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Mehrere Fragen zu langem Dokument
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Mezzo
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Verfasst am:
16. Apr 2013, 15:19
Rufname:

Mehrere Fragen zu langem Dokument - Mehrere Fragen zu langem Dokument

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       Version: Office 2007

Also, ich muss vielleicht etwas weiter ausholen. Es geht bei meinen Fragen um ein durchaus langes Dokument, das ich im Endeffekt am liebsten ausdrucken und/oder binden lassen würde.

Es handelt sich dabei um von meinem Handy exportierte SMS. Diese wurden in einer HTML-Datei gespeichert, von wo aus ich sie in Word kopiert habe.
Nun wollte ich die Seiten natürlich so gut es geht minimieren. Gibt es da einen besonderen Trick oder Kniff? Mit den mir vertrauten Mitteln wie Schriftgröße, Seitenrändern und Spalten konnte ich die Seitenzahl schon auf ein Viertel schrumpfen lassen. Aber gibt es noch weitere spezielle Tricks, mit denen es möglich ist, die Seitenzahl weiter zu reduzieren?

Dann noch eine Bequemlichkeitsfrage. Ist es möglich immer wieder auftretende Wörter oder Zeichen komplett und auf einmal aus einem Dokument zu löschen, ohne jedes einzeln entfernen zu müssen? In meinem Fall taucht z.B. jedes Mal die Handynummer auf, die aber überflüssig ist. Muss ich die jetzt immer einzeln löschen oder gibt es eine Funktion, die mich die Nummer automatisch von jeder Seite entfernen lässt?

Eine ähnliche Frage hab ich zur Färbung von Wörtern. Da würde ich auch gerne immer wieder auftauchende Wörter anders färben. Also analog die Frage: Geht das auf einen Schlag oder muss ich jedes einzeln färben?

Vielen Dank schon mal im Voraus!
G.O.Tuhls
Foliendompteur


Verfasst am:
16. Apr 2013, 18:58
Rufname: Wem ruft mir?
Wohnort: Berlin


AW: Mehrere Fragen zu langem Dokument - AW: Mehrere Fragen zu langem Dokument

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       Version: Office 2007

Was verstehst Du unter
Zitat:
die Seitenzahl weiter zu reduzieren

da Du doch schon die Schriftgröße geändert hast, und die macht den wesentlichen Anteil des Umfangs aus. Mehrspaltensatz erhöht den Platzbedarf; das hätte ich an Deiner Stelle nicht getan.
Sind noch Absatzabstände drin, die Du reduzieren könntest? Das Zubehör findest Du im Absatz-Dialog.
Für das Rauslöschen empfiehlt sich Ersetzen (Strg+H). Damit kannst Du auch das Formatierungsproblem lösen, denn es lassen sich auch Schriftformate an den Fundstellen automatisch ändern.

Gruß
G.O.

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16-04-2013 18-55-50.png
 Beschreibung:
 Dateigröße:  29.99 KB
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16-04-2013 18-55-50.png


Gast



Verfasst am:
16. Apr 2013, 22:57
Rufname:

AW: Mehrere Fragen zu langem Dokument - AW: Mehrere Fragen zu langem Dokument

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       Version: Office 2007

Vielen Dank schon mal für die Antwort Smile

Was genau meinst du mit Mehrspaltensatz? Ich hab unter Seitenlayout --> Spalten einfach mehrere Spalten pro Seite eingestellt. Das hat den Umfang schon reduziert.

Das mit dem Ersetzen funktioniert einwandfrei Smile
Damit habe ich auch versucht immer wieder auftauchende Wörter zu Färben, komme allerdings noch nicht so ganz klar. Wenn ich wie in deiner Grafik unten bei Format auf Hervorheben gehe, werden die Wörter zwar hervorgehoben, aber ich finde dazu keine Einstellmöglichkeiten. Ich würde z.B. gerne die Farbe ändern. Ist das nicht möglich?
G.O.Tuhls
Foliendompteur


Verfasst am:
16. Apr 2013, 23:18
Rufname: Wem ruft mir?
Wohnort: Berlin

AW: Mehrere Fragen zu langem Dokument - AW: Mehrere Fragen zu langem Dokument

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       Version: Office 2007

Wie Du mit Mehrspaltensatz (genau das, was Du getan hast) Platz gespart haben willst, ist mir jetzt nicht so richtig klar. Der Abstand zwischen den Spalten benötigt schließlich auch Platz, weshalb weniger Text auf eine Seite passt.

Hervorheben ist halt nur Hervorheben, kein Umformatieren.
Umfärben funktioniert, wenn Du Dir eine Formatvorlage baust, die die neue Farbe besitzt, und dann diese FV für Ersetzen durch: vorgibst.

Gruß
G.O.

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Mezzo
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Verfasst am:
16. Apr 2013, 23:34
Rufname:


AW: Mehrere Fragen zu langem Dokument - AW: Mehrere Fragen zu langem Dokument

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       Version: Office 2007

Beim Hervorheben wirds aber doch farblich hinterlegt, deshalb dachte ich, dass man die Farbe vielleicht auch einstellen kann ;)
Wie funktioniert das denn mit den Formatvorlagen?

Zu den Spalten:
Es ist so, dass die SMS häufig relativ kurz sind und untereinander dargestellt werden, was bedeutet, dass rechts oft viel ungenutzter Platz ist. Da dachte ich, dass ich diesen Platz nutzen könnte, indem ich die SMS in Spalten darstelle, weil die ja nebeneinander sind. Oder gibts da andere, bessere Möglichkeiten?
G.O.Tuhls
Foliendompteur


Verfasst am:
17. Apr 2013, 13:31
Rufname: Wem ruft mir?
Wohnort: Berlin

AW: Mehrere Fragen zu langem Dokument - AW: Mehrere Fragen zu langem Dokument

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       Version: Office 2007

Wenn das alles nur kurze Einzeiler sind, mag Deine Methode passen. Davon war aber bisher nicht die Rede.
Mir ist unklar, was Du nun noch schrumpfen möchtest.

Zu den Formatvorlagen zieh Dir bitte etwas Grundlagenliteratur rein.

Gruß
G.O.

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Mezzo
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Verfasst am:
17. Apr 2013, 15:47
Rufname:

AW: Mehrere Fragen zu langem Dokument - AW: Mehrere Fragen zu langem Dokument

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       Version: Office 2007

Naja, was heißt schrumpfen...Ich wollte einfach wissen, ob ich schon alle Möglichkeiten ausgeschöpft habe ;)

Danke für den Link!

Gibt es vielleicht auch eine Lösung hierzu?
Zitat:
Ist es möglich ein Dokument umzusortieren? Aktuell ist es so, dass die neueste SMS oben, die älteste unten ist. Ich möchte das nun aber andersherum haben, heißt: älteste SMS oben, neueste unten und darüber hinaus soll innerhalb der einzelnen SMS aber die richtige Reihenfolge beibehalten werden. Klingt für mich sehr kompliziert, ist das irgendwie machbar?
G.O.Tuhls
Foliendompteur


Verfasst am:
17. Apr 2013, 22:31
Rufname: Wem ruft mir?
Wohnort: Berlin

AW: Mehrere Fragen zu langem Dokument - AW: Mehrere Fragen zu langem Dokument

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       Version: Office 2007

Wenn Du den jeweils ersten Absätzen ein Überschriftenformat zuweist, lässt sich das über die Gliederungsansicht in der gewünschten Form sortieren:
alle Unterebenen ausblenden und dann Sortierbutton A/Z anklicken.

In dem Muster, das Du im MOF gepostet hast, sind mir als Straffungsmöglichkeit noch die leidigen Leerabsätze aufgefallen. Wenn Du die auch noch rausschmeißt, weil sie dank Überschriften wirklich entbehrlich werden, sparst Du noch ein wenig.

Anderer Weg für beide Probleme:
Du organisierst den ganzen Klumpatsch als Tabelle; kompakter und leichter zu sortieren geht's nimmer.

Gruß
G.O.

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Mezzo
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Verfasst am:
18. Apr 2013, 00:39
Rufname:

AW: Mehrere Fragen zu langem Dokument - AW: Mehrere Fragen zu langem Dokument

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       Version: Office 2007

Ich hab die Leerabsätze eben mal teilweise rausgelöscht, ist zwar ne riesen Arbeit, alle einzeln von Hand zu entfernen, aber spart echt nochmal immens viel Platz.

Was genau meinst du mit "den jeweils ersten Absätzen"? Und wenn ichs als Tabelle organisiere, müsste ich dann nicht alles in zwei separate Spalten aufteilen? Oder wie meintest du das?
G.O.Tuhls
Foliendompteur


Verfasst am:
18. Apr 2013, 11:47
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Wohnort: Berlin


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       Version: Office 2007

zum Rauslöschen: Du hast doch gerade einiges zu Suchen&Ersetzen gelernt. Warum also dieser Handbetrieb?

zu Tabellen: Ja sicher.

zu 1. Absätze: Was würdest Du darunter denn anderes verstehen als die von Dir genannten Absätze mit den Kalenderdaten der SMS, nach denen Du das sortiert haben willst?

Tipp: Lies Dich erst mal ein bisschen in Word-Anleitungen, die Online-Hilfe oder so ein und sammle praktische Erfahrungen, bevor Du Dich an ein größeres Projekt wagst.

Und tschüss!
G.O.

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