name   Vorname   Beginn Urlaub   Monat
1   ABC1   1   MName1   MVorname1   01.01.2010   01.01.2010
2   ABC1   2   MName1a   MVorname1a   07.01.2010   01.01.2010
3   ABC2   3   MName2   MVorname2   05.01.2010   01.01.2010
4   ABC2   4   MName2a   MVorname2a   05.01.2010   01.01.2010
5   ABC3   5   MName3   MVorname3   07.01.2010   01.01.2010
6   ABC1   1   MName1   MVorname1   01.02.2010   01.02.2010
7   ABC1   2   MName1a   MVorname1a   07.02.2010   01.02.2010
8   XYZ2   3   MName2   MVorname2   05.02.2010   01.02.2010
9   XYZ2   4   MName2a   MVorname2a   05.02.2010   01.02.2010
10   ABC3   5   MName3   MVorname3   07.02.2010   01.02.2010
Wie du siehst, fehlt mir das Feld [tbl_Urlaub].[AbteilungID], wie erzeuge ich es? Ist mein Ansatz überhaupt richtig?

Vielleicht kannst du mir jetzt besser folgen und ich dir, wenn du mir eine SQL zur Verfügung stellst.

Ich möchte dir auch danken, dass du mir bisher immer geantwortet hast. Noch ein kleiner Hinweis: (Dies sind halt nur Beispiele, in meiner echten Datenbank bekomme ich wesentlich mehr "Datenfelder" zur Verfügung gestellt, daher mein Wunsch, es mit Access zu erstellen)

Herzliche Grüße
Andrea
MarSc
Gast


Verfasst am:
06. Aug 2010, 10:15
Rufname:


AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access - AW: Tabellen automatisch erzeugen lassen in Access

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       Version: Office 2k (2000)

Hallo Andreas,
vieleicht ein wenig gewagt von mir mich zu wort zu melden, da ich auch noch Access Anfänger bin.
Aber ich Rate dir,grade aus eigener Erfahrung, wirklich folgende Aussage zu berücksichtigen:

Zitat:
Dringender Rat, beschäftige dich erst mal mit Datenbankgrundlagen, ehe du in Access einsteigst. Excel und Access haben weniger gemeinsam als Excel und Word.
Gruß Mike
Das A und O in Access ist eine Ordentliche Modellierung.

Gruß
MarSc
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