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Doppelte Emails in geteiltem Ordner vermeiden

BeitragVerfasst: 05. Jul 2018, 06:52
von Senate
Hallo
Bei uns im Büro gibt es in nächster Zukunft ein paar Umstellungen, unter anderem wird ein neuer Posten geschaffen. Nun zum Anliegen:
Momentan gibt es zwei Leute die Emails erhalten, von wem ist irrelevant. Diese werden in Ordnern in der Inbox abgelegt welche durchnummeriert sind von 1 bis 31 also einen für jeden Tag im Monat. Die Email kommt in den Ordner des Tages an dem sie gültig ist.
Bis jetzt machen beide Mitarbeiter dies für sich.
Die Idee mit dem neuen Posten ist nun dass der die Arbeit der beiden koordiniert. Er wird auch die 31 Ordner in der Inbox haben. Um das ganze aber ein bisschen zu vereinfachen, vor allem das ausmisten der Ordner, will ich die 31 Ordner des neuen Postens mit den andern beiden Teilen.
Das Problem dabei ist aber dass verschiedene Emails nur zu einem Mitarbeiter kommen, andere zu 2, wiederum andere zu allen 3.
Ich will aber nachher nicht 2 oder 3 mal die gleiche Email in den Ordnern haben.
Gibt es eine Möglichkeit über VBA zu kontrollieren ob eine Email bereits in einem Ordner ist sobald man sie versucht dahin zu ziehen und sie im Falle dass einfach sofort in den Papierkorb bewegt? Outlook-intern scheint es jedenfalls nichts dergleichen zu geben.
Da es sich um Firmenrechner handelt ist es auch nicht möglich ein Drittanbietertool zu installieren.
Ich hoffe ihr habt eine Lösung für mein Problem.

Re: Doppelte Emails in geteiltem Ordner vermeiden

BeitragVerfasst: 05. Jul 2018, 07:46
von mmarkus
Senate hat geschrieben: Gibt es eine Möglichkeit über VBA zu kontrollieren ob eine Email bereits in einem Ordner ist sobald man sie versucht dahin zu ziehen und sie im Falle dass einfach sofort in den Papierkorb bewegt?


Nein, dafür gibt es keine Funktion.
So was kann man nur programmieren.
Dazu muss man zuerst mal festlegen, welche Eigenschaften von Mails übereinstimmen müssen und dann muss man das neue Mail mit den vorhandenen Mails anhand der festgelegten Eigenschaften vergleichen.
Wenn dieser Vergleich nicht gut durchdacht ist, hat man dann entweder doppelte Mails, oder man löscht Mails die doch nicht doppelt sind.

Für einen Programmierer sollte das lösbar sein.

LG Markus

Re: Doppelte Emails in geteiltem Ordner vermeiden

BeitragVerfasst: 05. Jul 2018, 08:17
von Senate
Für einen Programmierer sollte das lösbar sein.

Leider gehöre ich nicht zu der Berufsgruppe, ich kenne mich zwar ein bisschen mit VBA aus aber nicht genug um sowas aus dem Stegreif programmieren zu können

Re: Doppelte Emails in geteiltem Ordner vermeiden

BeitragVerfasst: 10. Jul 2018, 11:01
von derunsichtbaredritte
Sorry, das ist Outlookvergewaltigung. Schonmal bemerkt, dass jede Email ein Eingangsdatum hat? Warum erstellt man dann Ordner 1 - 31 (und was macht ihr in dem Monaten mit weniger Tagen :-))
Welche Ausbildung benötigt eine Mail-Drag&Dropper und wieviel verdient man damit?

Re: Doppelte Emails in geteiltem Ordner vermeiden

BeitragVerfasst: 26. Jul 2018, 01:03
von Senate
Es geht dabei nicht um das Eingangsdatumder Mails sondern wann der Inhalt seine Gültigkeit hat, das PDF zum Beispiel was darin steckt.
Früher haben wir alles ausgedruckt und in Mappen gelegt, das war aber reine Papierverschwendung.
Das ganze soll nur dafür sorgen dass man bei der Arbeit nur die Mails gucken muss die an dem bestimmten Tag wichtig sind.
Und was soll wohl sein wenn ein Monat weniger Tage hat, dann bleibt Ordner 31 eben leer...
Aber danke für die produktive Hilfe derunsichtbaredritte

Re: Doppelte Emails in geteiltem Ordner vermeiden

BeitragVerfasst: 26. Jul 2018, 05:46
von Michael Bauer
Lass doch alle Emails in einem Ordner und weise aussagekräftige Kategorien zu. Die Ordneransicht kannst Du nach Kategorien gruppieren und siehst so die, die noch keine zugewiesen haben.