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Feldfunktionen in mehreren Serienbriefen gleichzeitig ändern
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SBG
Office2010-Verzweifelter


Verfasst am:
21. Nov 2011, 16:16
Rufname:

Feldfunktionen in mehreren Serienbriefen gleichzeitig ändern - Feldfunktionen in mehreren Serienbriefen gleichzeitig ändern

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       Version: Office 2007

Hallo zusammen,

ich hoffe mal, ich bin hier in diesem Unterforum richtig und ihr könnt mir mit eurem Fachwissen bei folgender Problemstellung helfen.

Wir haben in unserem Unternehmen verschiedene Serienbriefe, die mit unserem ERP-System verknüpft sind und von dort aus die Adressen unserer Kunden abfragen. In jedem dieser Dokumente sind nun noch einige Feldfunktionen hinterlegt, so z. B. eine Unterschriftswiederholung oder das automatische Einfügen einer Emailadresse je nach Mitarbeiter usw.

Problem ist nun, dass sich schon einige Schreiben angesammelt haben und wir bei einem Mitarbeiterwechsel alle Feldfunktionen per Hand umstricken müssen. Gibt es da eine Möglichkeit, dies einfacher zu gestalten?

Falls ihr noch weitere Angaben zur Lösung braucht, fragt bitte. Ich danke aber jedem der mir Hilfestellung gibt bereits im Voraus!

MfG
charlybrown
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Verfasst am:
21. Nov 2011, 16:58
Rufname:


AW: Feldfunktionen in mehreren Serienbriefen gleichzeitig än - AW: Feldfunktionen in mehreren Serienbriefen gleichzeitig än

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       Version: Office 2007

Hallo,
ich würde für die Mitarbeiter eine eigene Datenquelle anlegen, z.B. Excel, und dort für jede Briefvariante einen Namen hinterlegen. Das Seriendokument bleibt mit der Kunden-Datenquelle verbunden und der Mitarbeitername wird aus der neuen Datenquelle kopiert und per Verknüpfung eingefügt. Ändert sich der Mitarbeiter, ändere ich den Namen in der Datenquelle und alle Briefe, die auf diese eine Zelle verweisen sind automatisch geändert.

_________________
Gruß
Charly
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MS Office 2010 + 2007 SP2
SBG
Office2010-Verzweifelter


Verfasst am:
21. Nov 2011, 17:08
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AW: Feldfunktionen in mehreren Serienbriefen gleichzeitig än - AW: Feldfunktionen in mehreren Serienbriefen gleichzeitig än

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       Version: Office 2007

Hallo,

und danke für deine Antwort. Ich hatte die Hoffnung, das so etwas funktioniert. Ich bin mir aber noch nicht ganz sicher, ob ich alles richtig verstehe was du jetzt vorschlägst.

Ich schreibe es mal mit meinen eigenen Worten auf:

Schritt 1: Ich lege eine Exceltabelle mit allen Daten der Mitarbeiter an, die ich für die Feldfunktionen brauche.

Schritt 2: In der Feldfunktion schreibe ich nun nicht mehr "Herr Müller", sondern den Verweis auf die entsprechende Zelle der Exceltabelle.

Soweit richtig?
charlybrown
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Verfasst am:
21. Nov 2011, 23:19
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AW: Feldfunktionen in mehreren Serienbriefen gleichzeitig än - AW: Feldfunktionen in mehreren Serienbriefen gleichzeitig än

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       Version: Office 2007

Hallo,
so in etwa. Nachdem in verschiedenen Briefvorlagen unterschiedliche Namen stehen, würde ich die Exceltabelle so anlegen, dass in Spalte 1 die Briefvorlage benannt ist und in Spalte 2 der dazugehörige Name des Mitarbeiters. Das Feld des Namens wird nicht in das Seriendokument eingefügt, sondern der Inhalt des Feldes. Also in Excel das Namensfeld kopieren und im Seriendokument per "Inhalte einfügen" --> "Formatierter Text" --> Häkchen bei "Verknüpfung" setzen. Dieser Eintrag wird immer beim Öffnen des Dokuments aktualisiert. Ändert sich der Name des zuständigen Mitarbeiters, muss er nur in der Exceltabelle geändert werden und überall, wo diese Zelle eingefügt ist, ändert sich der Eintrag. Davon unabhängig bleibt die Verbindung des Dokuments mit der Kundendatei erhalten.

_________________
Gruß
Charly
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MS Office 2010 + 2007 SP2
SBG
Office2010-Verzweifelter


Verfasst am:
22. Nov 2011, 09:34
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AW: Feldfunktionen in mehreren Serienbriefen gleichzeitig än - AW: Feldfunktionen in mehreren Serienbriefen gleichzeitig än

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       Version: Office 2007

Das habe ich nun so versucht, und er übernimmt auch den Text aus meiner Exceltabelle beim ersten Einfügen. Allerdings bleibt immer dieser Text bestehen, auch wenn ich die Exceltabelle ändere.

Was mache ich falsch?
charlybrown
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Verfasst am:
22. Nov 2011, 13:42
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AW: Feldfunktionen in mehreren Serienbriefen gleichzeitig än - AW: Feldfunktionen in mehreren Serienbriefen gleichzeitig än

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       Version: Office 2007

Hallo,
nicht nur kopieren und einfügen, sondern kopieren, Inhalte einfügen, formatierter Text und vor allem nicht vergessen das Häkchen setzen bei "verknüpfung erstellen". Den Namen in der Exceltabelle solltest Du ändern, wenn das Seriendokument geschlossen ist. Zudem solltest Du noch unter "Optionen" prüfen, dass unter "Anzeige" die Druckoptionen "Felder vor dem Drucken aktualisieren" und Verknüpfte Daten vor den Drucken aktualisieren" aktiviert sind.

_________________
Gruß
Charly
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SBG
Office2010-Verzweifelter


Verfasst am:
22. Nov 2011, 14:02
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AW: Feldfunktionen in mehreren Serienbriefen gleichzeitig än - AW: Feldfunktionen in mehreren Serienbriefen gleichzeitig än

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       Version: Office 2007

Hallo, danke für deine erneute Antwort. Nur leider will es noch nicht. Die Haken bei den Druckoptionen sind gesetzt. Vielleicht kannst du etwas aus den Parametern der Verknüpfung erkennen?

Code:
{IF {MERGEFIELD Sachbearbeiter } = "Hans Müller" "{LINK Excel.Sheet.8 "\\Serververzeichnis\\Ordner\\Mitarbeiter.xls" "Tabelle1!Z5S2" \a \r} " ""}
charlybrown
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Verfasst am:
22. Nov 2011, 15:51
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AW: Feldfunktionen in mehreren Serienbriefen gleichzeitig än - AW: Feldfunktionen in mehreren Serienbriefen gleichzeitig än

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       Version: Office 2007

Hallo,
ich denke an dieser Stelle sollte in dem Brief auf jeden Fall ein Mitarbeiter stehen. Dann erübrigt sich die Wenn-Abfrage. Setze einfach nur, wie beschrieben, den Link ein :
Zitat:
{LINK Excel.Sheet.8 "X:\\Serververzeichnis\\Ordner\\Mitarbeiter.xls" "Tabelle1!Z5S2" \a \f 4 \r \* MERGEFORMAT }

Ich vermisse in dem Link das Laufwerk z.B. X:

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Gruß
Charly
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SBG
Office2010-Verzweifelter


Verfasst am:
23. Nov 2011, 17:01
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AW: Feldfunktionen in mehreren Serienbriefen gleichzeitig än - AW: Feldfunktionen in mehreren Serienbriefen gleichzeitig än

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       Version: Office 2007

Hallo Charly,

ein paar ergänzende Infos noch, die ich bisher nicht für so wichtig hielt, aber womöglich doch den Fehler verursachen könn(t)en.

1. Um die die IF-Abfrage für den Sachbearbeiter komme ich nicht herum, da für jeden Mitarbeiter andere Unterschriftswiederholungen von Vorgesetzten benötigt werden. (Also Hans Müller braucht z. B. "i. A. Müller" + Vorgesetzter "i. V. Meier", während Tina Schultz "i. A. Schultz" + Vorgesetzter "i. V. Franke" braucht).

2. Word 2007 läuft bei uns im Rechenzentrum (daher auch der "komische" Link ohne Laufwerk), da wir auch unser ERP-System mit den Kundendaten im RZ betreiben. Wir greifen über Citrix darauf zu. Die Daten werden den Serienbriefdokumenten per Steuersatz übergeben.
charlybrown
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Verfasst am:
23. Nov 2011, 18:34
Rufname:

AW: Feldfunktionen in mehreren Serienbriefen gleichzeitig än - AW: Feldfunktionen in mehreren Serienbriefen gleichzeitig än

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       Version: Office 2007

Hallo,
jetzt wird's komplizierter. Zu Punkt 2 kann ich Dir garnichts sagen. Zu Punkt 1: Dann musst Du in der Excel-Datei weitere Spalten einfügen und zu jedem Mitarbeiter den entsprechenden Zweitnamen eintragen und diese wie den Namen des Mitarbeiters einfügen (Inhalte einfügen, Verknüpfung erstellen wie bereits beschrieben).

Ob das auch mit den Grafikdateien der Unterschriften funktioniert musst Du probieren. Dann müüste in der gleichen Exceldatei auch der Pfad zu der Grafik hinterlegt werden. Aber bitte beachten: Da die Grafik nicht aus der Kundendatei kommt, aus der die Serienbrieffelder bezogen werden, kannst Du nicht mit "Mergefield" arbeiten. Du kannst es versuchen mit {Includepicture....Zelle mit Pfadangabe zur Grafik}. Diese Pfadangabe steht ja in der Excel-Datei. Fertigstellen --> Serienbrief in neue Datei, mit Strg+A alles markieren und dann F9. Schau mal in der Forum-Suche im Bereich Serienbriefe unter "Grafik einfügen". Aber nochmals Vorsicht, du beziehst die Grafik-Dateien nicht aus der Kundendatei sondern als Verknüpfung aus der Excel-Datei.

_________________
Gruß
Charly
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SBG
Office2010-Verzweifelter


Verfasst am:
24. Nov 2011, 08:59
Rufname:


AW: Feldfunktionen in mehreren Serienbriefen gleichzeitig än - AW: Feldfunktionen in mehreren Serienbriefen gleichzeitig än

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       Version: Office 2007

Moin,

das war jetzt ein Missverständnis. Mit Unterschriftswiederholung ist wirklich nur der schnöde Text "i. A. Müller" gemeint, keine Grafik dazu oder ähnliches.

Ich befürchte nun fast, dass es irgendwas mit den Beschränkungen im Rechenzentrum zu tun hat. Ich werde mich mal den Experten dort auseinander setzen. Danke!
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