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Dokumentspezifische Textbausteine
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halweg
Office Veteran


Verfasst am:
08. Apr 2014, 15:20
Rufname:
Wohnort: Dresden

Dokumentspezifische Textbausteine - Dokumentspezifische Textbausteine

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       Version: Office 2010

Hallo zusammen,

ich habe ein paar Textbausteine (Autotexte), die ich in jedem Dokument verwende aber die immer unterschiedlich sind. Z. B. beinhaltet das Kürzel "tab" eine dokumentspezifische Mustertabelle.
Nun hätte ich gern, dass diese Textbausteine immer unter dem gleichen Kürzel erreichbar sind, auch wenn sie sich von Dokument zu Dokument unterscheiden.

Geht das? Denn schließlich müsste ich ja dazu den Autotext in der .docx-Datei speichern können.
Weiterhin muss ich diese Bausteine innerhalb des Dokumentes auch einfach neu definieren können.

Viele Grüße, Halweg
EPsi1
Im Profil kannst Du frei den Rang ändern


Verfasst am:
08. Apr 2014, 17:03
Rufname:


AW: Dokumentspezifische Textbausteine - AW: Dokumentspezifische Textbausteine

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       Version: Office 2010

Hallo halweg,
Schnellbausteine und damit auch Autotexte kannst du nr in einer Dokumentvorlage (.dotx) speichern. "Einfach" neu definieren ist IMHO nicht, nur einfügen, ändern, neu unter altem Namen speichern.
Es gibt einen Haken, [F3] sollte aber funktionieren.
Gruß, EPsi

_________________
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MarkMH_K
z.Z. gaanz unregelmäßig online


Verfasst am:
09. Apr 2014, 00:47
Rufname: Markus
Wohnort: Köln rrh

Re: Dokumentspezifische Textbausteine - Re: Dokumentspezifische Textbausteine

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       Version: Office 2010

Hi,
halweg - 08. Apr 2014, 15:20 hat folgendes geschrieben:
Geht das? Denn schließlich müsste ich ja dazu den Autotext in der .docx-Datei speichern können. Weiterhin muss ich diese Bausteine innerhalb des Dokumentes auch einfach neu definieren können.
in den alten Word-Versonen (< 2007) hat man das so gemacht: man erstellte eine dot und änderte im Explorer die Endung auf doc. Word hat die dot dann brav als doc behandelt (beim Doppelklick auf den Dateinamen und auch innerhalb Words), der User hat nie 'was gemerkt.
Vielleicht geht das in den Bunte-Bildchen-Versionen auch noch.

HTH.

Markus
halweg
Office Veteran


Verfasst am:
09. Apr 2014, 07:24
Rufname:
Wohnort: Dresden

AW: Dokumentspezifische Textbausteine - AW: Dokumentspezifische Textbausteine

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       Version: Office 2010

Danke für die Antworten.
Ja Dokumenttyp ändern will ich nicht unbedingt, wenn solche Dokumente dann weitergegeben werden, könnte das für Verwirrung sorgen.

Hab jetzt auch noch mal intensiver nachgedacht und folgende Varianten kristallisieren sich heraus:
1. Man könnte für jede Dokumentart eine extra Textbaustein-Kategorie zu bilden. Und dann, wenn es ans Einfügen geht, stellt ein Makro diese ein. Weiß aber nicht, ob das geht und wie man beim Definieren eines Textbausteins eine Kategorie angibt.
2. Im Dokument wird eine Mustertabelle (oder anderer musterhafter Text) per Textmarke, z. B. "muster_tab" gekennzeichnet. Ein Startmakro (wo muss dieses eigentlich liegen?) schaut beim Öffnen eines Dokumentes nach "muster_..." Textmarken und legt die entsprechenden Inhalte auf die entsprechenden Textbausteine, so dass z. B. auf dem Textbaustein "tab" dann immer die für das jeweilige Dokument musterhafte Tabelle liegt.
3. Ich muss mir eine Namenssystematik überlegen, die ich mir merken kann.


Viele Grüße, Halweg
MarkMH_K
z.Z. gaanz unregelmäßig online


Verfasst am:
10. Apr 2014, 00:17
Rufname: Markus
Wohnort: Köln rrh


Re: AW: Dokumentspezifische Textbausteine - Re: AW: Dokumentspezifische Textbausteine

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       Version: Office 2010

Hi,
halweg - 09. Apr 2014, 07:24 hat folgendes geschrieben:
Ja Dokumenttyp ändern will ich nicht unbedingt, wenn solche Dokumente dann weitergegeben werden, könnte das für Verwirrung sorgen.
Dazu kann ich nur sagen: das hat in meiner Erfahrung niemals ein User bemerkt. Es ist vergleichbar mit einem VW Käfer, der einen Porsche-Motor unter der Haube hat.

Beim Definieren eines AutoTexts gibt man die Kategorie an, indem man dem Absatz, in dem der Text steht, eine Formatvorlage (FV), die so heißt wie die Kategorie, zuweist. Konkret:
- neues Dokument, Cursor steht in leerem Absatz
- Doppelklick in das Dropdown mit dem FV-Namen, Eintippen des Kategorienamens, Enter drücken
- Textbausteininhalt schreiben, markieren, Alt+F3 drücken
.... usw.

VBA: die AutoText-Kategorien stecken wegen dieses nur aus der Historie verständlichen Erstellungsprozesses in der Eigenschaft .Style.

Interessant ist auch folgendes Verhalten von Word (allerdings weiß ich's nur von den Nicht-Bunte-Bildchen-Versionen):
- Steht der Cursor in einem Absatz mit einer FV, die so heißt wie wie eine AutoText-Kategorie, zeigt die AutoText-Schaltfläche der gleichnamigen Symbolleiste auch nur die AutoTexte dieser Kategorie an.
Dieses Feature könnte sich für Deinen Einsatzzweck nutzen lassen, wenn Deine User keinen Schimmer von FVs haben. Dann würdest Du alle AutoTexte kategorienweise erstellst und in jedem Dokument beim Erstellen die FV Standard durch die FV, die so heißt wie die Kategorie, ersetzen. Dann würde der User mittels der Symbolleiste nur die richtigen AutoTexte einfügen können.

HTH.

Markus
halweg
Office Veteran


Verfasst am:
10. Apr 2014, 09:07
Rufname:
Wohnort: Dresden

AW: Dokumentspezifische Textbausteine - AW: Dokumentspezifische Textbausteine

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       Version: Office 2010

Danke Markus für deine Erläuterungen.
Zunächst mal - das mit dem Definieren der Autotexte über Alt-F3 kannte ich nicht bzw. hatte ich vergessen.
Ich nutze, wohl aus Gewohnheit, die Definition über Markieren - F3 und da fehlt die Kategorieangabe.

Den Zusammenhang zwischen Autotext und FV konnte ich allerdings nicht nachvollziehen. Weder hat die aktuelle FV Einfluss auf die Kategorie noch bewirkt die FV irgendeine Vorauswahl bei der Autotextverwendung.
(ich habe probeweise zwei einfache Autotexte in der normal.dotm, Katalog "AutoText", Kategorie "test" und "test1" gespeichert und dazu passende Absatz-FV mit diesen beiden Namen erstellt)

Aber das automatische Erkennen der Kategorie aus der FV dürfte bei komplexen Tabellenstrukturen, die in den Autotext müssen, ohnehin nicht hilfreich sein.

Zu der Variante mit dem Startmakro kannst du mir nicht helfen?

Viele Grüße, Halweg
KeGe
blutiger VBA-Abfänger


Verfasst am:
16. Apr 2014, 09:34
Rufname: Kerstin

AW: Dokumentspezifische Textbausteine - AW: Dokumentspezifische Textbausteine

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       Version: Office 2010

Hallo Halweg,

wenn Du ein Startmakro (= eins, dass sofort beim Öffnen des Dokuments gestartet wird) einstellst, kannst Du auf die Lösung mit den Textbausteinen verzichten.

Versuch doch folgendes:
Stell ein Makro unter "This Document" :

Zitat:
Private Sub Workbook_Open()

ActiveDocument.Bookmarks("TM").InsertFile FileName:=PFAD & DATEINAME
'PFAD und DATEINAME entsprechend eintragen

End Sub


Der Name sorgt dafür, dass es sofort beim Öffnen ausgeführt wird.
Du müsstest dann Deine Bausteine als einzelne Dateien hinterlegen. Das kannst Du für jedes Dokument extra (und anders) machen.

Viele Grüße, Kerstin
halweg
Office Veteran


Verfasst am:
16. Apr 2014, 11:19
Rufname:
Wohnort: Dresden

AW: Dokumentspezifische Textbausteine - AW: Dokumentspezifische Textbausteine

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       Version: Office 2010

Danke Kerstin für's Mitdenken.

Die Sache mit der extra Datei ist mir noch etwas umständlich. Und ja, ich will tatsächlich immer mit einem Textbaustein arbeiten, der soll z. B. auf dem Kürzel "tab" liegen und mir immer die für das jeweilige Dokument gültige Mustertabelle liefern. Diese gibt es schon im Dokument, sie könnte z. B. den Textmarkennamen "mustertab" haben.

Wie teilweise schon weiter oben erwähnt, bestehen folgende Anforderungen an das Startmakro:
1. Beim Start eines beliebigen Dokumentes schaut ein Makro nach, ob es eine Textmarke namens "mustertab" gibt und wenn ja, wird der Inhalt dieser Textmarke auf den Textbaustein "tab" gelegt.
2. Alternativ: beim Start eines beliebigen Dokumentes wird eine dokumentspezifische Variable (z. B."tabtyp") abgefragt (leider keine Ahnung, wie man dokumentspezifische Variablen anlegt), wenn es diese Variable gibt und sie z. B. mustertab7 enthält, dann wird der Textbaustein "mustertab7" (der in irgendeiner zentralen Vorlage steht) in den Textbaustein "tab" kopiert.
Diese Variante wäre etwas komplexer hinsichtlich der Textbausteine, aber dafür kommt sie ohne eine Textmarke aus.

3. Leider fehlt mir noch die Kenntnis, wie man ein Makro schreibt, dass bei jedem Dokument gestartet wird. Ich will also nicht die Dokumente mit Makros vollstopfen sondern nur eins schreiben und das dann in der normal.dotm hinterlegen.

Aber ich glaube, dieser Thread sollte in die VBA-Sektion hier im Forum verschoben werden ...

Viele Grüße, Halweg
Gast



Verfasst am:
16. Apr 2014, 12:19
Rufname:

AW: Dokumentspezifische Textbausteine - AW: Dokumentspezifische Textbausteine

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       Version: Office 2010

Hallo,

Zitat:
1. Beim Start eines beliebigen Dokumentes schaut ein Makro nach, ob es eine Textmarke namens "mustertab" gibt und wenn ja, wird der Inhalt dieser Textmarke auf den Textbaustein "tab" gelegt.


Ist das nicht das Gleiche, wie durch das Makro gleich nachsehen zu lassen, ob die Textmarke da ist und wenn, diese dann mit dem Inhalt des Textbausteins füllen zu lassen? (wobei das dann kein Textbaustein in diesem Sinne wäre)

Ein Makro für alle Dokumente hinterlegen geht (in der normal.dotm), ob man dies auch aus allen Dokumenten automatisch starten könnte, weiß ich auch nicht. Ich bezweifle aber auch, ob das sinnvoll wäre, denn Du hast doch bestimmt auch noch andere Dokumente auf Deinem Rechner, die dieses Makro nicht benötigen.
Aber Du könntest es als Button in die Symbolleiste legen und damit aus jedem Dokument - wenn benötigt - per Knopfdruck starten. Vielleicht wäre das eine Lösung.

Gruß, Kerstin
KeGe
blutiger VBA-Abfänger


Verfasst am:
16. Apr 2014, 12:23
Rufname: Kerstin

AW: Dokumentspezifische Textbausteine - AW: Dokumentspezifische Textbausteine

Nach oben
       Version: Office 2010

Huch, sorry, der Gast eben war ich.
Keine Ahnung, warum sich der Rechner ständig automatisch ausloggt. Confused

Gruß, Kerstin
halweg
Office Veteran


Verfasst am:
16. Apr 2014, 12:40
Rufname:
Wohnort: Dresden

Re: AW: Dokumentspezifische Textbausteine - Re: AW: Dokumentspezifische Textbausteine

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       Version: Office 2010

Anonymous - 16. Apr 2014, 12:19 hat folgendes geschrieben:
Ist das nicht das Gleiche, wie durch das Makro gleich nachsehen zu lassen, ob die Textmarke da ist und wenn, diese dann mit dem Inhalt des Textbausteins füllen zu lassen? (wobei das dann kein Textbaustein in diesem Sinne wäre)
Also Ziel ist, dass ich einen Textbaustein (oder auch mehrere) immer mit dem gleichen Namen (z. B. "tab"), aber mit jeweils unterschiedlichen Inhalten pro Dokument zur Verfügung habe. Ich will keine Textmarken befüllen, diese lege ich nur an, um den jeweiligen Inhalt von "tab" zu ermitteln.

Anonymous - 16. Apr 2014, 12:19 hat folgendes geschrieben:
Hallo,
Ein Makro für alle Dokumente hinterlegen geht (in der normal.dotm), ob man dies auch aus allen Dokumenten automatisch starten könnte, weiß ich auch nicht. Ich bezweifle aber auch, ob das sinnvoll wäre, denn Du hast doch bestimmt auch noch andere Dokumente auf Deinem Rechner, die dieses Makro nicht benötigen.
Aber Du könntest es als Button in die Symbolleiste legen und damit aus jedem Dokument - wenn benötigt - per Knopfdruck starten. Vielleicht wäre das eine Lösung.

Es ist doch viel leichter, mit einem Makro alles abzufangen, zumal ich ja vorher nicht weiß, wo ich diese Textbausteine brauche. Aber erst mal müsste ich wissen, wie das mit dem Startmakro geht....Viele Grüße, Halweg
KeGe
blutiger VBA-Abfänger


Verfasst am:
17. Apr 2014, 06:44
Rufname: Kerstin

AW: Dokumentspezifische Textbausteine - AW: Dokumentspezifische Textbausteine

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       Version: Office 2010

Guten Morgen,

Zitat:
Aber erst mal müsste ich wissen, wie das mit dem Startmakro geht.


Dafür fällt mir keine andere Lösung ein, als die oben erwähnte. Da musst Du allerdings das Makro in jedem Dokument hinterlegen, in dem es bereits beim Öffnen ausgeführt werden soll.

Gruß, Kerstin
halweg
Office Veteran


Verfasst am:
17. Apr 2014, 08:52
Rufname:
Wohnort: Dresden

AW: Dokumentspezifische Textbausteine - AW: Dokumentspezifische Textbausteine

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       Version: Office 2010

Hallo Kerstin,

hab inzwischen rausgefunden, dass das über eine AutoOpen() Prozedur geht.
Nur das mit dem Textmarke auf Textbaustein legen gefällt mir noch nicht ganz, da ich wohl über AktiveDocument.Bookmarks("tab").Select gehen muss.

Viele Grüße, Halweg
Miss Marple
Im Profil kannst Du frei den Rang ändern


Verfasst am:
17. Apr 2014, 09:00
Rufname:
Wohnort: 52° 15' 53" N, 10° 31' 26" E

AW: Dokumentspezifische Textbausteine - AW: Dokumentspezifische Textbausteine

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       Version: Office 2010

Moin

Mal ganz kurz drei Dinge zur Klarstellung zum Thema 'AutoText' unter Word 2007++.

Zitat:
… in den alten Word-Versionen (< 2007) hat man das so gemacht: man erstellte eine dot und änderte im Explorer die Endung auf doc. Word hat die dot dann brav als doc behandelt (beim Doppelklick auf den Dateinamen und auch innerhalb Words), der User hat nie 'was gemerkt.
Vielleicht geht das in den Bunte-Bildchen-Versionen auch noch.

NEIN, das geht nicht mehr – eine umbenannte Datei wird nicht mehr geöffnet.

Zitat:
Ja Dokumenttyp ändern will ich nicht unbedingt, wenn solche Dokumente dann weitergegeben werden, könnte das für Verwirrung sorgen.

Den Gedanken (mit dem Umbenennen) kannst du knicken. Wenn AutoTexte weitergegeben werden sollen, kannst du nur eine .dotx Datei weitergeben. In einer .docx können keine AutoTexte mehr gespeichert werden.

Zitat:
Beim Definieren eines AutoTexts gibt man die Kategorie an, indem man dem Absatz, in dem der Text steht, eine Formatvorlage (FV), die so heißt wie die Kategorie, zuweist. Konkret:
- neues Dokument, Cursor steht in leerem Absatz
- Doppelklick in das Dropdown mit dem FV-Namen, Eintippen des Kategorienamens, Enter drücken
- Textbausteininhalt schreiben, markieren, Alt+F3 drücken
.... usw.

Unter Word 2007++ gibt man die Kategorie beim Speichern eines AutoTextes «Alt+F3» 'einfach so' im "Neuen Baustein erstellen" Dialog unter "Kategorie" an. Man kann in diesem Dialog auch neue Kategorien erstellen. Den 'Umweg' über Formatvorlagen benötigt man nicht mehr.

In diesem Sinne
MM
MarkMH_K
z.Z. gaanz unregelmäßig online


Verfasst am:
17. Apr 2014, 23:33
Rufname: Markus
Wohnort: Köln rrh


AW: Dokumentspezifische Textbausteine - AW: Dokumentspezifische Textbausteine

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       Version: Office 2010

Hi,

danke MM. Eine Frage noch: Wenn man in 2010 dias alte Dateiformat benutzt, geht's dann auch nicht mehr oder vielleicht doch?
Das würde ich gerne wissen a) aus reiner Neugier und b) als Workaround für Halweg, falls wir keinen Weg finden, sein Problem sauber zu lösen.

Zur Zeit schwebt mir anstatt AutoTexten sowas wie ein Makro vor, das die gewünschten Mustertabellen aus einer zentralen Datei einfügt: in der zentralen Datei erkennt es sie an der Textmarke, in die abhängige Datei fügt es sie über IncludeText-Felder ein, wenn die Verknüpfung dynamisch sein soll, sonst direkt. Aber da muß Halweg noch ein wenig mehr erläutern.

Gruß

Markus
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