Mehrer PST Dateien oder besser nur eine

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Mehrer PST Dateien oder besser nur eine

Beitragvon tutti2000 » 02. Aug 2021, 13:20

Hallo Gemeinde,

wir nutzen auf der Arbeit Microsoft Office 2019 und Exchange Emailkonten. Unsere IT hat die Emailkonten auf 2GB begrenzt was den Speicher angeht. Zur Zeit lege ich mir für jedes Jahr eine neue PST Datei an, in der ich meine Projekte für das Jahr speichere. Nun habe ich Projekte die laufen über fünf sechs Jahre hinweg und ich habe das Gefühl das es kontraproduktiv ist wenn ich was suche das dies über mehrere PST Dateien geschieht. Mache ich hier etwas falsch? Wäre es sinnvoller alles in einer PST Datei zu speichern? Meine jährlich angelegten PST Dateien haben ca. 1,5 bis 2GB an Datenvolumen. Was sind da eure Erfahrungen in Bezug auf Performance von Outlook sowie das Suchen in Outlook selber.
Exchange Postfachgröße erhöhen ist keine Möglichkeit. Genau so wenig wie die Nutzung von Cloud Services.

Gruß

Stefan
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Re: Mehrer PST Dateien oder besser nur eine

Beitragvon Gast » 03. Aug 2021, 10:21

Also grundsätzlich musst du dir natürlich selbst im Klaren werden, was in deiner Situation sinnvoll ist.

Ich persönlich habe für jedes Projekt einen eigenen Ordner.
Da fliegen dann auch regelmäßig Mails raus, wenn sie nicht mehr gebraucht werden.
Der Projektordner wandert ins Archiv, sobald das Projekt sicher abgeschlossen ist.
Eine Datei ist meines Wissens mit 50GB begrenzt - aber einfach in die Doku schauen.
Ich persönlich bevorzuge eine Archiv Datei, sehe aber auch bei mehreren Dateien kein Problem.

Für die Gesamtperformance - die natürlich von deinem Rechner abhängig ist - sind mehrere Archiv-Dateien, die nicht (automatisch mit Outlook) geöffnet werden vermutlich besser.
Gast
 

Re: Mehrer PST Dateien oder besser nur eine

Beitragvon tutti2000 » 11. Aug 2021, 12:38

Hallo,

danke für das Feedback. Also nur zum Verständnis, auch ich habe für jedes Projekt einen Ordner. Normalerweise für das aktuelle Jahr im Exchange Ordner. Da dieser aber bei uns begrenzt ist auf 2GB, wandern nach ca. vier Monaten die Daten in ein Archiv in die einzelnen Ordner der Projekte. Beispiel

Echange Ordner
AAA
BBB

Archiv 2021 (eigne PST Datei)
AAA
BBB

Archiv 2020 (eigene PST Datei)
AAA
BBB

usw.
Die Projekte laufen teilweise sechs Jahre, heißt ich habe in 6 unterschiedlichen PST Dateien den Ordner AAA z.B., aber in jeder PST sind nur die Daten der entsprechenden Jahre drin. Für mich macht das mehr Sinn für jedes Jahr eine PST Datei anzulegen als für jedes Projekt, da es gerne mal vorkommen kann das ich 20 Projekte im jahr habe. Ich muss die Emails so lange aufbewahren (Firmenvorgabe). Die 50GB begrenzung habe ich auch gelesen. Was mir wichtig ist bzw. was ich nicht weiß, ist es für Outlook von der Perfromance her besser über mehrer PST Dateien zu suchen oder über eine, die halt dementsprechend groß ist? Meine Archive werden grundsätzlich beim Start von Outlook alle geladen, weil wenn ich was suche in einem Projekt muß ich über alle Jahresordner hinweg suchen können und will nicht in dem Fall erst die entsprechenden PST Dateien laden. Rechner hat ausreichend Performance, Problem wird die Netzwerkanbindung sein zu meinen PST Dateien, deswegen habe ich die alten Archive auch lokal ausgelagert und lade diese beim Start. Lediglich das aktuelle Jahr liegt auf dem Server zwecks automatischer Backups der IT.

Hoffe mein Problem bzw. meine Frage ist verständlich

Gruß

Stefan
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