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Access als CRM nutzen ?
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retniw
Office-Möchtegern


Verfasst am:
03. Apr 2014, 11:50
Rufname:

Access als CRM nutzen ? - Access als CRM nutzen ?

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       Version: Office 2007

Liebe Schlauköppe, Praxiserfahrene, Nerds und Checker ,

mal eine eher theoretische Frage zu Access. Ich habe bis jetzt noch nie mit Access gearbeitet, und überlege ob es sich lohnt, damit anzufangen bzw. es zu lernen.

Die Frage ist, inwieweit man Access als CRM nutzen kann. Ich würde darin Kontaktdaten von Firmen speichern - also nicht nur Adresse und Telefon, sondern auch Zweigstellen, Tochterfirmen, Ansprechpartner, gemeinsame Projekte, Projektrollen, Bewerbungsstatus (wir machen viel Ausschreibungen, da bewerben sich mehrere Firmen bei uns um die Teilnahme an Projekten)...

Was es dann können sollte, wäre folgendes:
  1. Schnell Listen (in Excel!) erstellen können. D.h. „mache ein Liste mit allen Firmen, die sich in Projekt ABC als Müllentsorger beworben haben“.

  2. Eine intelligente Suche ermöglichen, d.h. ich kann fragen:
    „wer hatte 2008 beim Projekt XY die Projektrolle ‚Manager‘ “.
    Oder ich tippe „Schröder“ ein und es kommen die Datensätze aller Firmen, die Schröder heißen oder bei denen es einen Ansprechpartner Schröder gibt oder in der Schröderstraße sind…

  3. Super wäre, wenn man das ganze auch mit Word und Vorlagen verknüpfen kann, so dass man automatisch eine „Standardanschreiben an Firma Heisterkamp“ fertigmachen kann.
    Oder in Word nur „Adresse Firma Knüllerich“ tippt, und dann füllt sie sich automatisch aus (im korrekten Format natürlich…).
Was meint Ihr - Ist Access dafür das richtige Tool? Oder wäre was anderes besser geeignet, Filemaker vielleicht?

Und wie habt Ihr Access gelernt – Learning by Doing, oder eher systematisch? Sollte man sich vorher mit Datenbank-Theorien auseinandergesetzt haben? Kann man einfach drauflos machen, oder schießt man sich damit ins eigene Knie, weil man ohne gute Kenntnisse nur unbrauchbaren Datenmüll produziert? Habt Ihr Erfahrung mit Kursen (teuer!!) oder Büchern, oder E-Learning gemacht?

Ich hab schon ein ganz okayes Computerverständnis, aber zum Programmieren weder Lust noch Talent. Freue mich auf jeden Fall über Eure Meinungen

_________________
In diesem Sinne: Guten Tag.
Gast



Verfasst am:
03. Apr 2014, 12:55
Rufname:

AW: Access als CRM nutzen ? - AW: Access als CRM nutzen ?

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       Version: Office 2007

Hallo,

Zu Punkt 1: ja. Abfrageergebnisse lassen sich leicht nach Excel exportieren.

Punkt 2: es ist zwar sinnvoller, ein Suchformular zu entwerfen, wo es für jedes Feld ein Suchfeld gibt (also Firma, Ansprechpartner, Straße), denn dann kann man auch nach beliebigen Kombinationen suchen (suche mir alle Firmen, die "Schröder" heißen und als Ansprechpartner "Schröder" haben), aber machbar wäre es auch mit nur einem Suchfeld (dies wäre dan aber eher nicht "intelligent", da du hier keine Kombinationen verwenden kannst). Für ein komfortables Suchformular braucst du noch nicht einmal selber in VBA zu programmieren, sondern du kannst auf den Code hier aus dem Forum zurückgreifen:
Suchformular in 10 Minuten erstellt (Tutorial)

Punkt 3: Ja, auch das ist kein Problem. Am besten macht man einen Button auf das Formular, mit dem man von Access aus Word aufruft und die Word-Vorlage mit den Access-Daten füllt. Die Suchkriterien tippt man dann nicht in Word ein, sondern über ein Suchformular in Access, welches dann eine Abfrage mit den Ergebnissen aufruft und diese in die Word-Vorlage einträgt.

Zitat:
Ist Access dafür das richtige Tool?
Ja

Zitat:
Und wie habt Ihr Access gelernt – Learning by Doing, oder eher systematisch?
Man muß sich die Grundlagen relationaler Datenbanken aneignen und wie man ein Datenmodell entwickelt. Dafür gibt es viele Online-Tutorials. "Lerning by Doing" ist eher schlecht, da die Entwicklung eines korrekten Datenmodells, welches konform zu relationalen Datenbanken ist, das A und O bei der Erstellung einer Datenbank ist. Macht man hier Fehler, rächt sich das süäter bei der Auswertung (Abfragen, Formulare, Berichte) fürchterlich.

Zitat:
Sollte man sich vorher mit Datenbank-Theorien auseinandergesetzt haben?
Man sollte wissen, was Beziehungen sind (1:n-Beziehungen, n:m-Beziehungen), was Primär- und Fremdschlüssel sind, welche Bedeutung sie haben, wie sie angewendet werden, zur Tabellenerstellung sind auch die Normalisierungsregeln (zumindest die ersten drei) ganz wichtig.

Zitat:
Kann man einfach drauflos machen, oder schießt man sich damit ins eigene Knie, weil man ohne gute Kenntnisse nur unbrauchbaren Datenmüll produziert?
Mit "drauflos machen" ist nicht, sonst Knieschuß in beide Knie! Denn Access erwartet wie alle anderen Datenbanken auch ein normalisiertes Datenmodell, was konform ist mit relationalen Datenbanken. Dafür ist eine gewisse Einarbeitungszeit und ein Lernen der Grundlagen erforderlich, den Access ist nicht Excel. Ganz wichtig ist auch, daß man sich bei Access vollständig von der Excel-Denkweise lösen muß, denn Access erfodert einen völlig anderen Tabellenaufbau als Excel (ein Problem was die meisten Umsteiger haben, die sich gut mit Excel auskennen!).

Zitat:
Habt Ihr Erfahrung mit Kursen (teuer!!) oder Büchern, oder E-Learning gemacht?
Kurse und auch Bücher vermitteln manchmal eine völlig falsche Vorgehensweise, insb. die für DAUs. Es gab hier im Forum schon etliche Anfragen von Leuten, die solche Kurse besucht hatten und denen dort "Müll" erzählt wurde. Besser du arbeitest die Tutorials hier im Forum durch und stellst dein Datenbankmodell hier zur Diskussion vor.
Für den Anfang sehr empfehlenswert:
Datenmodell entwickeln: Welche Tabellen und Beziehungen?
Mit dem dort empfohlenen Buch des Forenmitglieds astern machst du sicher auch nichts falsch.
retniw
Office-Möchtegern


Verfasst am:
03. Apr 2014, 13:41
Rufname:


AW: Access als CRM nutzen ? - AW: Access als CRM nutzen ?

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       Version: Office 2007

Wow Danke... Das ist doch mal eine sehr kompetente Antwort.
_________________
In diesem Sinne: Guten Tag.
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