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Einsatzplanung
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NeedHelp123
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Verfasst am:
12. Jan 2012, 17:11
Rufname:

Einsatzplanung - Einsatzplanung

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       Version: Office 2010

Hallo zusammen!
Hoffentlich kann mir jemand helfen.
Grob geht es darum:
Kunde bucht eine Führung - ich teile pro Führung einen Führer ein

Ich habe in Access eine Tabelle "Buchungen" erstellt. Diese basiert auf einem Buchungs - Formular. Alles gut und schön. Nun ist es so, dass ich pro Buchung einen Führer benötige.

Bisher arbeite ich mit Excel: Jeder Führer hat eine Excel Liste mit 12 Reitern pro Monat. Hier ist ein Kalender dargestellt wo der jew. Führer seine Verfügbarkeit oder Nicht Verffügbarkeit einträgt. Wenn er eine Buchung bekommt, trage ich diese unter dem jeweiligen Tag ein. Zudem gibt es eine Übersichtsliste wo ich alle Verfügbarkeiten + Buchungen der 38 Führer eintrage. Also sehr viel Aufwand.
Ich dachte mir nun folgendes:
Ich buche über das Formular die Buchung ein und trage direkt den Namen des Führers ein. Dies erscheint dann in meiner Übersichtsliste -> das klappt auch. Meine Idee ist nun, dass jeder Führer über Access eine Verfübarkeitsliste hat wo AUTOMATISCH dann meine eingetragene Buchung steht. Geht sowas? Wenn ja, wie - ohne ein Buchungssystem zu kaufen.
Über Tips, Tricks und Hilfen bin ich seeeeeeeeeeeehr dankbar!
astern
Datenmodell-Missionar


Verfasst am:
13. Jan 2012, 00:18
Rufname: Andreas
Wohnort: Rastede


AW: Einsatzplanung - AW: Einsatzplanung

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       Version: Office 2010

Hallo!
Witzigerweise steht direkt über Deinem Thread ein Thema mit demselben Stichwort: "Einsatzplanung" (http://www.office-loesung.de/ftopic502793_0_0_asc.php). Vielleicht kannst Du damit schon was anfangen?

MfG
A*

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NeedHelp123
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Verfasst am:
17. Jan 2012, 11:54
Rufname:

AW: Einsatzplanung - AW: Einsatzplanung

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       Version: Office 2010

Danke schon mal für den Tipp, leider hilft der Beitrag nicht.

Ich füge anbei mal 2 EXCEL Dateien. Pro Führer gibt es einen Jahresplan, der aus 12 Monatsreitern besteht. Hier trägt jeder ein, ob er nicht kann (mit x) und ob er eingeschränkt (no ab 14) kann. Wenn wir einen Einsatz für ihn haben, kopieren wir diesen aus unserer Buchungsliste in seinen Plan. Pararallel gibt es eine Übersichtsliste die unsere Planungsgrundlage ist. Diese tragen wir auch händig ein. Alles sehr umständlich.

Damit wir weniger Arbeitsschritte haben bastle ich im Moment an einer Datenbank, die wie ein Buchungssystem arbeiten soll. Wenn ich eine Buchung aufnehme und Führer XY eintrage, soll die Buchung automatisch in seinem Plan angezeigt werden. Ist das realisierbar? Wir haben ca. verschiedene 50 Führer.

Danke für die Hilfe!!!



Bsp._Fuehrer_1_2012.xls
 Beschreibung:
Einsatzplan

Download
 Dateiname:  Bsp._Fuehrer_1_2012.xls
 Dateigröße:  57.5 KB
 Heruntergeladen:  291 mal


Übersicht_2012.xls
 Beschreibung:
Uebersicht

Download
 Dateiname:  Übersicht_2012.xls
 Dateigröße:  37 KB
 Heruntergeladen:  163 mal

NeedHelp123
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Verfasst am:
17. Jan 2012, 12:00
Rufname:

AW: Einsatzplanung - AW: Einsatzplanung

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       Version: Office 2010

Das ist übrigens die Datenbank, hatte ich ganz vergessen mit zu senden...


Db_13.01.2012.zip.zip
 Beschreibung:
DB

Download
 Dateiname:  Db_13.01.2012.zip.zip
 Dateigröße:  827.92 KB
 Heruntergeladen:  99 mal

astern
Datenmodell-Missionar


Verfasst am:
17. Jan 2012, 12:44
Rufname: Andreas
Wohnort: Rastede


AW: Einsatzplanung - AW: Einsatzplanung

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       Version: Office 2010

Hallo!
Das scheint eine Access 2010 DB zu sein. Die kann ich - wie sicher viele andere hier im Forum auch - mit meinem Access 2007 nicht bearbeiten. Es ist hier eigentlich üblich, Datenbanken im 2003er-Format (.mdb) hochzuladen, um möglichst vielen Leuten die Möglichkeit zu geben, sich das anzusehen.

Noch einige Formalien:

(1) Bitte nenn Deine DB nicht "Db", sondern gib ihr einen sachbezogenen Namen, damit man schon am Namen erkennt, worum es geht - also z.B. "Einsatzplanung"!

(2) Eine saubere Versionsverwaltung ist das A und O der Software-Entwicklung! Du wirst Deine DB sicher Schritt für Schritt verbessern und dann noch öfter hier hochladen und die, die Dir hier helfen, speichern sich die DB auf ihrem Rechner. Dann möchte man schon wissen, um welche Version es aktuell geht.
Der vollständige Name Deiner DB sollte also z.B. so lauten "Einsatzplanung-v01"!
Du hast als Versionsinfo das Datum benutzt. Das kann man machen - was aber, wenn Du 3 Versionen pro Tag hast?

(3) Die von Dir hochgeladene Datenbank sollte keine sensiblen (also personen- oder firmenbezogenen) Daten enthalten!

MfG
A*

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Verfasst am:
17. Jan 2012, 14:17
Rufname:

AW: Einsatzplanung - AW: Einsatzplanung

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       Version: Office 2010

Hallo astern!

Vielen Dank für die Antwort. Als Neuling ist das mit dem Forum (und Access Smile ) nicht so einfach. Ich gebe mir Mühe Smile

Anbei meine Datenbank "Buchungsprogramm_V01". Hoffe, dass das so okay und vor allem lesbar ist.

Internas habe ich komplett entfernt.



Buchungssystem_V_01.zip
 Beschreibung:

Download
 Dateiname:  Buchungssystem_V_01.zip
 Dateigröße:  831.71 KB
 Heruntergeladen:  70 mal

astern
Datenmodell-Missionar


Verfasst am:
17. Jan 2012, 15:59
Rufname: Andreas
Wohnort: Rastede

AW: Einsatzplanung - AW: Einsatzplanung

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       Version: Office 2010

Hallo!
Das ist immer noch eine 2010er-Datei, obwohl sie die Endung .mdb hat. Hast Du sie etwa einfach nur umbenannt? Das funktioniert nicht! Das ist so, als ob Du ein Porsche-Logo auf einen Trabbi klebst - es bleibt trotzdem ein Trabbi! Du musst das schon mit "Speichern unter ..." machen!

MfG
A*

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Verfasst am:
17. Jan 2012, 16:38
Rufname:

AW: Einsatzplanung - AW: Einsatzplanung

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       Version: Office 2010

Bei "speichern unter..." stand als Problem "Sie können Ihre Datenbank im einer früheren Version speichern, da in ihr Features verwendet werden für die die aktuelle Version notwendig ist.

Gut... ich habe nun eine neue Datenbank mit 2003 er Version gemacht. Hier ist die Buchungsliste zu sehen. Hier werden (über ein Formular) Kunden eingetragen die ein spezielles Angebot buchen. Dieses habe ich in meiner 2010 er Version drin, versuche das noch in die 2003 er umzuwandeln... Aber wichtig ist ja eh erst mal die Liste.
Danke!



Buchungsprogramm_V01.zip
 Beschreibung:
Buchungsprogramm_V01

Download
 Dateiname:  Buchungsprogramm_V01.zip
 Dateigröße:  21.98 KB
 Heruntergeladen:  48 mal

astern
Datenmodell-Missionar


Verfasst am:
17. Jan 2012, 16:45
Rufname: Andreas
Wohnort: Rastede

AW: Einsatzplanung - AW: Einsatzplanung

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       Version: Office 2010

Hallo!
In Deiner "Datenbank" hast Du Access "excellisiert" - d.h. alles in einer Tabelle untergebracht. Access tickt aber GANZ anders! Bitte lies Dir erst mal mein Tutorium durch (http://www.office-loesung.de/ftopic318127_0_0_asc.php). Dann kannst Du hier mal eine Beschreibung Deiner Problematik geben - OHNE irgendwelche Datenbankbegriffe zu verwenden. Um zu sehen, was ich damit meine, kannst Du Dir ja mal diesen Thread ansehen (http://www.office-loesung.de/ftopic503159_0_0_asc.php), in dem ich auch gerade im Gange bin!

MfG
A*

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Verfasst am:
17. Jan 2012, 17:57
Rufname:

AW: Einsatzplanung - AW: Einsatzplanung

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       Version: Office 2010

OK, noch mal von vorne....

Bisher arbeite ich komplett mit Excel, was auch die "excelisierte" Access DB erklärt.

Bei mir bucht ein Kunde eine Gruppenführung ein. Die maximale Größe pro Gruppe beträgt 25 Personen. Also bucht ein Kunde eine oder mehrere Führungen.
Es gibt zeitlich & inhaltlich verschiedene Führungen.
Wichtige Infos für die Buchung sind:

- Datum
- Uhrzeit
- Art
- Anzahl der Gruppen
- Personenanzahl

Nun teile ich pro Gruppe einen Führer zu. So arbeite ich bisher:
Von jedem Führer (ca. 40) liegt mir ein Verfügbarkeitsplan (auch in Excel) vor. Dieser basiert auf einem Jahresplan mit den Monaten als Reitern. Zusätzlich trage ich die Verfügbarkeit in einen Übersichtskalender ein. Alles händig, alles Zeitfressend....Hier hatte ich gedacht, gäbe es eine Möglichkeit sobald in der Liste bei Führer MAX MUSTERMANN steht, ist die Führung in dem PLan von M.M drin.

Aber wichtig: ein Führer macht eine oder mehrere Führungen
-> zwar nicht gleichzeitig, aber an einem Tag könnte er 4 hintereinander machen... Wenn es 50 Personen sind, dann sind es natürlich 2 Führer... Also pro Gruppe einen oder mehrere Führer
Pro Kunde schreibe ich eine Rechnung. Hierfür sind natürlich die Adressinfos wichtig. Die Rechnungsnummer ziehe ich mir aus einer separaten EXCEL Liste. Pro Buchung/Kunde gibt es also:
- eine Rechnugsnummer
- ein Zahlungsziel
- eine Zahlungsart
- ein Preis
- ein "Bezahlt am" Datum -> was meine Kollegin aus der Buchhaltung einträgt

Zudem haben wir die Gruppen kategorisiert (Reiseverantalter, Schulen, Vereine etc.), damit sie später per Mailings noch mal angeschrieben werden können.
Dann gibt es noch die Spalte Bemerkungen, wo wir Zusatzinfos eintragen: "Achtung, 1 Rollstuhlfahrer dabei" o.ä.

Damit meine Kollegen in der Information wissen, was an dem Tag passiert, brauchen sie die o.g. Infos. Bisher halt wie erwähnt ein einer Excel Tabelle. Wenn es hilfreich ist, füge ich diese gerne noch anbei?!

Es gibt noch eine Sache, dann habe ich alles soweit erklärt (Hoffentlich). Wenn eine Gruppe zusätzlich einen Raum bucht, dann trage ich diesen entsprechend in die Liste ein. Meine Kollegin aus der Information muss ja wissen, wenn die Gruppa danach noch in einen Raum geht.. Es gibt pro Gruppe einen Raum wäre aber falsch... Manchmal gibt es pro Gruppe einen Raum... Da hapert es bei der Formulierung...

O man, wie ich das sehe muss auch ich noch mal alles von vorne starten. Schade um die bisherige Arbeit...

Meine Problematik besteht im Prinzip darin, dass ich pro Kunde bisher 4 gleiche Schritte mache. Ich trage Infos in die Excel Liste ein, ich schreibe eine Bestätigung, ich trage die Führung in den Einsatzplan ein und ich trage den Einsatz in die Übersicht ein. Und das ist zu aufwendig. Ich hatte gehofft, dass ich mit einer Datenbank eine Art Buchungssystem erstellen kann, sodass sich die 4 Schritte auf einen reduzieren. Schön wäre: ich trage pro Kunde die Infos einmalig ein Smile

Ich hoffe, dass ich nun alles soweit auf den Punkt gebracht habe. Wenn nicht, bitte einfach nachfragen.
Danke!
astern
Datenmodell-Missionar


Verfasst am:
17. Jan 2012, 22:58
Rufname: Andreas
Wohnort: Rastede

AW: Einsatzplanung - AW: Einsatzplanung

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       Version: Office 2010

Ok,
das könnte dann so aussehen (s.u.).
"Buchung", "Führung" und "Rechnung" ist datenbanktechnisch alles dasselbe, denn dazwischen bestehen lauter 1:1-Beziehungen! Eine Tabelle tblGruppe wird auch nicht gebraucht, denn eine Gruppe ist letzten Endes auch wieder identisch mit der Buchung: Darin stehen die Personenanzahl und der Verweis auf den Kunden, der die Buchung gemacht hat = das ist dann die "Gruppe"!

Sieh mal zu, ob Du damit weiter kommst!

MfG
A*

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Fuehrungen-v01.JPG
 Beschreibung:
Datenmodell
 Dateigröße:  76.78 KB
 Angeschaut:  2120 mal

Fuehrungen-v01.JPG



Fuehrungen-v01.zip
 Beschreibung:
.mdb-Datei

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 Dateiname:  Fuehrungen-v01.zip
 Dateigröße:  18.47 KB
 Heruntergeladen:  54 mal

NeedHelp123
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Verfasst am:
19. Jan 2012, 12:50
Rufname:

AW: Einsatzplanung - AW: Einsatzplanung

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       Version: Office 2010

Wow, das sieht schon mal toll aus! Danke! Ich über und tüftle gerade damit herum. Zudem habe ich mir auch ihr Buch gekauft und versuche langsam zu verstehe Smile
Im Moment arbeite ich als Führungstabelle mit beigefügter Liste. Hiertrage ich jeden Kunden ein, der eine Führung bucht. Ich frage mich im Moment nur, wie das per Access dann in Zukunft dargestellt werden kann...



Fuehrungen_01.xls
 Beschreibung:

Download
 Dateiname:  Fuehrungen_01.xls
 Dateigröße:  26 KB
 Heruntergeladen:  63 mal

astern
Datenmodell-Missionar


Verfasst am:
19. Jan 2012, 13:25
Rufname: Andreas
Wohnort: Rastede

Re: AW: Einsatzplanung - Re: AW: Einsatzplanung

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       Version: Office 2010

Hallo!
Zitat:
Zudem habe ich mir auch ihr Buch gekauft

Hier im Forum sind wir eigentlich alle per "Du" ...
Zitat:
wie das per Access dann in Zukunft dargestellt werden kann

Ganz einfach: Sie wie ich es in meinem vorigen Posting beschrieben habe ;-)

MfG
A*

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Verfasst am:
19. Jan 2012, 14:02
Rufname:

AW: Einsatzplanung - AW: Einsatzplanung

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       Version: Office 2010

Wink Mein Bedenken ist momentan, dass die Excel Liste die ich vorher angefügt hatte, Informationen erhält die nun in verschiedenen Tabellen sind. Für die Information, wo die Führungen starten sind all diese Infos pro Tag wichtig. Sie drucken sich die Excel Liste aus und haken dann entsprechend ab. Ich frag mich halt jetzt, wie dass dann mit solch einer DB aussehen würde...
astern
Datenmodell-Missionar


Verfasst am:
19. Jan 2012, 14:07
Rufname: Andreas
Wohnort: Rastede


Re: AW: Einsatzplanung - Re: AW: Einsatzplanung

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       Version: Office 2010

Hallo!
Zitat:
die nun in verschiedenen Tabellen sind

So funktioniert nun mal eine Datenbank - das ist was grundsätzlich anderes als Excel! Wenn Du da Verständnisprobleme hast, solltest Du Dir erst mal ein Grundlagenbuch besorgen, sonst kommst Du nicht weiter!
Ganz kurze Antwort auf Deine Bedenken: Eine Datenbank speichert die Daten jedes einzelnen ObjektTYPS in einer eigenen Tabelle (siehe mein Datenmodell). Wenn man nachher die Daten verschiedener Objekttypen in einer Ergebnisliste (z.B. zum Ausdrucken) haben will, sammelt man sie mit Hilfe von Abfragen wieder aus den einzelnen Tabellen zusammen.

MfG
A*

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