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Datenbank für mehrere Anwender Tipps für Access Neuling
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minka
Gast


Verfasst am:
03. Feb 2014, 05:07
Rufname:

Datenbank für mehrere Anwender Tipps für Access Neuling - Datenbank für mehrere Anwender Tipps für Access Neuling

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       Version: Office XP (2002)

Liebes Forum,

ich arbeite/programmiere seit ca. 5 Jahren mit Excel und VBA im einfachen Rahmen. Habe mir das meiste selbst beigebracht, vor allem dank dieses Forums! Danke an dieser Stelle ganz allgemein einmal an alle Ratgeber!!!

Eigentlich komme ich von Turbo-Pascal (bzw. Z80 Assembler Cool ) her...
Ich bin Lehrer (kein Informatiker!!) und nutze Excel bislang zur Verwaltung meiner Klassen, Schüler, Noten, usw. Meine Makros und Programme haben aber nun für Interesse bei Kollegen gesorgt und nun will ich für meine Schule etwas programmieren. Wir haben etwa 100 Lehrer, 1000 Schüler und 50 Klassen. Was ich als erstes programmieren wollte ist, dass die von den Lehren erfassten Fehlzeiten der Schüler am Ende eines Schultages in eine Datenbank eingespeist werden und von den Klassenlehrern dann zu unterschiedlichen Stichtagen ausgewertet werden können. (Bislang läuft das über tausende kleine Zettel!! mit mehrstündigen Arbeitsaufwand wöchentlich.) Jeder Lehrer sollte nach Feierabend für die Eingabe nicht länger als 1 Minuten für jede Klasse benötigen, in der er an diesem Tag unterrichtet hat. (Dazu habe ich mir schon konkrete Programmierpläne überlegt - vorgefertigte Namenslisten wo nur per Maus Häkchen gesetzt werden müssen). Die Herausforderung liegt also nicht so sehr in statistischen Finessen, sondern wichtig ist, dass alles schnell und unkompliziert geschehen kann (auch für alte Kollegen, die sehr wenig Ahnung von Comptern haben). Und es werden sehr schnell ziemlich große Datenmengen anfallen. (Es wird die Anwesenheit von jedem Schüler in jerder Stunde erfasst. Macht bis zu 5.000 Datensätze pro Tag) Vermutlich würde ich die Datenbank(en) daher wöchentlich abschließen, archivieren und nur noch für Auswertungszwecke weiternutzen. Ich würde das ganze dann gerne auf einem Server mit ca. 10 angeschlossenen Rechnern laufen lassen.

Ich denke, dass ich die Programmierung (Eingabe, Useforms, Datenaustausch, Ausgabevarianten) in Excel hinbekomme. Bzw. liefen meine ganzen bisherigen Überlegungen dazu in Excel-Bahnen, ohne dass ich abeschreckt worden wäre. Bei meinen Überlegungen bin ich dann aber immer wieder über die "multiple" Eingabe gestolpert und denke, dass das größte Problem vermutlich bei der Eingabe und dem Zugriff auf die Datenbank durch mehrer Benutzer liegt - und Excel vermutlich gar nicht mehr das Richtige ist. Mit mehreren Nutzern und Access habe ich aber bisher überhaupt keine Erfahrung! Daher meine Frage, könntet Ihr mir Ratschläge geben, wie ich das ganze am besten angehe. VBA - zumindest in Sachen Excel ist mir einigermaßen vertraut.

.) Kann ich meine VBA Kenntnisse für Access 1:1 nutzen, was gilt es zu beachten?
.) Ist Access überhaupt der richtige Weg?
.) Konkrete Tipps zu direkten Konzeption/Umsetzung als auch
.) Literaturempfehlungen würden mir sehr helfen.
.) Ich wollte das in den nächsten Wochen/Monaten (ca. 5 Stunden kann ich dafür pro Woche abzweigen) erledigen. Denkt Ihr, ist das machbar, oder sollte ich die Finger davon lassen soll?

Vielen Dank!
Mister K
Gast


Verfasst am:
03. Feb 2014, 09:19
Rufname:


AW: Datenbank für mehrere Anwender Tipps für Access Neuling - AW: Datenbank für mehrere Anwender Tipps für Access Neuling

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       Version: Office XP (2002)

Hallo,

Access ist für meine Begriffe die richtige Lösung, um schnell, mit wenig Aufwand eine Lösung zu finden. Die Standardfunktionalitäten reichen für 90 der Anforederungen aus, es gibt aber immer wieder Punkte, wo man an die Grenzen der Machbarkeit stößt.

Zur Anzahl der Datensätze mach ich mir keine Sorgen. Ich würde als Backend einen SQL-Server (MS oder MySQL) verwenden. So hast du eine top Performance und bist Frontend unabhängig.

Ich starte meine Access-Anwendungen immer über eine .exe / .bat Datei. Sie macht nichts anderes, als zu prüfen ob bereits eine lokale, aktuelle Datei auf dem PC existiert, wenn nicht wird die Neueste vom Server rüberkopiert und gestartet. Habe bisher keinen besseren Weg gefunden, eine neue Softwareversion zu verteilen. Der User merkt davon nichts.

Zu deinen Fragen:

.) Kann ich meine VBA Kenntnisse für Access 1:1 nutzen, was gilt es zu beachten?
Grundsätzlich ja. Es gibt einige Funktionen, die anders heißen oder bei denen die Syntax etwas anders ist.
.) Ist Access überhaupt der richtige Weg?
Dies ist sicherlich eine Glaubensfrage, aber für deine Anforderung reicht Access aus. Es ist einfach anpassbar. Man muss kein Programmierer sein um Anpassungen durchführen zu können.
.) Konkrete Tipps zu direkten Konzeption/Umsetzung als auch
Als Kernelement würde ich zwei Listboxen nebeneinander verwenden. Links die gesamte Menge an Schülern dieses Lehrers und rechts die schüler, für die eine Fehlzeit eingetragen werden soll. Per Doppelklick kann man die Schüler von Liste a nach Liste b schieben. Als Standarddatum würde ich immer heute ausgewählt haben.

Konzentrier dich auf die Optimierung des täglichen Ablaufs, nicht auf Kleinigkeiten wie Adminmenüs.

So könnte der Ablauf aussehen:
Login Lehrer.

Auswahl der Schüler die heute ...

a) eine Stunde gefehlt haben. --> Speichern
b) zwei Stunden gefehlt haben. --> Speichern
...

Vermutlich werdet ihr nur 1-6 Stunden erfassen wollen, dies erleichtert die Eingabe einer Zeit.

Den ersten Entwurf des ERM hier einfach mal posten.

.) Literaturempfehlungen würden mir sehr helfen.
Keine Ahnung herr Lehrer, ich habe mein Informatikstudium mit sehr guten Noten geschafft ohne je ein Buch gelesen zu haben. In der Schule war ich ein echter Versager. Ohne meinen Vater hätte ich nie die Hochschulreife bekommen.

Was du dir aber angucken solltest ist die Normalisierung.

.) Ich wollte das in den nächsten Wochen/Monaten (ca. 5 Stunden kann ich dafür pro Woche abzweigen) erledigen. Denkt Ihr, ist das machbar, oder sollte ich die Finger davon lassen soll? Das kommt auf die Person an.
Ich würde niemandem etwas davon erzählen, um nicht unter Zeit/Erfolgsdruck zu kommen, sondern erstmal den ersten Entwurf abschließen und vorstellen.

Gruß

K
Gast



Verfasst am:
03. Feb 2014, 13:40
Rufname:

AW: Datenbank für mehrere Anwender Tipps für Access Neuling - AW: Datenbank für mehrere Anwender Tipps für Access Neuling

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       Version: Office XP (2002)

Hallo,

Über die Mege an Datensätzen brauchst du dir keine Gedanken machen. Datenbanken sind für Millionen von Datensätzen ausgelegt.

Mehrbenutzerbetrieb: Was in der Antwort von Mister K vielleicht für einen Access-Anfänger nicht so klar rüber kommt: Du solltest unbedingt eine Trennung in ein Backend (nur die Tabellen und Beziehungen, entweder als Access-Daten oder wie vorgeschlagen ein MS SQL-Server) und in Frontends (Abfragen, Formulare, VBA-Code usw.) machen, wobei jeder Benutzer sein eigenes Frontend haben müßte.

Noch ganz wichtig, da du bereits eine Excel-Version deines Vorhabens hast:
Bei Access (und allen anderen releationalen Datenbanken) mußt du dich unbedingt von der Excel-Denkweise lösen, denn Access (u.a. Datenbanken) erfordern einen völlig anderen Aufbau der Tabellen! Exclamation
Du kannst also nicht einfach die Excel-Tabellen 1:1 in Access übernehmen, sondern mußt zuerst mal ein sog. Datenmodell erstellen und daraus dann die benötigten Tabellen anlegen. Dies setzt Grundkenntnisse vorraus, die du dir erstmal aneignen mußt. Stichworte zum googlen sind u.a. Datenmodell, Datenmodellierung, Normalisierung, Beziehungen, Primärschlüssel, Fremdschlüssel.

Arbeite mal dieses anfängergerechte Tutorial durch (dies hilft dir auch bei der Erstellung der benötigten Tabellen):
Datenmodell entwickeln: Welche Tabellen und Beziehungen?
minka
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Verfasst am:
04. Feb 2014, 14:30
Rufname:

AW: Datenbank für mehrere Anwender Tipps für Access Neuling - AW: Datenbank für mehrere Anwender Tipps für Access Neuling

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       Version: Office XP (2002)

Danke für die ersten Tipps!!

Ich werde mich mal durch das Tutorial und
den Aufbau der Datensätze arbeiten.


Sobald ich eine Rohfassung habe bzw.
wenn ich das erste Mal anstehe würde ich
mich wieder melden.
minka
Im Profil kannst Du frei den Rang ändern


Verfasst am:
04. Feb 2014, 16:42
Rufname:


AW: Datenbank für mehrere Anwender Tipps für Access Neuling - AW: Datenbank für mehrere Anwender Tipps für Access Neuling

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       Version: Office XP (2002)

... eine Frage hat sich jetzt aber doch schon ergeben.

Bislang arbeite ich mit Office XP (2002) professional SP3. Ich reize das ziemlich aus, was word und excel angehet, bin aber bislang sehr zufrieden und es gab keinen Grund für ein upgrade. Jetzt sehe ich aber, dass Access 2002 nur mdb Datenbanken verwalten kann und keine accdb. Ohne genau zu wissen worin die Unterschiede bestehen die Frage: Mit welcher Version sollte ich programmieren. Empfiehlt es sich an dieser Stelle neue Software anzuschaffen?
MissPh!
Office-VBA-Programmiererin


Verfasst am:
04. Feb 2014, 17:27
Rufname:
Wohnort: NRW

Re: Datenbank für mehrere Anwender Tipps für Access Neuling - Re: Datenbank für mehrere Anwender Tipps für Access Neuling

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       Version: Office XP (2002)

Hallo,
minka - 03. Feb 2014, 04:07 hat folgendes geschrieben:
.) Kann ich meine VBA Kenntnisse für Access 1:1 nutzen, was gilt es zu beachten?
ganz sicher kannst du deine Excel-Kenntnisse nicht 1:1 auf Access anwenden, aber die Erfahrung mit Excel-VBA dürfte hilfreich sein, sich schneller in Access einzuarbeiten.
Zitat:
.) Ist Access überhaupt der richtige Weg?
Nachdem was du schreibst ist dies sicherlich geeigneter als Excel.
Zitat:
.) Ich wollte das in den nächsten Wochen/Monaten (ca. 5 Stunden kann ich dafür pro Woche abzweigen) erledigen.
Ca. 5 Stunden pro Woche sind nicht viel, auch wenn das Erstellen von Formularen und Berichten mit Access sicherlich leichter von der Hand geht als mit Excel. Wann sollte denn das neue Tool einsatzfähig sein?

Was für Access spricht, wäre wohl eindeutig die Unterstützung der Mehrbenutzerumgebung. Dazu solltest du die Anwendung am besten von vornherein in Backend (nur Tabellen) und Frontend (Formulare, Berichte, Code, etc.) aufteilen. Hierzu gibt es bereits zahlreiche Hilfestellungen bzgl. (Wieder-) Einbinden der externen Tabellen.

Was die Office-Version betrifft, so kann auch Access 2010 noch mit mdb-Dateien leben, es spricht also zunächst einmal nichts dagegen weiterhin mit A2002 zu entwickeln. Allerdings sollte man sich evtl. auch nach den Mitbenutzern und deren Software-Ausstattung richten. Es wäre jedenfalls vorteilhaft, wenn alle mit derselben Version darauf zugreifen würden.

_________________
Gruß MissPh!
minka
Im Profil kannst Du frei den Rang ändern


Verfasst am:
04. Feb 2014, 18:31
Rufname:

AW: Datenbank für mehrere Anwender Tipps für Access Neuling - AW: Datenbank für mehrere Anwender Tipps für Access Neuling

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       Version: Office XP (2002)

Danke für die Antwort

@MissPh: also ich hätte gerne in 4 Wochen eine Demo-Version (also eine rein optische Version) zum Vorstellen gehabt, damit sich die Kollegen vorstellen können, was sie erwartet. Die Anwendung sollte dabei vor allem durch ihre schnelle und einfache Bedienbarkeit bestechen. Leider gibt es einige Skeptiker im Kollegium die lieber mit der Zettelflut weiterarbeiten wollen, als sich der Computergegenwart zu stellen. Bei einer der Lehrerkonferenzen im laufenden Schuljahr (also bis Juni 2014) müsste ich das Projekt vorstellen und um Kollegen werben, die die Datenbank im ersten Semester des nächsten Schuljahres (2014/15) dann in einer Pilotphase Probefüttern und Auswerten würden. Also im Sommer (2014) müsste es daher eine lauffähige Version geben. Während dem nächsten halben Jahr sollten dann die Erfahrungen aus dem laufenden Prozess eingearbeitet werden und das ganze dann in ziemlich genau einem Jahr in Betrieb gehen. (So ist meine momentane Planung) Leider habe ich daneben aber wahnsinnig viel zu tun...

Nochmal zu der Entscheidung für Access:
Das Problem ist wirklich, dass am Ende eines Schultages beim Einsatz der Datebank im Vollbetrieb mit allen Kollegen, dann gleichzeitig 10 Lehrer (bzw. so viele Computer es eben gibt) ihre Daten "einhacken" würden. Jeden Tag müssten etwa 70 Kollegen ihre Eintragungen machen. ca. 40 Kollegen haben nach der letzten Stunde gleichzeitig Feierabend und müssten dann schnell die Eingabesache hinter sich bringen.
Mir wäre es im übrigen am Liebsten, wenn die Kollgenen nur mit einer Maske arbeiten würden, die permanent oder über eine Desktopverknüpfung der PCs aktiviert wird. Also sie sollten nicht vorher Access öffnen müssen bzw. sollten sie über keine andere Oberfläche, als die der Eingabemaske der Datenbank konfrontiert werden!

Ich beschäftige mich gerade mit den Grundlagen: Primär- und Fremdschlüsselfeldern, mit Beziehungen (1:n, n:m), Normalformen. Soviel ich bislang nachvollziehen werde ich in jedem Fall die Aufteilung Front/Back vornehmen. Ohne noch zu wissen was das für programmiertechnische Konsequenzen hat.

Spricht aus meinen weiteren Ausführungen jetzt etwas für oder gegen Access2002?
Jetzt sind ja gerade Ferien, aber meines wissen läuft auf den Schulrechnern Office 2010.
Gebe es Probleme, wenn ich das jetzt zu Hause mit meinem A2002 entwickle es dann aber über die Schulrechner mit A2010 laufen lasse??

Danke fürs Feedback!!
MissPh!
Office-VBA-Programmiererin


Verfasst am:
04. Feb 2014, 23:00
Rufname:
Wohnort: NRW

Re: AW: Datenbank für mehrere Anwender Tipps für Access Neul - Re: AW: Datenbank für mehrere Anwender Tipps für Access Neul

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       Version: Office XP (2002)

Hallo,
minka - 04. Feb 2014, 17:31 hat folgendes geschrieben:
ich hätte gerne in 4 Wochen eine Demo-Version
das halte ich bei einem Einsatz von 5 Wochenstunden für äußerst knapp kalkuliert für jemanden, der das Datenkonzept erst noch erstellen und sich in Access einarbeiten muss - bzw. ganz ehrlich gesagt unter den genannten Voraussetzungen für nicht realisierbar.
Zitat:
Also sie sollten nicht vorher Access öffnen müssen bzw. sollten sie über keine andere Oberfläche, als die der Eingabemaske der Datenbank konfrontiert werden!
Das Programm (=die Access-Datei) muss schon gestartet werden, kann aber so gesteuert werden, dass automatisch ein Erfassungsformular angezeigt wird. Alle weiteren Funktionalitäten sollten über eine benutzerfreundliche, intuitiv bedienbare Oberfläche angesteuert werden können. Datenbankfenster bzw. Navigationsbereich, Tabellenansichten und sonstige Entwickler-Tools werden dabei abgeklemmt.
_________________
Gruß MissPh!
Blockbuster
geht so ^^


Verfasst am:
05. Feb 2014, 09:43
Rufname:


AW: Datenbank für mehrere Anwender Tipps für Access Neuling - AW: Datenbank für mehrere Anwender Tipps für Access Neuling

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       Version: Office XP (2002)

Hallo,

Habt ihr bei euch in der Schule an den Computern auch die Runtime-Version von Access installiert?
Diese bietet den Vorteil, dass dieEntwicklertools nicht zugänglich sind. Voraussetzung dann allerdings ist, dass eine Art Menülauf kreiert wird, damit zwischen verschiedenen Formularen hin und her gesprungen werden kann. Falls du dich (vorerst, kann sich ja auch noch irgendwann ändern) nur auf die Eingabe von Fehlzeiten beschränken willst, kann man dieses Formular (=Eingabemaske) auch als Standard-Startformular einstellen. Vielleicht etwas anschaulicher: Doppelklick auf das Access-Icon (als Runtime-Version) auf dem Desktop und es öffnet sich direkt die Maske zur Eingabe der Fehlzeiten.

Ist es bei deiner Datenbank von Relevanz, welcher Lehrer die Fehlzeiten eines Schülers eingetragen hat? Z.B. wenn rückverfolgbar sein muss, welcher Lehrer einen Eintrag gemacht hat, weil dieser fehlerhaft ist. Falls ja braucht es dafür auch eine Art Loginmaske.

Ich selbst beschäftige mich nun seit Oktober mit Access und allem was dazu gehört. Ich programmiere eine Datenbank zur individuellen Zusammensetzung von Bauteilen zu einem fertigen Produkt und dessen Verkaufspreiskalkulation. Ich bin täglich mehrfach in Foren unterwegs, lese mir die neusten Beiträge durch, versuche selbst antworten zu geben, etc ... ich sage das nur, weil du IMHO mit 5 Stunden pro Woche nicht sehr effektiv arbeiten kannst. Die Arbeit mit Access erfordert viel Zeit. Vor Allem am Anfang, denn man ist ja stets bestrebt gleich zu Beginn alles richtig zu machen, damit man später nicht die eigenen Fehler ausbessern muss Very Happy

Aber vielleicht findet sich ja jemand, der schon Erfahrung in Access hat und sich dieser Aufgabe annehmen würde, falls du diese Aufgabe aus der Hand geben würdest und das Schulbudget das zulässt Wink

_________________
Mit freundlichen Grüssen
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